บทที่ 9 ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

   ความหมายของระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ 

    ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณฯ ได้มีการเพิ่มเติมให้เข้ากับโลกยุคใหม่ซึ่งได้นำระบบอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ แม้ไม่ได้ทำงานสารบรรณโดยตรง แต่งานทุกอย่าง ทุกงานก็ต้องเกี่ยวข้องกับงานสารบรรณทั้งนั้น ในหนังสือระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณฯ ได้ให้ความหมายไว้ สรุปสาระสำคัญ คือ

    งานสารบรรณ หมายถึง งานที่เกี่ยวกับงานบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลาย ซึ่งเป็นเรื่องของการกำหนดขั้นตอนและขอบข่ายของงานสารบรรณว่าเกี่ยวข้องกับเรื่องอะไรบ้าง แต่ในทางปฏิบัติ การบริหารงานเอกสารทั้งปวงจะเริ่มตั้งแต่ คิด อ่าน ร่าง เขียน แต่ง พิมพ์ จด จำ ทำสำเนา ส่งหรือสื่อข้อความ รับ บันทึก จดรายงานการประชุม สรุป ย่อเรื่อง เสนอ สั่งการ ตอบ ทำรหัส เก็บเข้าที่ ค้นหา ติดตาม และทำลาย ทั้งนี้ต้องเป็นระบบที่ให้ความสะดวก รวดเร็ว ถูกต้อง และมีประสิทธิภาพ เพื่อประหยัดเวลา แรงงาน และค่าใช้จ่าย
   อิเล็กทรอนิกส์ หมายความว่า การประยุกต์ใช้วิธีการทางอิเล็กตรอน ไฟฟ้า คลื่นแม่เหล็กไฟฟ้า หรือวิธีอื่นใดในลักษณะคล้ายกัน และให้หมายความรวมถึงการประยุกต์ใช้วิธีการทางแสง วิธีการทางแม่เหล็ก หรืออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องกับการประยุกต์ใช้วิธีต่างๆ เช่น ว่านั้น
   ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หมายความว่า การรับส่งข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือผ่านระบบสื่อสารด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ นอกจากนี้ระเบียบฯ งานสารบรรณฯ ยังได้ให้ความหมายของหนังสือราชการที่กว้างขวางครอบคลุมถึงระบบอิเล็กทรอนิกส์ ด้วย ดังนี้ครับ
   หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่
   1. หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ
   2. หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก
   3. หนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ
   4. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ
   5. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ
   6. ข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือที่ได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ 
   เนื่องจากงานสารบรรณเป็นงานที่มีอยู่ทุกหน่วยงาน เพราะการดำเนินงานทั้งปวงไม่ว่าจะเป็นงานเล็กน้อยหรืองานใหญ่ ต้องดำเนินงานด้วยระบบเอกสาร ยิ่งใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ด้วยแล้ว ระเบียบฯ ยังกำหนดให้จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องติดตามผลสัมฤทธิ์ของงานด้วยว่าถึงผู้รับแล้วหรือยังและผู้รับก็ต้องแจ้งตอบรับด้วย เพื่อเป็นการยืนยันว่าหนังสือได้จัดส่งเรียบร้อยแล้ว

การเข้าสู้โปรแกรมระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
  เรียกโปรแกรม Microsoft Windows ตามปกตอ จากนั้นเลือกโปรแกรม Internet Explorer
ที่ปรากฏเป็นรูป Icon หน้าจอเครื่องคอมพิวเตอร์

Internet Explorer

หลังจากเข้าโปรแกรม Browser แล้ว ให้ผู้ ใช้งานป้อน URL สาหรับเข้าสู้ ระบบดังนี้

URL : HYPERLINK "http://128.1.99.127/web flow" http//128.1.99.127/web flow

    เริ่มต้นระบบงานสารบรรณ

หลังจากป้อนชื่อและรหัสผ่านถูกต้อง ระบบจะตรวจสอบสิทธิการใช้งาน (เช่น ปกติ อ่านข้อมูลอย่างเดียว)และระดับในการอ่านเอกสาร รวมทั้ง สิทธิในการสืบค้นข้อมูล เช่น ดูเอกสารระดับปกติ,ลับ,ลับมาก ฯ จากนั้น ระบบจะแสดงหน้าหลักของระบบ ซึ่งประกอบด้วยเมนูงานต่างๆ และ ชื่อ –หน่วยงานที่ผู้ใช้สังกัด ผู้ใช้ สามารถตรวจสอบความถูกต้องได้จาก ส่วนที่ 2 ดังปรากฏในหน้าจอ

