หนังสือราชการที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ
หนังสือที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติเป็นหนังสือที่จะต้องจัดส่งหรือดำเนินการทางสารบรรณด้วยความเร็วเป็นพิเศษ
แบ่งได้ 3 ประเภทคือ
1 ด่วนที่สุดให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติทันทีเมื่อได้รับหนังสือนั้น
2. ด่วนมากให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยเร็ว
3. ด่วนให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเร็วกว่าปกติเท่าที่จะทำได้
1 ด่วนที่สุดให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติทันทีเมื่อได้รับหนังสือนั้น
2. ด่วนมากให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยเร็ว
3. ด่วนให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเร็วกว่าปกติเท่าที่จะทำได้
32 1 แบบที่ 2 และแบบที่ 3 และแบบที่ 15 ท้ายระเบียบโดยให้
2 และข้อ 3 แล้วแต่กรณี
ให้ระบุคำว่าด่วนภายในแล้วลงวันที่เดือนปี
ให้ระบุคำว่าด่วนภายในแล้วลงวันเดือนปี
หรือสั่งการด้วยหนังสือไม่ทัน โทรเลขโทรสารโทรศัพท์วิทยุสื่อสารวิทยุกระจายเสียงวิทยุโทรทัศน์เป็นต้น เป็นหลักฐานและหน้าซองหนังสือด้วย
หรือสั่งการด้วยหนังสือไม่ทัน โทรเลขโทรสารโทรศัพท์วิทยุสื่อสารวิทยุกระจายเสียงวิทยุโทรทัศน์เป็นต้น เป็นหลักฐานและหน้าซองหนังสือด้วย
แบบที่ และหนังสือประทับตราด้วยตัวอักษรสีแดงขนาดไม่เล็กกว่าตัวพิมพ์โป้ง
32 พอยต์
แบบที่ และหนังสือประทับตราด้วยตัวอักษรสีแดงขนาดไม่เล็กกว่าตัวพิมพ์โป้ง 32
พอยต์
การทำสำเนาหนังสือราชการ
1 วิธีคัดหรือลอกออกจากต้นฉบับคำต่อคำให้ถูกต้องกับต้นฉบับเดิม
2. วิธีถอดหรือจัดทำพร้อมต้นฉบับ
3. วิธีถ่ายจากต้นฉบับ
4. วิธีอัดสำเนาด้วยเครื่องอัดสำเนา
วิธีปฏิบัติในการทำสำเนาหรือหนังสือราชการ
การทำสำเนาหรือหนังสือราชการแบบออกเป็น 2
ประเภทดังนี้
1.
สำเนาคู่ฉบับ เป็นสำเนาที่จัดทำพร้อมกับต้นฉบับ
และเหมือนต้นฉบับทุกประการ
โดยปกติใช้กระดาษคาร์บอนสอดระหว่างต้นฉบับกับกระดาษฉบับสำเนา
เมื่อพิมพ์หรือเขียนต้นฉบับก็ติดลงบนกระดาษฉบับสำเนาไปด้วย
2. สำเนาต้นฉบับ
เป็นสำเนาที่ส่วนราชการ หรือเจ้าหน้าที่จัดทำขึ้น สำเนานี้อาจทำขึ้นด้วย การถ่าย
คัด อัดสำเนา หรือด้วยวิธีอื่นๆใด ซึ่งสำเนาจะต้องมีการรับรองสำเนาคำรับรองว่า
"สำเนาถูกกต้อง"
หนังสือเวียน
หนังสือที่มีถึงผู้รับจํานวนมาก
มีใจความอย่างเดียวกันในเพิ่มรหัสพยัญชนะ “ว” หน้าเลข ทะเบียนหนังสือส่ง
ซึ่งจะกําหนดเป็นเลขที่หนังสือเวียนโดยเฉพาะเริ่มตั้งแต่1 เรียงเป็นลําดับไปจนสิ้นปีปฏิทิน
หรือ จะใช้เลขที่ของหนังสือทั่วไปตามแบบหนังสือภายนอกก็ได้
หนังสือราชการลับ
สำหรับหนังสือราชการลับ
