การเขียนข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือผู้บังคับ บัญชาบันทึกสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา หรืออาจเป็นข้อความที่เจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานของส่วน ราชการติดต่อกันในการปฏิบัติราชการ
ประเภทการบันทึก แยกได้เป็น 5
ประเภท
1.
บันทึกย่อเรื่อง คือ
การเรียบเรียงข้อความ โดยเก็บข้อความที่สำคัญจากต้นเรื่องย่อให้ได้ ใจความสำคัญและครบถ้วน
เพียงพอที่ผู้บังคับบัญชาจะสั่งงานได้โดยไม่ผิดพลาด
2. บันทึกรายงาน คือ
การรายงานเรื่องที่ปฏิบัติหรือประสบพบเห็น หรือสำรวจสืบสวนได้ ซึ่งเกี่ยวกับราชการ
เสนอต่อผู้บังคับบัญชา
2.1
ถ้ารายงานเรื่องในหน้าที่ ให้เขียนรายงานข้อเท็จจริงให้ละเอียด
2.2 ถ้ารายงานเรื่องที่ได้รับมอบหมายเฉพาะให้รายงานทุกเรื่องที่ผู้บังคับบัญชาต้องการ
ทราบหรือสนใจ
2.3 ถ้ารายงานเรื่องที่นอกเหนือหน้าที่
ซึ่งอาจเป็นประโยชน์ต่อราชการให้เขียนแต่ ใจความที่จำเป็น
2.4 ถ้าเป็นรายงานที่ผู้บังคับบัญชาจะต้องตัดสินใจ
ให้รายงานเสนอความเห็น ประกอบการพิจารณาของที่ผู้บังคับบัญชาไว้ด้วย
3. บันทึกความเห็น คือ
การเขียนข้อความแสดงความรู้สึกนึกคิดของตนเองเกี่ยวกับเรื่องที่ บันทึกเพื่อช่วยประกอบการพิจารณาสั่งการของผู้บังคับบัญชา
อาจบันทึกต่อเรื่องใดเรื่องหนึ่งหรือ บันทึกต่อท้าย บันทึกย่อเรื่อง
โดยสรุปประเด็นที่เป็นเหตุ แล้วจึงเขียนความเห็นที่เป็นผล
ตัวอย่างการใช้คำเสนอความเห็นในตอนท้ายของบันทึก
เช่น
“เพื่อโปรดทราบ”
“เพื่อโปรดทราบและแจ้งให้.............................ทราบด้วย”
“เพื่อโปรดทราบและลงนามใน............................ดังแนบ”
“เพื่อโปรดพิจารณาอนุมัติ”
“เพื่อโปรดพิจารณาอนุญาต”
“เพื่อโปรดพิจารณาลงนาม”
“เพื่อโปรดพิจารณาอนุมัติและลงนามแต่งตั้งคณะกรรมการ…………
“เพื่อโปรดพิจารณาสั่งการ”
“เพื่อโปรดสั่งการให้ถือปฏิบัติต่อไป”
“เพื่อโปรดพิจารณา
1. อนุญาต
2. ลงนามในหนังสือถึงสถาบันการอาชีวศึกษาภาคตะวันออก
ฯลฯ
4. บันทึกติดต่อ คือ
การเขียนข้อความติดต่อกันภายในระหว่างหน่วยงาน หรือระหว่าง
เจ้าหน้าที่ในสังกัดเดียวกัน ในกรณีที่มีการอ้างถึงหนังสือที่เคยติดต่อกัน
หรือมีสิ่งที่ส่งมาด้วยให้ระบุไว้ ในข้อความที่บันทึกด้วย