   โปรแกรมเตือนเอกสารใหม่

    ขณะเดียวกันระบบจะเปิดโปรแกรมเตือนเอกสารใหม่ (Flow Alert) ซึ่งจะปรากฏอยู่ที่มุมบนด้านซ้าย ของจอภาพ ระบบจะแสดงจำนวนรายการ เอกสารใหม่ที่ยังไม่ลงทะเบียนรับให้ทราบ (สังเกตแถบสีฟ้า) ผู้ใช้สามารถเลือกเวลาที่ต้องการให้ระบบเตือนได้

        การตั้งเวลาเตือน กรณีมีเอกสารใหม่ส่งมาที่หน่วยงาน  ผู้ใช้ เลือกเวลาในการเตือนได้ โดยกดลูกศรชี้ลง และเลือกเวลาเตือนตามที่กำหนด เช่น 1 นาที, 3 นาที, 5 นาที หรือ หยุด หากต้องการปิดหน้าจอการเตือน แต่ยังต้องให้โปรแกรมทำงานตามที่ตั้งเวลา ผู้ใช้สามารถปิดชั่วคราวโดยกดปุ่ม

(Minimize)หรือกดปุ่มกากบาทเพื่อปิดโปรแกรม โดยการปิดจะไม่ส่งผลกระทบใดๆ กับการทำงานในระบบ

  8 หมายเหตุ ในกรณีที่ปิดโปรแกรมการเตือน ด้วยการกดเครื่องหมายกากบาท ผู้ใช้สามารถเรียกโปรแกรมFlow Alert ได้อีก โดยกดปุ่ม Refresh (F5) หรือกดเมนูหลัก “หน้าหลัก” อีกครั้งหนึ่ง

 
     ส่วนประกอบของระบบงาน
หน้าหลัก เป็นหน้าจอแรก หลังจากเข้าสู่ระบบงานสารบรรณ ซึ่งถือเป็นเมนูหลัก ของระบบโดยมีส่วนประกอบแบ่งออกเป็น 4 ส่วน ดังนี้
     ส่วนที่ 1. เมนูหลัก ประกอบด้วยเมนูหลักทั้งหมดของระบบ ซึ่งจะแสดงอยู่ด้านบน ในตำแหน่งเดิมของทุกๆหน้าจอ ประกอบด้วย :-
      - หน้าหลัก เลือกเมื่อต้องการกลับมาหน้าแรกหรือเมนูหลักของระบบ (หน้าแรก)
      - ค้นหา เลือกเพื่อเข้าสู่หน้าจอ ค้นหาเอกสารในสมุดงานของหน่วยงาน
      - พิมพ์รายงาน เลือกเพื่อการพิมพ์รายงานรูปแบบต่างๆ (ประเภทรายงาน)
      - ออกจากระบบ ต้องการออกจากระบบ โดยกลับมาหน้าจอป้อนชื่อและรหัสผ่านใหม่

หน้าค้นหาพิมพ์รายงาน

ออกจากระบบ

     ส่วนที่ 2. รายละเอียดผู้ใช้งาน เช่น แจ้งชื่อผู้ใช้ ,หน่วยงานที่สังกัด และชื่อองค์กร หรือหน่วยธุรกิจ

    ส่วนที่ 3. เมนูสั่งการเอกสาร แบ่งเป็น 7 เมนู คือ

หนังสือรอดำเนินการ ประกอบด้วยเมนูย่อย
   - เอกสารรอลงทะเบียน แสดงเรื่องซึ่งเป็นรายการที่ส่งเข้ามาใหม่หรือ เรื่องเดิมส่งกลับมา
   - เอกสารรอดำเนินการ แสดงเรื่องที่อยู่ระหว่างดำเนินการ
   - เอกสารส่งคืน/เรียกคืน แสดงเรื่องที่ต้องตรวจสอบ เนื่องจากมีการตีกลับคืนมาจากผู้รับ