ในระเบียบงานสารบรรณไม่ได้กล่าวถึงแนวทางปฏิบัติในเรื่องนี้
เพราะระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ พ.ศ.2517 กำหนดให้ส่วน ราชการถือปฏิบัติอยู่แล้ว
โดยเฉพาะที่เกี่ยวกับหนังสือราชการลับ ได้กำหนดชั้นความลับของหนังสือออกเป็น 3
ชั้น คือ ลับที่สุด ลับมาก และลับ
1. ลับที่สุด ได้แก่
ความลับที่มีความสำคัญที่สุดเกี่ยวกับข่าวสาร
วัตถุหรือบุคคลซึ่งหากความลับดังกล่าวทั้งหมดหรือบางส่วนรั่วไหลไปถึงบุคคลผู้ไม่มีหน้าที่ได้ทราบ
จะ ทำให้เกิดความเสียหายหรือเป็นภยันตรายต่อความมั่นคง ความปลอดภัย
หรือความสงบเรียบร้อยของประเทศชาติหรือพันธมิตรอย่างร้ายแรงที่สุด
2. ลับมาก ได้แก่
ความลับที่มีความสำคัญมากเกี่ยวกับข่าวสาร วัตถุหรือบุคคล
ซึ่งถ้าหากความลับดังกล่าวทั้งหมดหรือบางส่วนรั่วไหลไปถึงบุคคลที่ไม่มีหน้าที่ได้ทราบ
จะทำให้เกิดความเสียหายหรือเป็นภยันตรายต่อความมั่นคง
ความปลอดภัยของประเทศชาติหรือพันธมิตรหรือความเรียบร้อยภายในราชอาณาจักรอย่างร้ายแรง
3. ลับ ได้แก่ ความลับที่มีความสำคัญเกี่ยวกับข่าวสาร วัตถุหรือบุคคล ซึ่ง ถ้าหากความลับดังกล่าวทั้งหมดหรือเพียงบางส่วนรั่วไหลไปถึงบุคคลผู้ไม่มีหน้าที่ได้ทราบจะทำให้เกิดความเสียหายต่อทางราชการ หรือเกียรติภูมิของประเทศชาติหรือพันธมิตรได้
3. ลับ ได้แก่ ความลับที่มีความสำคัญเกี่ยวกับข่าวสาร วัตถุหรือบุคคล ซึ่ง ถ้าหากความลับดังกล่าวทั้งหมดหรือเพียงบางส่วนรั่วไหลไปถึงบุคคลผู้ไม่มีหน้าที่ได้ทราบจะทำให้เกิดความเสียหายต่อทางราชการ หรือเกียรติภูมิของประเทศชาติหรือพันธมิตรได้
การปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือราชการลับ
1.การลงทะเบียนเอกสารลับ ส่วนราชการต้องลงหลักฐานในทะเบียนเอกสารลับเพื่อควบคุมการรับ การดำเนินการ การส่ง การเก็บรักษา และการแจกจ่ายเอกสารลับให้เป็นไปโดยถูกต้อง และให้หัวหน้าส่วนราชการดังกล่าวแต่งตั้งบุคคลที่ได้รับความไว้วางใจและได้ผ่านการตรวจสอบประวัติ และพฤติการณ์ตามชั้นความลับที่จำเป็นต้องปฏิบัติ เป็นเจ้าหน้าที่ควบคุม รับผิดชอบ เรียกว่า “นายทะเบียนเอกสารลับ” และ “ผู้ช่วยนายทะเบียนเอกสารลับ” ของส่วน ราชการนั้น ๆ
2.การแสดงชั้นความลับของเอกสารที่เป็นความลับ โดยปกติให้ประทับหรือเขียนตัวอักษรตามชั้นความลับที่กึ่งกลางหน้ากระดาษทั้งด้านบนและด้านล่างของทุกหน้าเอกสารที่มีชั้นความลับนั้น ตัวอักษรต้องให้มีขนาดโตกว่าตัวอักษรธรรมดา และใช้สีแดงหรือสีอื่นที่เห็น เด่นชัด
3.การบรรจุซอง
ก. เอกสารชั้นลับที่สุดและลับมาก
จะต้องบรรจุซองหรือห่อทึบแสงสองชั้นอย่างมั่นคง
เอกสารดังกล่าวต้องบรรจุอยู่ในซองหรือห่อชั้นใน
พร้อมด้วยใบรับเอกสารลับตามแบบที่กำหนดไว้ในระเบียบ
แต่ใบรับเอกสารลับไม่ต้องกำหนดชั้นความลับ ให้ระบุแต่เพียงเอกสาร วัน เดือน ปี
