บทที่1ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับงานสารบรรณ

ประวัติระเบียบงานสารบรรณ

       พ.ศ. 2496 จัดร่างระเบียบงานสารบรรณเป็นครั้งแรก โดยมีพลเรือเอกหลวงชลธาร พฤติไกร เป็นประธานคณะกรรมการ แบ่งเป็น 3 ตอน

         ตอนแรก ว่าด้วยการรับเสนอส่งและระบบการเก็บค้น ประกาศใช้เมื่อ 1 มกราคม 2497

         ตอนสอง ว่าด้วยแบบหนังสือในราชการ และมาตรฐานกระดาษ แบบพิมพ์ ประกาศใช้เมื่อ 1 มกราคม 2497

         ตอนสาม  ว่าด้วยหลักงานสารบรรณทั่วไป ระบบการเก็บต้นแบบดัชนีการออกแบบบัตร ให้เหมาะสมกับงาน เพื่อหาตัวเลขสถิติและการเขียนกราฟ ซึ่งคณะรัฐมนตรีเห็นชอบ เมื่อ 3 มกราคม 2498

         พ.ศ. 2502 ไดมีการปรับปรุงระเบียบงานสารบรรณ พ.ศ. 2497 และ พ.ศ. 2498 โดยคณะรัฐมนตรีมีมติเห็นชอบเมื่อ 24 ธันวาคม 2506 และมีผลบังคับใช้ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2507

       
  ความสำคัญของงานสารบรรณ
       งานสารบรรณเป็นงานที่มีอยู่ในส่วนราชการทุกแห่ง เนื่องจากการปฏิบัติงานต่างๆหน่วยงานราชการ ต้องดำเนินงานด้วยระบบเอกสารทั้งหมด ซึ่งงานสารบรรณเป็นงานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร จึงเป็นงานที่มีความสำคัญในการปฏิบัติงานของหน่วยงาน การนำเนินงานเกี่ยวกับงานสารบรรณนั้นจะเริ่มตั้งแต่การคิด การอ่าน การร่าง การเขียน การแต่ง การพิมพ์การจด การจำ การทำสำเนา การส่งหรืการสื่อข้อความ การรับการบันทึก การจดรายงานการประชุม การสรุป การย่อเรื่อง การนำเสนอ สั่งการ ตอบ การทำรหัส การจัดเก็บ การค้นหา การขอยืม การติดตาม และการทำลาย ซึ่งทั้งหมดเป็นกระบวนการของงานสารบรรณที่ต้องการปฏิบัติอย่างเป็นระบบ โดยคำนึงถึงความสะดวกรวดเร็ว และปฏิบัติอย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ ทั้งนี้เพื่อประหยัดเวลาแรงงาน และค่าใช้จ่าย

      ดังที่กล่าวแล้วว่า งานสารบรรณเป็นงานที่เกี่ยวข้องกับการบริหารงานเอกสารของทางราชการเป็นศูนย์รวมข้อมูลข่าวสารต่างๆ ของหน่วยงาน อย่างไรก็ตาม สามารถสรุปความสำคัญ ได้ดังนี้

      1. เป็นหลักฐานอ้างอิงในการปฏิบัติงาน

      2. เป็นศูนย์รวมข้อมูลข่าวสารต่างๆ ของหน่วยงาน

      3. เป็นเครื่องมือในการติดต่อสื่อสาร ทำความเข้าใจระหว่างหน่วยงานกับหน่วยงาน หน่วยงานกับบุคคล และบุคคลกับบุคคล

      4. เป็นเครื่องมือเตือนความจำของหน่วยงาน

      5. เป็นเครื่องมือในการบริหารงานหน่วยงานของหน่วยงานราชการให้มีประสิทธิภาพ

 ความหมายและคำที่เกี่ยวข้องกับงานสารบรรณ
      ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ข้อ 6 และระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 2) พ.ศ.2548 ได้ให้ความหมายและคำที่เกียวข้องกับงานสารบรรณไว้ดังนี้

    งานสารบรรณ หมายถึง  งานที่เกี่ยวข้องกับการบริหารงานเอกสารเริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลาย” ซึ่งเป็นการกำหนดขั้นตอน และขอบข่ายของงานสารบรรณ ว่าเกี่ยวข้องกับเรื่องอะไรบ้าง แต่ในทางปฏิบัติการบริหารงานเอกสารทั้งปวง จะเริ่มตั้งแต่การคิด อ่าน ร่าง เขียน แต่ง พิมพ์ จด จำ ทำสำเนา ส่งหรือสื่อข้อความ รับ บันทึก จดรายงานการประชุม สรุป ย่อเรื่อง เสนอ สั่งการ ตอบ ทำรหัส เก็บเข้าที่ ค้นหา ติดตามและทำลาย ทั้งนี้ ต้องทำเป็นระบบที่ให้ความสะดวก รวดเร็ว ถูกต้อง และมีประสิทธิภาพเพื่อประหยัดเวลา แรงงาน และค่าใช้จ่าย