5. บันทึกสั่งการ คือ
การเขียนข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการไปยังผู้ใต้บังคับบัญชาใน
เรื่องใดเรื่องหนึ่ง
รูปแบบการบันทึกเสนอ
บันทึกเสนอผู้บังคับบัญชาไม่มีกําหนดรูปแบบไว้ที่ใดว่าให้เขียนอย่างไร ในทางปฏิบัติที่
นิยมเขียนกันอยู่ได้แก้แบบบันทึกต่อเนื่องและแบบบันทึกรายงานสั้น
แบบบันทึกต่อเนื่อง การทําบันทึกเสนอผู้บังคับบัญชาแบบบันทึกต่อเนื่อง
คือ การเขียนบันทึกต่อท้าย หนังสือเรื่องเดิมที่มีมานั้นเอง
ข้อความที่เขียนในบันทึกแบบบันทึกต่อเนื่อง ไม่มีชื่อเรื่องไม่มีคํา
ลงท้ายจะมีแต่ข้อความดังต่อไปนี้
คําขึ้นต้น ใช้คําว่า เรียน หรือกราบเรียน
ตามฐานะของผู้บังคับบัญชาเช่นเดียวกับ หนังสือภายนอก ตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณฯ
ข้อความเนื้อเรื่องคือข้อความที่ผู้ทําบันทึกเขียนเสนอผู้บังคับบัญชา
ลงชื่อ ผู้ที่ทําบันทึกจะต้องลงลายมือชื่อ
ตําแหน่ง ให้ ลงตําแหน่งของผู้ทําบันทึก
วันเดือนปี ให้ ลงวัน เดือน ปี
ที่ทําบันทึกไว้ท้ายลายมือและตําแหน่งของผู้ทํา บันทึกโดยจะลงตัวเต็ม เช่น ๑
มกราคม ๒๕๔๗ หรือตัวย่อเช่น ๑ ม.ค. ๔๗ ก็ได้
กรณีที่ใช้ แบบบันทึกต่อเนื่อง มีการใช้ใน 3 กรณีดังนี้
1) ข้อความที่บันทึกไม่ยาวมาก
2) มีพื้นที่ว่างพอเพียงในหน้ากระดาษเรื่องเดิม
3) ผู้เสนอมีความใกล้ชิดกับผู้บังคับบัญชานั้นมาก
ตัวอย่าง
เลขานุการของอธิบดี
ทําบันทึกแบบบันทึกต่อเนื่องเสนออธิบดี
เลขานุการของปลัดกระทรวง
ทําบันทึกแบบบันทึกต่อเนื่องเสนอปลัดกระทรวง
เลขานุการของรัฐมนตรีทําบันทึกแบบบันทึกต่อเนื่องเสนอรัฐมนตรี
เลขนุการของนายกรัฐมนตรีทําบันทึกแบบบันทึกต่อเนื่องเสนอนายกรัฐมนตรี
ผู้อํานวยการกองรองอธิบดีทําบันทึกแบบบันทึกต่อเนื่องเสนออธิบดี
ปลักกระทรวง ทําบันทึกแบบบันทึกต่อเนื่องเสนอรัฐมนตรี
ข้อห้าม
หัวหน้าฝ่าย ไม่ควรทําบันทึกต่อเนื่องเสนออธิบดี
(ผ่านผู้อํานวยการกอง) ถ้า หัวหน้าฝ่ายจะทําบันทึกดังกล่าวควรใช้
แบบบันทึกรายงานสั้น
แบบบันทึกรายงานสั้น การทําบันทึกเสนอแบบรายงานสั้น
โดยทั่วไปจะเขียนลงกระดาษบันทึกข้อความ ที่ใช้ เขียนหนังสือภายใน
ตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ หรือกระดาษ บันทึกที่
แต่ละหน่วยงานจัดพิมพ์ขึ้นใช้เฉพาะในหน่วยงานก็ได้
