การรับหนังสือ
หนังสือที่ได้รับเข้ามาจากภายนอก
ให้เจ้าหน้าที่ของ หน่วยงานสารบรรณกลางปฏิบัติตามที่กําหนดไว้ในส่วนนี้
การรับหนังสือที่มีชั้นความลับ ในชั้นลับหรือลับมาก ด้วยระบบสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์ให้ผู้ใช้งานหรือผู้ปฏิบัติงานที่ได้รับการแต่งตั้งให้เข้าถึงเอกสารลับแต่ละระดับ
เป็นผู้รับ ผ่านระบบการรักษาความปลอดภัย
โดยให้เป็นไปตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของ ทางราชการ
ขั้นตอนการปฏิบัติในการรับหนังสือ
1 จัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนของหนังสือเพื่อดำเนินการก่อนหลัง และให้ผู้เปิดซองตรวจเอกสารหรือหน่วยงานที่ออกหนังสือเพื่อดําเนินการให้ถูกต้องหรือบันทึกข้อบกพร่องไว้เป็นหลักฐานแล้วจะดําเนินการเรื่องนั้นต่อไป
2. ประทับตรารับหนังสือตามแบบที่
12 ท้ายระเบียบที่มุมบนด้านขวาของหนังสือโดยกรอกรายละเอียดดังนี้
2.1 เลขรับ ให้ลงเลขที่รับตามเลขที่รับในทะเบียน
2.2 วันที่ให้ลงวันเดือนปีที่รับหนังสือ
2.3 เวลาให้ลงเวลาที่รับหนังสือ
3. 13 ท้ายระเบียบโดยกรอกรายละเอียดดังนี้
3.1 ทะเบียนหนังสือรับวันที่เดือน
พ.ศ. ให้ลงวันเดือนปีที่ลงทะเบียน
3.2 เลขทะเบียนบัตรตลอดปีปฏิทิน
3.3 ที่ให้ลงเลขที่ของหนังสือที่รับเข้ามา
3.4 ลงวันที่ให้ลงวันเดือนปีของหนังสือที่รับเข้ามา
3.5 จากให้ลงตำแหน่งเจ้าของหนังสือหรือชื่อส่วนราชการหรือชื่อบุคคลในกรณีที่ไม่มีตําแหน่ง
3.6 ถึง
หรือชื่อส่วนราชการ
3.7 เรื่องให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้น
ในกรณีทีไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ
3.8 การปฏิบัติให้บันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือฉบับนั้น
3.9 หมายเหตุให้บันทึกข้อความอื่นใด
(ถ้ามี)
4. จัดแยกหนังสือที่ลงทะเบียนรับแล้วส่งให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องดําเนินการ
โดยให้ลง ชื่อหน่วยงานที่รับหนังสือนั้นในช่อง การปฏิบัติถ้ามีชื่อบุคคล
หรือตําแหน่งที่เกี่ยวข้องกับการรับ หนังสือให้ลงชื่อหรือตําแหน่งไว้ด้วย
5. การรับหนังสือภายในส่วนราชการเดียวกัน
เมื่อผู้รับได้รับหนังสือจากหน่ยวงานสาร บรรณกลางแล้ว ให้ปฏิบัติตามวิธีการที่กล่าวข้างต้นโดยอนุโลม
วิธีการลงทะเบียนหนังสือรับ
1.
วัน....เดือน.........พ.ศ....... ให้ลงวันที่ เดือน ปี ที่ลงทะเบียนรับหนังสือ ทั้งนี้วันที่ เดือน พ.ศ.
จะต้องตรงกับวันที่ในตรารับหนังสือด้วย
2. เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขลำดับของทะเบียนหนังสือรับเรียงลำดับติดต่อกันไปตลอดปีปฏิทิน
ทั้งนี้ เลขทะเบียนของหนังสือรับจะต้องตรงกับเลขที่ในตรารับหนังสือด้วย
3.
ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือรับเข้ามา
จากหนังสือสำนักอำนวยการ เลขรหัสหนังสือคือ ที่ ศธ 0601/2273 ให้ลงทะเบียนหนังสือรับในช่อง "ที่"
4.