     หนังสือ หมายถึง หนังสือราชการ

     อิเล็กทรอนิกส์  หมายถึง การประยุกต์ใช้วิธีการทางอิเล็กตรอน ไฟฟ้า คลื่นแม่เหล็กไฟฟ้า หรือวิธีอื่นใดในลักษณะคล้ายกัน และให้ความหมายรวมถึงการประยุกต์ใช้วิธีการทางแสง วิธีการทางแม่เหล็ก หรืออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องกับการประยุกต์ใช้วิธีต่างๆ

      ระบบสารสนเทศอิเล็กทรอนิกส์ หมายถึง การรับส่งข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือผ่านระบบสื่อสารด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ นอกจากนี้ระเบียบฯ งานสารบรรณฯ ยังได้ให้ความหมายของหนังสือราชการที่กว้างขวางครอบคลุมถึงระบบอิเล็กทรอนิกส์

     ส่วนราชการ หมายถึง กระทรวง ทบวง กรม สำนักงาน หรืหน่วยงานอื่นใดของรัฐ ทั้งในราชการบริหารส่วนกลาง ราชการบริหารส่วนภูมิภาค ราชการบริหารส่วนท้องถิ่น หรือในต่างประเทศ และให้ความรวมถึงคณะกรรมการด้วย

     คณะกรรมการ หมายถึง การชุมนุมเพื่อปรึกษาหารือ(deliberative assembly) ของบุคคลกลุ่มเล็ก ๆ กลุ่มหนึ่ง ซึ่งโดยปกติจะอยู่ภายใต้บังคับบัญชาของการชุมนุมหรือองค์กรอื่นที่ใหญ่กว่า คณะกรรมการระดับสูงสุดอาจเรียกว่า คณะกรรมาธิการคณะกรรมการมีหน้าที่หลายอย่างแตกต่างกันไปตามวัตถุประสงค์ของการก่อตั้ง

     กรม หมายถึง ส่วนราชการที่ขึ้นตรงต่อกระทรวง ทบวง และนิติบุคคล

     นิติบุคคล หมายถึง บุคคลที่กฎหมายสมมติให้มีสภาพบุคคลเช่นเดียวกับบุคคลธรรมดา ดังนั้น นิติบุคคลจึงมีความสามารถเช่นเดียวกับบุคคลธรรมดา

   ส่วนประกอบของระเบียบว่าด้วยงานสารบรรณ
      ระเบียบงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และฉบับแก้ไขเพิ่มเติม(ฉบับที่ 2) พ.ศ.2548 เป็นระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี โดยคณะรัฐมนตรีเป็นผู้วางระเบียบนี้ขึ้นไว้ และใช้บังคับแก่ส่วนราชการทั่วไป โดยมีปลัดสำนักนายกรัฐมนตรีเป็นผู้รักษาการตามระเบียบนี้ ซึ่งรายละเอียดเนื้อหาภายในระเบียบว่าด้วยงานสารบรรณนี้ สามารถแบ่งส่วนประกอบได้ดังต่อไปนี้

 เนื้อหาของระเบียบ ได้แก่ หมวดที่ 1 ชนิดของหนังสือ ,หมวดที่ 2 การรับและส่งหนังสือ,หมวดที่ 3 การเก็บรักษา การยืม และการทำลายหนังสือ ,หมวดที่ 4 มาตรฐานตรา แบบพิมพ์และซอง   ภาคผนวก ได้แก่ ภาคผนวก 1 การกำหนดเลขที่หนังสือออก,ภาคผนวก 2 คำขึ้นต้น สรรนามและคำลงท้าย,ภาคผนวก 3 การลงชื่อและตำแหน่ง,ภาคผนวก 4-5แบบหนังสือราชการภาษาอังกฤษ   ส่วนประกอบของระเบียบ ได้แก่ การวินิจฉัยปัญหาในการปฏิบัติตามระเบียบว่าด้วยงานสารบรรณ,ข้อเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมบางประการที่รวบรวมได้จากระเบียบ,คำอธิบายประกอบระเบียบว่าด้วยงานสารบรรณ,วิธีปฏิบัติเกี่ยวกับการจ่าหน้าซอง