ข้อความที่เขียนในบันทึกแบบรายงานสั้น จะมีดังนี้
คําขึ้นต้น
ข้อความเนื้อเรื่อง
ลงชื่อ
ตําแหน่ง
วัน เดือน ปี
การเสนอหนังสือ
การเสนอหนังสือ คือ
การนำหนังสือที่ดำเนินการชั้นเจ้าหน้าที่เสร็จแล้ว
เสนอต่อผู้บังคับบัญชาเพื่อพิจารณา บันทึก สั่งการ ทราบ และลงชื่อ
การเสนอหนังสือ ให้เสนอไปตามสายการปฏิบัติงาน
ตามลำดับชั้นผู้บังคับบัญชา ยกเว้นกรณีดังต่อไปนี้
1. เรื่องที่มีการกำหนดชั้นความเร็ว หรือเฉพาะเจาะจงถึงบุคคล
ให้เสนอโดยตรงได้แต่ต้องรายงานให้ผู้บังคับบัญชาทราบด้วย
2. เรื่องที่มีกฎหมาย กฎ ข้อบังคับ ระเบียบ กำหนดไว้โดยเฉพาะ
เช่น เรื่องร้องเรียน การกล่าวหา
หรืออุทธรณ์คำสั่งต่อผู้บังคับบัญชาชั้นเหนือชั้นไป
วิธีปฏิบัติในการเสนอหนังสือ
การเสนอหนังสือ เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบจะต้องรู้และเข้าใจขั้นตอนและวิธีปฏิบัติในการเสนอหนังสือเพื่อสามารถปฏิบัติได้อย่างถูกต้อง
การเสนอหนังสือ แบ่งออกได้ 3 ขั้นตอน ดังนี้
1. ขั้นตอนก่อนบันทึก มีวิธีปฏิบัติดังนี้
1.1 คัดแยกและจัดลำดับความสำคัญ
ความเร่งด่วนของหนังสือแต่ละชนิด
1.2 อ่านรายละเอียดเนื้อหาในหนังสือทั้งหมดให้ละเอียดและเข้าใจแจ่มแจ้ง
1.3 จับใจความสำคัญของเรื่องให้ได้ว่า
ใคร เรื่องอะไร เมื่อไร ทำอะไร ทำอย่างไร และทำไม
1.4 หากเป็นเรื่องที่เคยติต่อไปมาระหว่างส่วนราชการต้องหาเรื่องเดิมนำไปประกอบการพิจารณา
2. ขั้นตอนการบันทึกเสนอ มีวิธีปฏิบัติดังนี้
2.1 สรุปย่อสาระสำคัญของเรื่องให้สั้น
กระชับ ชัดเจน และลำดับความเป็นมาก่อนหลังให้เข้าใจ
2.2 ข้อความที่บันทึกเสนอ
ไม่จำเป็นต้องเรียงลำดับความตามเรื่องเดิม
ผู้บันทึกเสนอสามารถจัดลำดับความขึ้นใหม่ให้ชัดเจนและเข้าใจง่ายขึ้นตามความเหมาะสม
2.3 ข้อความตอนใดที่เป็นความสำคัญของเรื่อง
ให้ขีดความชัดเจนเพื่อให้ผู้บังคับบัญชาพิจารณาสั่งการได้รวดเร็ว
2.4 หนังสือบางฉบับมีข้อความไม่มาก
และข้อความชัดเจนอยู่แล้ว ไม่จำเป็นต้องบันทึกย่อเรื่อง
2.5 ควรเสนอความเห็นประกอบการพิจารณาสั่งการ
2.6 ควรเสนอแนะทางออกสำหรับการตัดสินใจและสั่งการ
2.7 การลงวัน เดือน ปี ที่บันทึกเสนอ
ให้ใช้เลขไทยตามที่สำนักนายกรัฐมนตรีได้มีหนังสือเวียนแจ้งทุกส่วนราชการทราบและถือปฏิบัติ