ลงทะเบียนรับส่ง

     - ลงรับเอกสาร เข้าสู่หน้าจอสำหรับป้อนเอกสารรับเข้าจาก ภายนอก หน่วยงานของผู้ใช้

     - สร้าง/ทะเบียนเอกสารส่งภายใน สำหรับป้อนข้อมูลของเรื่องที่ต้องการออกเลขที่เอกสารในหน่วยงาน สำหรับ      เวียนภายในองค์กรหรือติดต่อประสานงานในองค์กร      (หัวหน้างาน ลงนาม)

     - สร้าง/ทะเบียนเอกสารส่งภายนอกสำหรับป้อนข้อมูลเพื่อออกเลขที่ส่งออกภายนอกองค์กร (ผู้บริหารลงนาม)

คำสั่งพิเศษ

  - คำสั่งพิเศษ สำหรับการส่งเอกสาร – ปิดงาน เป็นจำนวนมากหรือพิมพ์รายงานสถิติ

   -เอกสารออกภายนอก แสดงรายการของเรื่องที่ออกเลขที่ส่งภายนอกทั้งหมดรายการส่งเอกสาร

    - งานส่งถึง สำหรับตรวจงานที่ส่งไปหน่วยงานอื่นๆ หรือใช้ดึงเรื่องที่ส่งไปหน่วยงานอื่น กลับมา

                                             

ทะเบียนรวม

     - เอกสารรับเข้าแสดงรายการของเอกสารที่เป็นเรื่องรับเข้าจากภายนอก หรือ ลงรับผ่านระบบ(รับเอกสารมาจากหน่วยงานอื่นโดยรับต้นฉบับจากเมนูเอกสารรอลงทะเบียน)

     - เอกสารภายในหน่วยงาน แสดงรายการของเรื่องที่หน่วยงานผู้ใช้ออกเลขที่สำหรับเวียนภายใน หรือออกเอกสารในนามหน่วยงาน

                                                              

                                                    เอกสารที่ต้องติดตาม

- เอกสารที่ต้องติดตามรวบรวมเอกสารทุกสถานะ (ระหว่างดำเนินการ ส่ง ปิด ตรวจสอบ)ที่กำหนดให้เป็นเอกสารต้องติดตาม

- หนังสือยืมคืน แสดงรายการของเรื่องที่บันทึกประวัติการยืมคืนไว้สำหรับการติดตามต้นฉบับ

  

ควบคุมระบบ

- ผู้ดูแลระบบ จัดการเกี่ยวกับผู้ใช้, หน่วยงาน หรือการตั้งค่าระบบ

ส่วนที่ 4. การตั้งค่าการใช้งานสามารถปรับแต่งการใช้งาน และมีเครื่องมือ และการสลับเปลี่ยนตะกร้างานและฐานข้อมูล เพื่ออำนวยความสะดวกแก่ผู้ใช้งานในลักษณะ Single Log in

  -   ปรับแต่งการใช้งาน การปรับแต่งจำนวนเรื่องที่ต้องการให้แสดงภายใน1หน้ารายการเอกสารโดยผู้ใช้เลือกจำนวนเรื่องที่ต้องการ 

จากนั้นเลือกหน้าจอแสดงรายการเอกสารระบบจะแสดงจำนวนรายการตามที่เลือกไว้

-          -   เปลี่ยนรหัสผ่าน สำหรับการเปลี่ยนรหัสผ่านของผู้ใช้

                          

                                                                                        - รายละเอียดผู้ใช้งาน แสดรายละเอียดชื่อ-สกุลหน่วยงาน สิทธิการใช้งาน ชั้นความลับเอกสารที่ได้รับสิทธิ์โดยแสดงทุกตะกร้างานที่ผู้ใช้มีสิทธิ์

                - ช่วยเหลือ แสดงคู่มือการใช้งานของระบบ

 การติดตั้งโปรแกรมสำหรับดาวน์โหลดโปรแกรมเสริม 

เช่น Web Report, WebScan, WebViewer เป็นต้น

  เปลี่ยนฐานข้อมูลสำหรับเปลี่ยนการใช้งานปีฐานข้อมูลสารบรรณโดยไม่ต้องออกจากระบบก่อน

  เปลี่ยนหน่วยงาน สำหรับเปลี่ยนตะกร้าการทำงานในฐานข้อมูลเดียวกัน โดยไม่ต้องออกจากระบบ ระบบจะแสดงชื่อตะกร้างานรองที่มีสิทธิ ์สามารถกดเลือก แล้วกดตกลงเพื่อเข้าทำงานตะกร้านั้นๆได้เลย