ลงวันที่ ให้ลงวันที่.....เดือน........ปี.......
ของหนังสือรับเข้ามา จากหนังสือสำนักอำนวยการหนังสือลงวันที่ 26 เมษายน 2556 ให้ลงทะเบียนหนังสือรับในช่อง
"ลงวันที่"
5.
จาก ให้ลงตำแหน่งเจ้าของหนังสือ
หรือชื่อส่วนราชการหรือชื่อบุคคล ในกรณีที่ไม่มีตำแหน่งจากหนังสือสำนักอำนวยการ
ตำแหน่งของผู้ลงชื่อในหนังสือคือ ผู้อำนวยการสำนักอำนวยการ
ให้ลงทะเบียนหนังสือรับในช่อง "จาก"
6.
ถึง ให้ลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีไปถึง
หรือชื่อส่วนราชการ หรือชื่อบุคคลในกรณีที่ไม่มีตำแหน่ง จากหนังสือสำนักอำนวยการ
คำขึ้นต้นเรียน ผู้อำนวยการวิทยาลัยการอาชีพศรีสะเกษ ให้ลงทะเบียนหนังสือรับในช่อง
"ถึง"
7.
เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือนั้นมีไปถึง
กรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องโดยย่อ จากหนังสือสำนักอำนวยการ เรื่อง คือ
การให้ข้าราชการครูและบุคลากรทางการศึกษาเลื่อนเป็นวิทยฐานะครูชำนาญการพิเศษ
ให้ลงทะเบียนหนังสือรับในช่อง "เรื่อง"
8.
การปฏิบัติ ให้บันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือฉบับนั้น
9.
หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด
(ถ้ามี)
การส่งหนังสือ
หนังสือที่ส่งออกไปภายนอก
ให้ปฏิบัติตาม ที่กำหนดไว้ในส่วนนี้
ให้เจ้าของเรื่องตรวจความเรียบร้อยของหนังสือ
รวมทั้งสิ่ง ที่จะส่งไปด้วยให้ครบถ้วน
แล้วส่งเรื่องให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณ กลางเพื่อส่งออก
ขั้นตอนการปฏิบัติในการส่งหนังสือ
1. เจ้าหน้าที่ของเรื่องตรวจความเรียบร้อยของหนังสือ
รวมทั้งสิ่งที่จะส่งไปด้วยให้ครบถ้วนแล้วส่งเรื่องให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลาง
เพื่อส่ง
2. เมื่อเจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลาง หรือเจ้าหน้าที่รับ-ส่งหนังสือ
ได้รับเรื่องแล้ว ให้ลงเลขทะเบียนหนังสือส่งออกในทะเบียนหนังสือส่ง
3. เมื่อลงทะเบียนหนังสือส่งเรียบร้อยแล้ว ให้ลงเลขที่ วัน เดือน ปี ในหนังสือที่จะส่งออกทั้งในต้นฉบับ
และที่สำเนาคู่ฉบับ ให้ตรงกับเลขทะเบียนที่ส่ง
4. ก่อนบรรจุหนังสือลงซอง ให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยสารบรรณกลางตรวจความเรียบร้อยของหนังสือ
ตลอดจนสิ่งที่ส่งไปด้วยอีกครั้งหนึ่ง แล้วจึงปิดผนึกซอง
5. การจ่าหน้าซองให้ปฏิบัติตามระเบียบว่าด้วยงานสารบรรณ ตามแบบที่ 15 และคำอธิบายเพิ่มเติมท้ายระเบียบว่าด้วยการจ่าหน้าซอง
ส่วนการส่งหนังสือโดยทางไปรษณีย์ไปกับหนังสือเมื่อมีผู้รับเซ็นรับหนังสือหรือใบรับหนังสือกลับคืนด้วย
6. กรณีที่ไม่จัดส่งทาไปรษณีย์ ให้ใช้สมุดส่งหนังสือ
(ตามแบบที่ 16) หรือใบรับหนังสือ(ตามแบบที่ 17) ให้ผู้นำส่งหนังสือนำสมุดส่งหนังสือ