จำนวน และหมายเลขฉบับของเอกสาร และให้มีข้อความอื่นเท่าที่จำเป็นต้องใช้
หลักฐานเท่านั้น ห้ามเขียนชื่อเรื่องไว้ในใบรับเอกสารลับ
ใบรับเอกสารลับนี้จะต้องส่งคืนส่วน ราชการผู้ส่งเอกสารลับโดยเร็วที่สุด
และส่วนราชการผู้ส่งเอกสารนั้นจะต้องเก็บรักษาใบรับเอกสารลับนี้ไว้จนกว่าจะได้รับเอกสารลับกลับคืน
หรือเอกสารลับถูกทำลายหรือยกเลิกชั้นความลับแล้ว
บนซองหรือห่อชั้นในให้จ่าหน้าโดยลงเลขที่เอกสาร ชื่อ หรือตำแหน่งผู้รับ
และส่วนราชการของ ผู้ส่ง พร้อมทั้งทำเครื่องหมาย“ลับที่สุf”
หรือ “ลับมาก” ทั้งด้านหน้าและด้านหลัง
ส่วนซองหรือห่อชั้นนอกนั้นห้ามทำเครื่องหมายแสดงชั้นความลับ
ข. เอกสารชั้นลับ จะต้องบรรจุซองหรือห่อสองชั้นอย่างมั่นคง ซองหรือห่อชั้นนอกต้องทึบแสง หากต้องการใบรับเอกสารลับก็ให้บรรจุใบรับนั้นไว้ในซองหรือห่อชั้นใน ร่วมกับเอกสารด้วย
4.การปิดผนึก เอกสารชั้นลับที่สุดและลับมาก ผู้ปิดผนึกคือบุคคลผู้มีอำนาจกำหนดชั้นความลับของเอกสาร หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย หรือนายทะเบียนเอกสารลับ หรือผู้ช่วย นายทะเบียนเอกสารลับของส่วนราชการนั้น ส่วนเอกสารชั้นลับ ผู้ปิดผนึกคือบุคคลดังกล่าวแล้วหรือข้าราชการชั้นตรีหรือเทียบเท่าขึ้นไปผู้มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับเอกสารนั้น การปิดผนึกให้ผู้ปิดผนึกลงลายมือชื่อกำกับไว้บนรอยที่ปิดผนึกของซองหรือห่อชั้นใน แล้วใช้แถบกาวชนิดใสปิดทับบนลายมือชื่อและเครื่องหมายแสดงชั้นความลับอีกอย่างหนึ่ง
5.การส่งเอกสารลับ เอกสารชั้นลับที่สุดและลับมาก ให้ส่งตรงต่อนายทะเบียนเอกสารหรือผู้ช่วยนายทะเบียนเอกสารลับเพื่อลงทะเบียนเอกสารลับเสียก่อน ไม่ว่าจ่าหน้าซองหรือห่อของเอกสารนั้นจะระบุชื่อหรือตำแหน่งก็ตาม เว้นแต่เมื่อมีเหตุผลเป็นพิเศษจึงยอมให้ส่งตรงต่อผู้รับตามจ่าหน้าซองให้เป็นผู้รับเอกสารได้ ส่วนการส่งเอกสารชั้นลับและปกปิดก็ปฏิบัติเช่นเดียวกันเว้นแต่จะส่งผ่านเจ้าหน้าที่รับส่งหนังสือราชการธรรมดาไปยังนายทะเบียนเอกสารลับหรือผู้ช่วยนายทะเบียนเอกสารลับก็ได้ หรือมีเหตุผลพิเศษจึงยอมให้ส่งตรงผู้รับ เช่นเดียวกับเอกสารลับที่สุดและลับมาก
6.การรับ เอกสารชั้นลับที่สุดและลับมากที่จ่าหน้าซองหรือห่อชั้นในระบุถึงชื่อบุคคลใดบุคคลหนึ่งโดยเฉพาะ หรือระบุชื่อพร้อมกับระบุตำแหน่ง แล้วให้บุคคลนั้นหรือผู้ได้รับ มอบหมายจากผู้นั้นโดยตรงเป็นผู้เปิดซอง และลงชื่อในใบรับเอกสารลับ แล้วให้นำเอกสารไปลงทะเบียนเอกสารลับที่นายทะเบียนเอกสารลับหรือผู้ช่วยนายทะเบียนเอกสารลับเสียก่อน จึง ดำเนินการต่อไปได้ ถ้าเป็นกรณีเร่งด่วนอาจดำเนินการไปก่อนได้แล้วให้นำมาลงทะเบียนในโอกาสแรก ถ้าจ่าหน้าซองหรือห่อชั้นในระบุถึงตำแหน่ง