         เข้าสู่หน่วยงานหลัก สำหรับเปลี่ยนมาทำงานตะกร้าหลัก (หน่วยงานแรกที่เข้าสู่ระบบได้   

                  หมายเหตุ

    เมนู เปลี่ยนหน่วยงาน และเข้าสู่หน่วยงานหลักจะปรากฏเฉพาะชื่อผู้ใช้ทีเข้าระบบมาและมีสิทธิ์เข้าทำงานได้มากกว่า 1 ตะกร้างาน

      อธิบายเมนู

       เมนูหนังสือรอดำเนินการ

เมนูหนังสือรอดำเนินการ รวบรวมงานรอดำเนินการใน

ลักษณะต่างๆกัน เป็น 3 เมนู คือ

             หนังสือรอลงทะเบียน จะแสดงรายการที่หน่วยอื่นๆ ส่งเอกสารผ่านระบบมาให้ (IN BOX) เช่น งานธุรการส่วนงานกลาง รับเอกสารจากหน่วยงานอื่น และส่งเรื่องมาให้ โดยระบบจะแสดงเฉพาะรายการใหม่ ที่ผู้ใช้ยังไม่ได้รับเลขทะเบียนเอกสาร สังเกตจากช่อง ทะเบียน จะเป็นเครื่องหมายรูปกระดาษ เพื่อให้ผู้ใช้กดเข้าไปดำเนินการรับเอกสารต้นฉบับ จากระบบ (รับ/ให้เลขทะเบียนเอกสาร) หรือ เรื่องเดิมที่เคยส่งให้หน่วยงานอื่นๆ และหน่วยงานอื่นๆ นั้นได้รับและ ส่งเรื่องคืนมาให้ สังเกต ระบบจะรับเอกสารให้อัตโนมัติ โดยให้เป็นเลขทะเบียนเดิมสังเกตสถานะเป็น แฟ้มปิด

                                                                                                             หนังสือรอลงทะเบียน

      หมายเหตุ รูปกระดาษ หมายถึง เอกสารที่ยังไม่ลงทะเบียนรับ

     “สีฟ้า”     รายการที่จะมีเอกสารฉบับจริงส่งมาให้ด้วย

     “สีส้ม”     รายการที่ไม่มีเอกสารฉบับจริงส่งมา โดยผู้ส่งให้ผู้รับ อ่านเอกสารแนบจากระบบ

     สัญลักษณ์     หมายถึง รายการนั้นยังไม่ได้เปิดอ่าน (จากการกดดูรายละเอียด)

                        หากเป็นสีแดง หมายถึง งานที่เลยกำหนดระยะเวลาดำเนินการ ยังไม่เปิดอ่าน

     สัญลักษณ์     หมายถึง รายการนั้นมีการเปิดอ่านแล้ว (จากการกดดูรายละเอียด)

   หนังสือระหว่างดำเนินการ จะแสดงรายการที่รับเข้ามาในหน่วยงาน ซึ่งเป็นเรื่องที่มีเลขทะเบียนแล้ว หรือ เป็นงานสร้าง/ทะเบียนเอกสารส่งภายใน และอยู่ในระหว่างดำเนินการ ยังไม่ปิดงาน ยังไม่จัดส่งไปหน่วยงานใดๆ ระบบจะแสดงข้อมูล สังเกตสถานะเป็น รูปนาฬิกา (กำลังดำเนินการ)

   หนังสือตีกลับ ระบบจะแสดงรายการที่ผิดปกติเพื่อให้ผู้ใช้เข้าไปตรวจสอบโดยสังเกตจำนวนเรื่องที่แจ้งด้านใต้เมนู ส่วนเรื่องที่อยู่ภายในเมนูนี้ เช่น เป็นเรื่องที่มาจากผู้ใช้ส่งเรื่องให้หน่วยงานที่ 2 และหน่วยงานที่ 2 พิจารณาแล้วว่าเรื่องไม่เกี่ยวข้องกับหน่วยงานของตนเอง เจ้าหน้าที่หน่วยงานที่ 2 จะสั่ง “ตีกลับ” เอกสารคืนมา โดยสังเกต สถานะของเรื่องจะเป็น รูปดาวสีแดง