เมื่อผู้รับเซ็นรับหนังสือแล้วให้รับสมุดส่งหนังสือ หรือใบรับหนังสือกลับคืนมา
วิธีการลงทะเบียนหนังสือส่ง
1. ทะเบียนหนังสือส่ง วันที่ เดือน พ.ศ. ให้ลงวัน เดือน ปี ที่ลงทะเบียน
จากหนังสือสำนักอำนวยการ
วันที่ที่ลงในหนังสือแสดงว่าวันที่ที่หน่วยงานสารบรรณกลางลงบันทึกในทะเบียนหนังสือ
2. เลขทะเบียนส่ง ให้ลงเลขลำดับของทะเบียนหนังสือส่งเรียงลำดับติดต่อกันไปตลอดปีปฏิทินจากหนังสือสำนักอำนวยการ
แสดงว่าเลขลำดับทะเบียนหนังสือส่งของหน่วยงานสารบรรณกลางแล้ว
3. ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะ
และเลขประจำของส่วนราชการเจ้าของเรื่องมนหนังสือที่จะส่งออกถ้าไม่มีที่ดังกล่าว
ช่องนี้จะเว้นว่างไว้
4. ลงวันที่ ให้ลงวัน เดือน ปี
ที่จะส่งหนังสือนั้นออก จากหนังสือสำนักอำนวยการ
5. จาก ให้ลงตำแหน่งเจ้าของหนังสือ หรือส่วนราชการ
หรือชื่อบุคคล ในกรณีที่ไม่มีตำแหน่ง
6. ถึง ให้ลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง
หรือชื่อส่วนราชการ หรือชื่อบุคคล ในกรณีที่ไม่มีตำแหน่ง
7. เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้น
ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้สรุปเรื่องย่อ จากหนังสือสำนักอำนวยการ
8. การปฏิบัติ ให้บันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือฉบับนั้น
จากหนังสือสำนักอำนวยการส่วนราชการเจ้าของเรื่อง
9. หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่น
(ถ้ามี) จากหนังสือสำนักอำนวยการได้มีสิ่งที่ส่งมาด้วย คือ
คำสั่งสำนักอำนวยการอาชีวศึกษา
บัตรตรวจค้น
เพื่อให้การรับและส่งหนังสือดําเนินไปโดยสะดวกเรียบร้อยและรวดเร็ว
ส่วนราชการ
จะกําหนดหน้าที่ของผุ้ปฏิบัติตลอดจนแนวปฏิบัตินั้นไว้ด้วยก็ได้ทั้งนี้ให้มีการสํารวจทะเบียน
หนังสือรับเป็นประจําว่าหนังสือตามทะเบียนรับนั้นได้มีการปฏิบัติไปแล้วเพียงใด
และให้มีการ ติดตามเรื่องด้วยในการส่วนราชการใดเห็นสมควรจะจัดให้มีบัตรตรวจค้นสําหรับหนังสือรับและ
หนังสือสั่งเพื่อความสะดวกในการค้นหาก็ได้ตามความเหมาะสม
บัตรตรวจค้น ให้จัดทําตามแบบที่
๑๘ ท้ายระเบียบ โดยกรอกายละเอียดดังนี้
1. เรื่อง รหัส
ให้ลงเรื่องและรหัสตามหมวดหมู่ของหนังสือ
2. เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขทะเบียนตามที่ปรากฏในทะเบียนหนังสือรับ
3. ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือ
4. ลงวันที่ ให้ลงวัน เดือน
ปีของหนังสือ
5. รายการ
ให้ลงเรื่องย่อของหนังสือเพื่อให้ทราบว่า หนังสือนั้นมาจากที่ใด เรื่องอะไร
6. การปฏิบัติให้บันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือเพื่อให้ทราบว่าส่งไปที่ใด
เมื่อใด
|
ไม่มีความคิดเห็น:
ไม่อนุญาตให้มีความคิดเห็นใหม่