ก็ให้ผู้ครองตำแหน่งหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจาก ผู้ครองตำแหน่งนั้นหรือนายทะเบียนเอกสารลับหรือผู้ช่วยฯที่มีสิทธิเข้าถึงเอกสารลับที่สุด และลับมากเป็นผู้เปิดซองและลงชื่อในใบรับเอกสารลับ แล้วให้ดำเนินการลงทะเบียนเช่นเดียวกัน เมื่อลงทะเบียนแล้วให้นำเอกสารนั้นส่งมอบโดยตรงให้แก่บุคคลที่ถูกระบุชื่อโดยเร็ว แต่ถ้าเป็นเอกสารที่ระบุตำแหน่งแล้วก็อาจพิจารณามอบให้แก่ส่วนราชการที่มีหน้าที่ดำเนินการในชั้นต้น แทนบุคคลที่ถูกระบุตำแหน่งนั้นดำเนินการก่อน ในกรณีที่บุคคลที่เอกสารนั้นระบุชื่อหรือตำแหน่งยังไม่สามารถดำเนินการต่อเอกสารได้ในทันที ให้นำเอกสารนั้นมาเก็บไว้ตามระเบียบการเก็บรักษาเอกสารลับที่สุดและลับมาก ส่วนเอกสารชั้นลับและปกปิดที่จ่าหน้าซองหรือห่อชั้นในถึงตำแหน่ง ให้บุคคลผู้ครองตำแหน่งนั้นหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายหรือนายทะเบียนเอกสารลับหรือผู้ช่วยฯ เป็น ผู้เปิดซองหรือห่อและลงชื่อในใบรับเอกสารลับ ถ้ามีแต่ซองหรือห่อชั้นในจ่าหน้าระบุถึงชื่อบุคคลหนึ่งโดยเฉพาะ หรือระบุชื่อพร้อมกับระบุตำแหน่งแล้ว บุคคลผู้ถูกระบุชื่อที่หน้าซองหรือผู้ได้รับ มอบหมายโดยตรงเท่านั้นเป็นผู้เปิดและลงชื่อในใบรับเอกสารลับ สำหรับเอกสารชั้นปกปิดที่ซองหรือห่อชั้นเดียว ให้เจ้าหน้าที่ผู้เปิดซองหรือห่อ ส่งเอกสารนั้นให้แก่นายทะเบียนเอกสารลับหรือ ผู้ช่วยฯ ทันที
ข. เอกสารชั้นลับ จะต้องบรรจุซองหรือห่อสองชั้นอย่างมั่นคง ซองหรือห่อชั้นนอกต้องทึบแสง หากต้องการใบรับเอกสารลับก็ให้บรรจุใบรับนั้นไว้ในซองหรือห่อชั้นใน ร่วมกับเอกสารด้วย
4.การปิดผนึก เอกสารชั้นลับที่สุดและลับมาก ผู้ปิดผนึกคือบุคคลผู้มีอำนาจกำหนดชั้นความลับของเอกสาร หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย หรือนายทะเบียนเอกสารลับ หรือผู้ช่วย นายทะเบียนเอกสารลับของส่วนราชการนั้น ส่วนเอกสารชั้นลับ ผู้ปิดผนึกคือบุคคลดังกล่าวแล้วหรือข้าราชการชั้นตรีหรือเทียบเท่าขึ้นไปผู้มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับเอกสารนั้น การปิดผนึกให้ผู้ปิดผนึกลงลายมือชื่อกำกับไว้บนรอยที่ปิดผนึกของซองหรือห่อชั้นใน แล้วใช้แถบกาวชนิดใสปิดทับบนลายมือชื่อและเครื่องหมายแสดงชั้นความลับอีกอย่างหนึ่ง
5.การส่งเอกสารลับ เอกสารชั้นลับที่สุดและลับมาก ให้ส่งตรงต่อนายทะเบียนเอกสารหรือผู้ช่วยนายทะเบียนเอกสารลับเพื่อลงทะเบียนเอกสารลับเสียก่อน ไม่ว่าจ่าหน้าซองหรือห่อของเอกสารนั้นจะระบุชื่อหรือตำแหน่งก็ตาม เว้นแต่เมื่อมีเหตุผลเป็นพิเศษจึงยอมให้ส่งตรงต่อผู้รับตามจ่าหน้าซองให้เป็นผู้รับเอกสารได้ ส่วนการส่งเอกสารชั้นลับและปกปิดก็ปฏิบัติเช่นเดียวกันเว้นแต่จะส่งผ่านเจ้าหน้าที่รับส่งหนังสือราชการธรรมดาไปยังนายทะเบียนเอกสารลับหรือผู้ช่วยนายทะเบียนเอกสารลับก็ได้ หรือมีเหตุผลพิเศษจึงยอมให้ส่งตรงผู้รับ เช่นเดียวกับเอกสารลับที่สุดและลับมาก