เมนูทะเบียนรวม

ประกอบด้วย 3 เมนู ซึ่งแต่ละเมนู จะแสดงเอกสารตาม

ประเภทเมนูที่เลือก เช่น งานรับเข้า, งานสร้างส่งภายใน,

หรือ งานสร้างส่งภายนอก

ระบบจะแสดงเอกสารทุกสถานะ ทุกเรื่องของแต่ละประเภท

ผู้ใช้สามารถสังเกตได้ว่าอยู่ที่เมนูใดอยู่ จาก map ด้านบน    

ดังภาพ

                                                           เมนูเอกสารรับเข้า รวมงานรับเข้าทุกสถานะ (ระหว่างดำเนินการ ส่ง ปิด ตรวจสอบ ฯลฯ)

เมนูเอกสารภายในหน่วยงาน รวมงานสร้างส่งภายในทุกสถานะ (ระหว่างดำเนินการ ส่ง ปิด ตรวจสอบ ฯลฯ)สังเกตได้จากสัญลักษณ์เอกสารสร้างส่งภายใน

เมนูเอกสารออกภายนอก รวมงานสร้างส่งภายนอก สังเกตได้จากสัญลักษณ์เอกสารสร้างส่งภายนอก

      เมนูรายการส่งเอกสาร

รวบรวมรายการเอกสารทุกประเภท(งานรับเข้าสร้างส่งภายในสร้างส่งภายนอก)ที่ผู้ใช้ส่งให้หน่วยงานอื่นสำหรับตรวจสอบการรับเอกสารการดำเนินงานและสำหรับดึงเอกสารกลับทั้งนี้ สถานะเอกสาร และเลขทะเบียนในหน้านี้ เป็นของหน่วยงานที่ผู้ใช้ส่งให้ สังเกตได้จากชื่อหน่วยงานส่งถึงจากภาพ จะสังเกตเห็นว่า เรื่องเดียวกัน ส่งถึงหลายหน่วยงาน ระบบจะแสดงรายการเอกสารของผู้รับทั้งหมด

   เมนูรายการส่งเอกสาร แสดงรายการเอกสารที่ส่งถึงหน่วยงานต่างๆ แสดงสถานะเอกสาร และเลขทะเบียนของผู้รับเอกสาร

แสดงเอกสารทุกประเภทของผู้ใช้ สังเกตสัญลักษณ์ประเภทเอกสารสร้างส่งภายใน สร้างส่งภายนอกหากเป็นเอกสารรับเข้า ไม่มีสัญลักษณ์

   เมนูเอกสารที่ต้องติดตาม

รวบรวมเอกสารทุกสถานะที่กำหนดให้เป็นเอกสาร “ติดตามการทำงาน” สามารถกำหนดได้จากเมนู แก้ไข, บันทึกงาน และเมนูส่งเอกสารจะมีสัญลักษณ์ ติดตามงาน ดังภาพ

            เมนูเอกสารที่ต้องติดตาม แสดงรายการเอกสารทุกประเภท ทุกสถานะที่กำหนดให้เป็นเอกสารติดตามการทำงาน

          หมายเหตุ หน้าแสดงรายการเอกสารทุกเมนูข้างต้น ปกติจะแสดงข้อมูลใหม่ก่อน แต่ผู้ใช้สามารถ สั่งเรียงข้อมูลตามคอลัมน์ ตามที่ผู้ใช้ต้องการได้ โดยกดที่หัวคอลัมน์ ระบบจะเรียงจากน้อยไปมาก และมากไปน้อย ตามการกดแต่ละครั้งที่สลับกัน สังเกตจากเครื่องหมายรูป สามเหลี่ยม

            - ด้านฐานอยู่ด้านล่าง จะเรียงจากน้อย ไปมาก 

            - ด้านฐานอยู่ด้านบน จะเรียงจากมาก ไปน้อย 

      หน้าแสดงรายการเอกสารจากผลการค้นหา

       เมนูสั่ง การเอกสารต่างๆข้างต้น และหน้าจอแสดงรายการเอกสารจากการค้นหา จะแสดงรายการในรูปแบบเดียวกัน ซึ่งผลการค้นหา จะแสดงรายการเอกสาร ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขในการค้น หากไม่ระบุประเภทเอกสาร (งานรับเข้าสร้างส่งภายใน สร้างส่งภายนอก) ระบบจะแสดงรายการเอกสารทุกประเภท ดังภาพด้านล่างนี้ (สังเกตว่า เป็นกำลังทำงานใน mode ค้นหา จากแถบเมนูหลักที่เน้นที่ปุ่ม “ค้นหา”)