  ลักษณะของงานสารบรรณที่ดี

   1. ปฏิบัติได้ด้วยความเรียบร้อย เป็นไปอย่างรวดเร็วและประหยัดเวลา 

   2. หาวิธีลัดในการร่าง โต้ตอบ รับ-ส่ง เก็บ ค้น และทำลาย เพื่อประหยัดเวลา และทรัพยากร ทั้งนี้ หนังสือทุกฉบับต้องได้ใจความสมบูรณ์ ประณีต สะอาด ชัดเจน มีความเรียบร้อย และได้มาตรฐานเดียวกัน 
  3. ร่างโต้ตอบได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้องตามแบบที่กำหนดไว้โดยไม่ต้องแก้ไขเพิ่มเติม 
  4. เมื่อได้รับหนังสือแล้ว ลงบัญชีรับถูกต้องตามแบบที่กำหนดแล้วรีบรวบรวมเสนอ ผู้มีอำนาจพิจารณาออกความเห็นหรือสั่งการได้โดยเร็วที่สุด

ประโยชน์ของงานสารบรรณ

  1. ทำให้เกิดการปฏิบัติงานเป็นระบบ มีความเป็นระเบียบ สะดวกต่อการอ้างอิงและค้นหา

  2. ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมีความรวดเร็วความต่อเนื่องในการทำงาน

คุณสมบัติของผู้ทำหน้าที่งานสารบรรณ

   เนื่องจากงานสารบรรณเป็นงานที่มีอยู่ทุกหน่วยงาน เพราะการดำเนินงานไม่ว่าจะเป็นงานเล็กน้อยหรืองานใหญ่ ต้องดำเนินงานด้วยระบบเอกสารทั้งสิ้น ดังนั้น จึงต้องมีผู้ควบคุมรับผิดชอบงานสารบรรณ 

   ดังนั้น เพื่อให้การปฏิบัติงานด้านสารบรรณประสบความสำเร็จ ผู้ที่ทำหน้าที่เกี่ยวกับงานสารบรรณจึงควรมีคุณสมบัติดังนี้

   1. มีความรู้ความเข้าใจในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และฉบับแก้ไขเพิ่มเติม(ฉบับที่ 2) พ.ศ.2548 เป็นอย่างดี

   2. มีความรู้ด้านธุรการและปฏิบัติงานได้ดี

   3. มีความรู้ในระบบงานที่ตนเองปฏิบัติ และระบบงานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องเป็นอย่างดี

   4. มีความรู้ด้านภาษาเป็นอย่างดี

   5. สามารถพิมพ์งานทั้งจากเครื่องพิมพ์ดีดและเครื่องคอมพิวเตอร์ได้

   6. มีความรับผิดชอบต่องานในหน้าที่ขยันหมั่นเพียร

 ปัญหาในการปฏิบัติงานสารบรรณ
    โดยทั่วไปการปฏิบัติงานสารบรรณของหน่วยงานแต่ละแห่งย่อมเกิดปัญหาในการปฏิบัติงานที่แตกต่างกันไป คือ

   1. ปฏิบัติไม่ชอบด้วยระเบียบบริหารราชการ

   2. ขาดคู่มือการปฏิบัติงานสารบรรณ

   3. ใช้รูปแบบหนังสือต่างๆ ไม่ถูกต้องตามระเบียบ

   4. ใช้สำเนาหนังสือราชการไม่เหมาะสม

   5. ผู้ปฏิบัติไม่ให้ความสำคัญในเรื่องการปฏิบัติงานสารบรรณ

 แนวทางการพัฒนางานสารบรรณ
   งานสารบรรณเป็นงานที่ต้องปฏิบัติเป็นประจำทุกวัน จึงต้องการผู้ที่มีความสามารถและความเข้าใจในกระบวนการและแนวทางในการปฏิบัติที่ถูกต้อง เพื่อให้ผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานสารบรรณสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ซึ่งแนวทางในการพัฒนางาานสารบรรณมีดังนี้

   1. จัดทำคู่มือแนวทางการปฏิบัติงานสารบรรณให้เป็นไปในแนวทางเดียว

   2. นำระบบคอมพิวเตอร์และโปรแกรมสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในการปฏิบัติงานสารบรรณ

   3. ควรจัดให้มีการฝึกอบรม หรือการศึกษาดูงานให้แก่เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานสารบรรณ

   4. จัดสถานที่หรือสำนักงานให้เหมาะสม

   5. ส่งเสริมให้เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องได้ศึกษาหาความรู้ในระดับที่สูงขึ้น