โดยจะลงวัน เดือน ปี แบบเต็ม
3. ขั้นตอนการนำเสนอ
เป็นการนำเสนอหนังสือที่บันทึกเรียบร้อยแล้วใส่แฟ้มเสนอต่อผู้บังคับบัญชา
มีวิธีปฏิบัติดังนี้
3.1 คัดแยกประเภทของหนังสือออกตามชนิดและความสำคานก่อนหลัง
3.2 หนังสือที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ
ให้รีบนำเสนอขึ้นไปทันที่
3.3 หนังสือที่กำหนดระยะเวลาในการปฏิบัติ
ผู้นำเสนอจะต้องรีบนำเสนอให้ทันก่อนเวลาที่กำหนดในหนังสือ
3.4 หนังสือราชการปกติทั่วไป
ให้เสนอในแฟ้มเดียวกัน โดยพิจารณาและจัดเรียงลำดับเรื่องที่ต้องการสั่งการ
3.5 หนังสือที่มีชั้นความลับ ให้ส่งมอบให้นายทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับ
หรือผู้ช่วยนายทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับ
3.6 ในกรณีที่มีหนังสือเสนอจำนวนไม่มาก
ให้ใส่ไว้ในแฟ้มเดียวกัน โดยเรียงลำดับเรื่องที่ควรพิจารณาก่อนไว้ข้างหน้า
3.7 หนังสือที่ลงทะเบียนรับไว้ก่อนต้องเสนอก่อน
เพื่อปฏิบัติให้เสร็จก่อน
3.8 ให้ตรวจสอบเอกสารที่แนบประกอบเรื่องเพื่อพิจารณาให้ครบถ้วนก่อนนำเสนอ
3.9 หนังสือที่เป็นเรื่องสำคัญ
ซึ่งมีรายละเอียดที่ต้องพิจารณามาก เพื่อให้ผู้บังคับบัญชาได้สอบถามเหตุผลประกอบการพิจารณา
การจ่ายหนังสือ
การข่ายหนังสือภายในส่วนราชการหรือหน่วยงาน
คือ การจ่ายเรื่องให้เจ้าหน้าที่ผู้เกี่ยวข้อง ได้แก่ หัวหน้าฝ่าย หัวหน้างาน
และผู้ปฏิบัติ
ได้รับทราบเรื่องราวที่จะต้องดำเนินการและจ่ายเรื่องให้แก่เจ้าหน้าที่
เจ้าของเรื่อง เพื่อนำไปปฏิบัติ มีแนวปฏิบัติดังนี้
1. เมื่อเจ้าหน้าที่รับ – ส่ง นำแฟ้มหนังสือเข้าใหม่จากผู้บังคับบัญชาหรือผู้ได้รับมอบหมายไปมอบให้หัวหน้างานธุรการ หัวหน้างานสารบรรณ หรือผู้ได้รับมอบหมายให้เป็นผู้จ่ายเรื่อง เมื่อพิจารณาบันทึกจ่ายเรื่องแล้วเจ้าหน้าที่รับ-ส่ง นำหนังสือเข้าใหม่เหล่านั้นไปมอบให้แก่หน่วยงานเจ้าของเรื่อง ซึ่งจะเป็นผู้จ่ายเรื่องให้แก่เจ้าของเรื่องดำเนินการ โดยให้ลงชื่อรับหนังสือในทะเบียนหนังสือรับไว้เป็นหลักฐาน
2. การจ่ายเรื่องต้องจ่ายทันที ให้ทันกำหนดเวลา
3. ผู้มีหน้าที่จ่ายเรื่อง เมื่อพิจารณาหนังสือก่อนจ่ายแล้วเห็นว่าเรื่องใดมีความสำคัญ ควรบันทึกช่วยจำเพื่อสามารถติดตามเรื่องได้ทันเวลา