6.การรับ เอกสารชั้นลับที่สุดและลับมากที่จ่าหน้าซองหรือห่อชั้นในระบุถึงชื่อบุคคลใดบุคคลหนึ่งโดยเฉพาะ หรือระบุชื่อพร้อมกับระบุตำแหน่ง แล้วให้บุคคลนั้นหรือผู้ได้รับ มอบหมายจากผู้นั้นโดยตรงเป็นผู้เปิดซอง และลงชื่อในใบรับเอกสารลับ แล้วให้นำเอกสารไปลงทะเบียนเอกสารลับที่นายทะเบียนเอกสารลับหรือผู้ช่วยนายทะเบียนเอกสารลับเสียก่อน จึง ดำเนินการต่อไปได้ ถ้าเป็นกรณีเร่งด่วนอาจดำเนินการไปก่อนได้แล้วให้นำมาลงทะเบียนในโอกาสแรก ถ้าจ่าหน้าซองหรือห่อชั้นในระบุถึงตำแหน่ง ก็ให้ผู้ครองตำแหน่งหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจาก ผู้ครองตำแหน่งนั้นหรือนายทะเบียนเอกสารลับหรือผู้ช่วยฯที่มีสิทธิเข้าถึงเอกสารลับที่สุด และลับมากเป็นผู้เปิดซองและลงชื่อในใบรับเอกสารลับ แล้วให้ดำเนินการลงทะเบียนเช่นเดียวกัน เมื่อลงทะเบียนแล้วให้นำเอกสารนั้นส่งมอบโดยตรงให้แก่บุคคลที่ถูกระบุชื่อโดยเร็ว แต่ถ้าเป็นเอกสารที่ระบุตำแหน่งแล้วก็อาจพิจารณามอบให้แก่ส่วนราชการที่มีหน้าที่ดำเนินการในชั้นต้น แทนบุคคลที่ถูกระบุตำแหน่งนั้นดำเนินการก่อน ในกรณีที่บุคคลที่เอกสารนั้นระบุชื่อหรือตำแหน่งยังไม่สามารถดำเนินการต่อเอกสารได้ในทันที ให้นำเอกสารนั้นมาเก็บไว้ตามระเบียบการเก็บรักษาเอกสารลับที่สุดและลับมาก ส่วนเอกสารชั้นลับและปกปิดที่จ่าหน้าซองหรือห่อชั้นในถึงตำแหน่ง ให้บุคคลผู้ครองตำแหน่งนั้นหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายหรือนายทะเบียนเอกสารลับหรือผู้ช่วยฯ เป็น ผู้เปิดซองหรือห่อและลงชื่อในใบรับเอกสารลับ ถ้ามีแต่ซองหรือห่อชั้นในจ่าหน้าระบุถึงชื่อบุคคลหนึ่งโดยเฉพาะ หรือระบุชื่อพร้อมกับระบุตำแหน่งแล้ว บุคคลผู้ถูกระบุชื่อที่หน้าซองหรือผู้ได้รับ มอบหมายโดยตรงเท่านั้นเป็นผู้เปิดและลงชื่อในใบรับเอกสารลับ สำหรับเอกสารชั้นปกปิดที่ซองหรือห่อชั้นเดียว ให้เจ้าหน้าที่ผู้เปิดซองหรือห่อ ส่งเอกสารนั้นให้แก่นายทะเบียนเอกสารลับหรือ ผู้ช่วยฯ ทันที
เครื่องหมายแสดงชั้นความลับ
เครื่องหมายแสดงชั้นความลับ ตามระเบียบข้อ 21 กำหนดให้ใช้อักษรตามชั้นความลับของข้อมูลข่าวสารลับ
โดยให้มีขนาดใหญ่กว่าตัวอักษรธรรมดา
และใช้สีแดงหรือสีอื่นที่สามารถมองเห็นได้เด่นและชัด แต่นิยมปฏิบัติกันโดยทั่วไปจะต้องใช้อักษรสีแดงที่กำหนดชั้นความลับ
นายทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับ
เจ้าหน้าที่ผู้ซึ่งได้รับแต่งตั้งจากหัวหน้าหน่วยงานให้ทำหน้าที่ควบคุมและ
รับผิดชอบการดำเนินการเกี่ยวกับข้อมูลข่าวสารลับภายในหน่วยงาน มีหน้าที่ดังนี้
1. ดำเนินการทางทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับ
ให้เป็นไปตามระเบียบ
2. เก็บรักษาแบบเอกสารต่างๆ
และบรรดาข้อมูลข่าวสารที่อยู่ในความควบคุมดูแลไว้ในที่ ปลอดภัย
3. เก็บรักษาบัญชีลายมือชื่อนายทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับ
และผู้ช่วยนายทะเบียนข้อมูล ข่าวสารลับของหน่วยงานอื่นๆ ที่ติดต่อ
4. ประสานงานกับผู้ควบคุมทะเบียนฯ เพื่อกำหนดตัวบุคคลที่จะเข้าถึงชั้นความลับตาม
ความเหมาะสมและความรับผิดชอบ
5. ปฏิบัติงานอื่นที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลข่าวสารลับ
ตามที่กำหนดไว้ในระเบียบ หรือตามที่ ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าหน่วยงานของรัฐ
“ทะเบียน” ข้อมูลข่าวสารลับ
1. ทะเบียนรับ (ทขล.1) หมายถึง
สมุดที่ใช้บันทึกรายละเอียดของข้อมูลข่าวสารลับ ที่ สำนักรับไว้จากหน่วยงานอื่นๆ
2. ทะเบียนส่ง (ทขล.2) หมายถึง
สมุดที่ใช้บันทึกรายละเอียดข้อมูลข่าวสารลับ ที่ส่ง ออก จากสำนัก
3. ทะเบียนควบคุมข้อมูลข่าวสารลับ (ทขล.3) หมายถึง สมุดที่ใช้บันทึกรายละเอียด ข้อมูลข่าวสารลับ ที่สำนักจัดทำขึ้น
เพื่อลงรับเรื่องจากหน่วยงานอื่น หรือส่งเรื่องออก นอกสำนัก
รวมทั้งลงรายการเกี่ยวกับการเคลื่อนไหวอื่นๆ ทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับ
ถือเป็นข้อมูลข่าวสารลับด้วย
การปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือราชการลับ
ในการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือราชการลับ
มีวิธีการปฏิบัติในการแสดงชั้นความลับ ตามระเบียบข้อ 22(1),22(2)และ 22(3) ตามลำดับดังนี้
1. ข้อมูลข่าวสารที่มีสภาพเป็นเอกสาร
ให้แสดงชั้นความลับที่กลางหน้ากระดาษทั้งด้านบนและด้านล่างของทุกหน้าเอกสารนั้น
ถ้าเอกสารเข้าปก ให้แสดงไว้ที่ด้านนอกของหน้าปกและปกหลังด้วย
ตัวอย่างแบบที่ 1 ชั้นความลับที่สุด
ตัวอย่างแบบที่ 1 ชั้นความลับมาก
ตัวอย่างแบบที่ 1 ชั้นความลับ
การปรับชั้นความลับ
“การปรับชั้นความลับ”
หมายความว่า การลดหรือเพิ่มชั้นความลับของข้อมูลข่าวสารลับ
และให้หมายความรวมถึงการยกเลิกชั้นความลับของข้อมูลข่าวสารลับนั้นด้วย
การปฏิบัติเกี่ยวกับการส่งและการรับข้อมูลข่าวสารลับ
1. การส่งข้อมูลข่าวสารลับภายในบริเวณหน่วยงานเดียวกัน
ทุกชั้นความลับ ต้องใช้ใบปกข้อมูลข่าวสารลับปิดทับข้อมูลข่าวสารลับ
ซึงแบบใบปกข้อมูลข่าวสารลับมีลักษณะดังนี้
1.1 แบบใบปกชั้นลับ ลักษณะเส้นขอบทึบ
และตัวหนังสือของใบปกเป็นสีน้ำเงิน
1.2 แบบใบปกชั้นลับมาก ลักษณะเส้นขอบทึบ และตัวหนังสือของใบปกเป็นสีแดง
1.3 แบบใบปกชั้นลับที่สุด ลักษณะเส้นขอบทึบ
และตัวหนังสือของใบปกเป็นสีเหลือง
ตัวอย่างแบบใบปกชั้นลับ
ตัวอย่างแบบใบปกชั้นลับมาก
ตัวอย่างแบบใบปกชั้นลับที่สุด
2.
การส่งข้อมูลข่าวสารลับออกนอกบริเวณหน่วยงาน
ตามระเบียบข้อ 36
ต้องบรรจุซองหรือภาชนะทึบแสง
สองชั้นอย่างมั่นคงพร้อมใบตอบรับตามแบบที่กำหนด มีวิธีปฏิบัติดังนี้
2.1 บนซองหรือภาชนะชั้นใน
ให้จ่าหน้าระบุเลขที่นำส่ง ชื่อหือตำแหน่งผู้รับและหน่วยงานผู้ส่ง
พร้อมทั้งทำเครื่องหมายแสดงชั้นลับด้านหน้าและด้านหลัง
2.2 บนซองหรือภาชนะชั้นนอก ให้จ่าหน้าระบุข้อความเช่นเดียวกับบนซองหรือภาชนะชั้นใน แต่ไม่ต้องมีเครื่องหมายแสดงชั้นความลับใดๆ
2.2 บนซองหรือภาชนะชั้นนอก ให้จ่าหน้าระบุข้อความเช่นเดียวกับบนซองหรือภาชนะชั้นใน แต่ไม่ต้องมีเครื่องหมายแสดงชั้นความลับใดๆ
ตัวอย่างด้านหน้าซองนั้นในที่บรรจุข้อมูลข่าวสารลับ
ตัวอย่างด้านหลังซองนั้นในที่บรรจุข้อมูลข่าวสารลับ
การนำส่งข้อมูลข่าวสารลับด้วยใบตอนรับ
การนำส่งข้อมูลข่าวสารลับด้วยใบตอนรับที่นำไปพร้อมกับข้อมูลข่าวสารลับนั้น
ที่ใบตอบรับห้ามระบุชั้นความลับและชื่อเรื่องไว้ในใบตอบรับ แต่ให้ระบุเลขที่หนังสือส่ง
ณ วัน เดือน ปี จำนวนหน้าและหมายเลขฉบับไว้ในใบตอบรับ
และเก็บรักษาใบตอบรับนั้นไว้จนกว่าจะได้รับคืน หรือยกเลิกชั้นความลับ
หรือทำลายข้อมูลข่าวสารลับนั้นแล้ว สำหรับการนำส่งให้ปฏิบัติดังนี้
1. กรณีที่นำส่งโดยเจ้าที่นำสาร
ให้รอรับใบตอบรับนำกลับทันที
2. กรณีที่ส่งโดยวิธีอื่น
ให้ผู้รับรีบจัดส่งใบตอบรับคืนโดยเร็ว สำหรับใบตอบรับตามแบบที่กำหนด มีรายละเอียดดังนี้
4. การส่งข้อมูลข่าวสารลับออกนอกบริเวรหน่วยงานภายในประเทศ
โดยเจ้าหน้าที่นำสารให้หัวหน้าหน่วยงานของรัฐ
หรือผู้ซึ่งหัวหน้าหน่วยงานของรัฐมอบหมาย
5. การส่งข้อมูลข่าวสารลับออกนอกประเทศ
ให้ปฏิบัติตามระเบียบกระทรวงการต่างประเทศว่าด้วยถุงเมล์การทูตโดยอนุโลม
หรือเจ้าหน้าที่ซึ่งมีฐานะทางการทูตถือไปด้วยตนเองก็ได้
6. การส่งข้อมูลข่าวสารลับทั้งภายในประเทศและส่งออกนอกประเทศ
จะส่งทางโทรคมนาคมไปรษณีย์ลงทะเบียนตอบรับ หรือโดยวิธีการอื่นใดก็ได้
7. ในกรณีที่เจ้าหน้าที่สารบรรณทราบว่าข้อมูลข่าวสารที่รับไว้เป็นข้อมูลข่าวสารลับ
ให้รีบส่งข้อมูลข่าวสารลับดังกล่าวให้แก่นายทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับ
8. ให้นายทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับ
ลงชื่อใบตอบรับแล้วคืนใบตอบรับให้แก่ผู้นำส่งหรือจัดส่งใบตอบรับคืนแก่หน่วยงานของรัฐที่เป็นผู้ส่ง
และลงทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับ ก่อนดำเนินการอย่างอื่น
9. ในกรณีที่เป็นการส่งถึงผู้รับตามจ่าหน้า
ให้ผู้รับตามจ่าหน้าเป็นผู้เปิดซองและลงชื่อใบตอบรับ
และให้แจ้งต่อนายทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับ เพื่อให้ลงทะเบียนในทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับโดยเร็ว
10. ในกรณีที่เป็นการส่งถึงผู้รับระบุตำแหน่ง
ก็ให้ผู้ครองตำแหน่ง หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากผู้ครองตำแหน่ง
หรือนายทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับ เป็นผู้เปิดซองและลงชื่อในใบตอบรับ