หมายเหตุ การจ่ายหนังสือสำหรับสถานศึกษาให้ถือปฏิบัติโดยยึดหลักการและแนวทาง ปฏิบัติตามที่ได้กล่าวไว้นี้โดยอนุโลม
1. เมื่อเจ้าหน้าที่รับ – ส่ง นำแฟ้มหนังสือเข้าใหม่จากผู้บังคับบัญชาหรือผู้ได้รับมอบหมายไปมอบให้หัวหน้างานธุรการ หัวหน้างานสารบรรณ หรือผู้ได้รับมอบหมายให้เป็นผู้จ่ายเรื่อง เมื่อพิจารณาบันทึกจ่ายเรื่องแล้วเจ้าหน้าที่รับ-ส่ง นำหนังสือเข้าใหม่เหล่านั้นไปมอบให้แก่หน่วยงานเจ้าของเรื่อง ซึ่งจะเป็นผู้จ่ายเรื่องให้แก่เจ้าของเรื่องดำเนินการ โดยให้ลงชื่อรับหนังสือในทะเบียนหนังสือรับไว้เป็นหลักฐาน
2. การจ่ายเรื่องต้องจ่ายทันที ให้ทันกำหนดเวลา
3. ผู้มีหน้าที่จ่ายเรื่อง เมื่อพิจารณาหนังสือก่อนจ่ายแล้วเห็นว่าเรื่องใดมีความสำคัญ ควรบันทึกช่วยจำเพื่อสามารถติดตามเรื่องได้ทันเวลา
หมายเหตุ การจ่ายหนังสือสำหรับสถานศึกษาให้ถือปฏิบัติโดยยึดหลักการและแนวทาง ปฏิบัติตามที่ได้กล่าวไว้นี้โดยอนุโลม
การเสนอหนังสือเพื่อลงนาม
1. การพิมพ์ข้อความของต้นฉบับจะชัดเจนกว่าสำเนาคู่ฉบับ
2. เป็นการให้ความสะดวกต่อผู้บังคับบัญชาในการพิจารณา
ตรวจสอบข้อความ
3. โดยปกติการลงชื่อ
จะลงลายมือชื่อในต้นฉบับก่อน แล้วจึงลงชื่อย่อ และวัน เดือน
ปีกำกับในสำเนาคู่ฉบับภายหลัง
4. หนังสือที่ต้องการลงนามในต้นฉบับหลายฉบับ เมื่อผู้บังคับบัญชาลงนานถึงสำเนาคู่แบบ
แสดงว่าหนังสือฉบับนั้นได้ลงนามครบแล้ว
5. หนังสือที่ผู้บังคับบัญชาลงนามแล้ว
เรื่องต้องย้อนกลับผ่านตามลำดับสายงาน
การปฏิบัติเกี่ยวกับแฟ้มเสนอ
1. การนำเรื่องบรรจุในแฟ้มเสนอ
ควรเว้นหน้าแรกให้ว่างไว้ และเริมใช้แฟ้มระหว่างหน้าหลังของแผ่นแรก
กับหน้าแรกของแผ่นที่สอง เพ่อป้องกันฉีกขาดง่าย
2. กรณีที่มีหนังสือเสนอจำนวนมาก
ควรแยกแฟ้มออกเป็นแต่ละประเภท
3. จัดทำใบควบคุมเรื่องทุกแฟ้มที่นำเสนอ
โดยบันทึกย่อไว้ว่าหนังสือในแฟ้มมีเรื่องอะไรบ้าง
4. ในกรรีที่ผู้บังคับบัญชานำเรื่องออกไปจากแฟ้ม
เพื่อนำไว้พิจารณาต่างหาก ให้บันทึกไว้ในใบควบคุมเรื่องของแฟ้มที่นำเสนอ
5. การวางแฟ้มเสนอบนโต๊ะผู้บังคับบัญชา
ให้วางแฟ้มบริเวณมุมบนของโต๊ะด้านซ้ายมือของผู้บังคับบัญชา
เมื่อผู้บังคับบัญชาพิจารณาหรือลงนามเสร็จแล้ว
จะย้ายแฟ้มไปไว้ทางด้านขวามือด้วยตนเอง
ไม่มีความคิดเห็น:
ไม่อนุญาตให้มีความคิดเห็นใหม่