แล้วให้ลงทะเบียนในทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับ
การเก็บรักษาข้อมูลข่าวสารลับ
ในกรณีเก็บรักษาข้อมูลข่าวสารลับ ตามระเบียบข้อ 44 ให้หน่วยงานของรัฐเก็บรักษาไว้ในที่ปลอดภัย
และให้กำหนดระเบียบการเก็บรักษาข้อมูลข่าวสารลับได้เป็นการเฉพาะ
ตามคำแนะนำขององค์การรักษาความปลอดภัย
การยืมข้อมูลข่าวสารลับ
1. ให้หัวหน้าหน่วยงานของรัฐ
หรือผู้ซึ่งหัวหน้าหน่วยงานของรัฐมอบหมายพิจารณาว่า
ผู้ยืมมีหน้าที่ดำเนินการในเรื่องที่ยืม และสามารถปฏิบัติตามระเบียบได้หรือไม่
2. การให้ยืมข้อมูลข่าวสารลับ
เรื่องที่ขอยืมจะต้องเป็นเรื่องของหน่วยงานเจ้าของเรื่องนั้นเอง
3. ถ้าเรื่องที่ขอยืมเป็นเรื่องที่หน่วยงานของรัฐอื่นเป็นเจ้าของเรื่อง
การให้ยืมจะต้องได้รับอนุญาตจากหน่วยงานเจ้าของเรื่องนั้นก่อน
4. นายทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับ
จะต้องทำบันทึกการยืม พร้อมทั้งจดแจ้งการยืมไว้ในทะเบียนควบคุมข้อมูลข่าวสารลับด้วย
สำหรับบันทึกการยืม
การทำลายข้อมูลข่าวสารลับ
ข้อ
๔๖ ในกรณีที่การเก็บรักษาข้อมูลข่าวสารลับชั้นลับที่สุดจะเสี่ยงต่อการรั่วไหลอันจะ ก่อให้เกิดอันตรายแก่ประโยชน์แห่งรัฐ
หัวหน้าหน่วยงานของรัฐจะพิจารณาสั่งทำลายข้อมูลข่าวสารลับ
ชั้นลับที่สุดนั้นได้ หากพิจารณาเห็นว่ามีความจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องทำลาย
ชั้นลับที่สุดนั้นได้ หากพิจารณาเห็นว่ามีความจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องทำลาย
ในการสั่งทำลายข้อมูลข่าวสารลับ
ให้หัวหน้าหน่วยงานของรัฐแต่งตั้งคณะกรรมการทำลายข้อมูลข่าวสารลับขึ้นคณะหนึ่ง
ประกอบด้วยนายทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับเป็นประธานกรรมการ
และเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องอีกไม่น้อยกว่าสองคนเป็นกรรมการและเมื่อคณะกรรมการดังกล่าวได้ทำลายข้อมูลข่าวสารลับเสร็จแล้ว ให้จดแจ้งการทำลายไว้ในทะเบียนควบคุมข้อมูลข่าวสารลับและจัดทำใบรับรองการทำลายข้อมูลข่าวสารลับด้วย ใบรับรองการทำลายให้เก็บรักษาไว้เป็นหลักฐานไม่น้อยกว่าหนึ่งปี
ในกรณีที่เห็นสมควร คณะกรรมการข้อมูลข่าวสารของราชการอาจเสนอต่อ นายกรัฐมนตรีเพื่อกำหนดหลักเกณฑ์การใช้ดุลพินิจของหัวหน้าหน่วยงานของรัฐหรือกำหนดให้ การใช้ดุลพินิจของหัวหน้าหน่วยงานของรัฐต้องได้รับความเห็นชอบจากบุคคลใดก่อนก็ได้
และเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องอีกไม่น้อยกว่าสองคนเป็นกรรมการและเมื่อคณะกรรมการดังกล่าวได้ทำลายข้อมูลข่าวสารลับเสร็จแล้ว ให้จดแจ้งการทำลายไว้ในทะเบียนควบคุมข้อมูลข่าวสารลับและจัดทำใบรับรองการทำลายข้อมูลข่าวสารลับด้วย ใบรับรองการทำลายให้เก็บรักษาไว้เป็นหลักฐานไม่น้อยกว่าหนึ่งปี
ในกรณีที่เห็นสมควร คณะกรรมการข้อมูลข่าวสารของราชการอาจเสนอต่อ นายกรัฐมนตรีเพื่อกำหนดหลักเกณฑ์การใช้ดุลพินิจของหัวหน้าหน่วยงานของรัฐหรือกำหนดให้ การใช้ดุลพินิจของหัวหน้าหน่วยงานของรัฐต้องได้รับความเห็นชอบจากบุคคลใดก่อนก็ได้
ไม่มีความคิดเห็น:
ไม่อนุญาตให้มีความคิดเห็นใหม่