      อธิบายรายละเอียดในหน้าแสดงรายการเอกสาร

      รูปแบบการแสดงรายการเอกสารแต่ละรายการ แบ่งออกคอลัมน์ 9 ส่วน ดังนี้

  1. สัญลักษณ์เอกสารแนบ แสดงเป็น icon ของเอกสารที่แนบหากมีเอกสารแนบเพิ่มเติม จะแสดงเป็นสัญลักษณ์ ที่เลขทะเบียน ให้กดที่เลขทะเบียนเพื่อดูเอกสารแนบเพิ่มเติม

     2. สัญลักษณ์แสดงสถานะของเอกสาร เช่น

          (เหลือง)  รายการนั้นยังไม่ได้เปิดอ่าน (จากการกดดูรายละเอียด)

          (แดง)       งานที่เลยกำหนดระยะเวลาดำเนินการ ยังไม่เปิดอ่าน

                           รายการนั้นยังไม่ได้เปิดอ่าน (จากการกดดูรายละเอียด)

          (ฟ้า)         งานระหว่างดำเนินการ ที่ลงรับ – สร้างไว้ แต่ยังไม่ได้ส่งหรือยังไม่ปิดงาน

        (แดง)         งานระหว่างดำเนินการ ที่ลงรับ – สร้างไว้ แต่ยังไม่ได้ส่งหรือยังไม่ปิดงาน และเลยระยะเวลาดำเนินการ

          งานที่ปิดงานแล้ว

          งานที่ส่งเรื่องต่อไปแล้ว

          งานที่ยกเลิกแล้ว

          งานอยู่ระหว่างตรวจสอบ

          งานที่ถูกดึงกลับ/ตีกลับ

     3. สัญลักษณ์แสดงความด่วนของเอกสาร เช่นไม่มีสัญลักษณ์ ความด่วน เป็นปกติ

          ด่วน

          ด่วนมาก

          ด่วนที่สุด

     4. สัญลักษณ์แสดงประเภทของเอกสาร มี 3ประเภท คือไม่มีสัญลักษณ์ หมายถึง เอกสารรับเข้า

          หมายถึง เอกสารสร้างส่งภายใน

          หมายถึง เอกสารสร้างส่งออกนอกองค์กร

     5. เลขทะเบียน แสดงเลขทะเบียนเอกสาร หรือหากยังไม่ลงรับเอกสาร แสดงเป็น หรือ ผู้ใช้

สามารถกดเพื่อเข้าไปสั่ง การ กับเอกสารเรื่องที่เลือกกดได้ ได้แก่การดูรายละเอียดเอกสาร บันทึกงาน ส่งเอกสาร ปิดงาน ตรวจสอบ สิ้นสุดการตรวจสอบ ลบเอกสาร จัดเก็บเอกสาร และยืมคืนเอกสาร

                    หน้ารายละเอียดเอกสารและสัง่ การทำงาน เมื่อกดที่เลขทะเบียน หรือรูปกระดาษจากหน้าแสดงรายการเอกสาร

      6. เอกสารเลขที่ ผู้ใช้สามารถกดเพื่อเข้าไป ตรวจสอบ,ติดตามขัน้ ตอนการทำงาน

ตลอดจนอ่านคำสัง่ การ หรือบันทึกการทำงานของแต่ละหน่วยงาน ที่เอกสารดำเนินการผ่าน

   

      7. วันที่ แสดงวันที่ลงรับ-สร้าง (กรณีเป็นเจ้าของผู้สร้างเอกสาร) หรือวันที่ส่งเอกสาร (กรณีได้รับ

เอกสารจากหน่วยงานอื่น)

     8. เวลา แสดงเวลาที่ลงรับ-สร้าง (กรณีเป็นเจ้าของผู้สร้างเอกสาร) หรือเวลาส่งเอกสาร (กรณีได้รับเอกสารจากหน่วยงานอื่น)

     9. เรื่อง แสดงรายละเอียดของเอกสาร โดยแสดงเรื่อง และข้อมูล จาก – ถึง ตามที่กรอกไว้ในการสร้างเอกสาร

       การลงรับเอกสาร

        กรณีมีเอกสารส่งเข้ามาในหน่วยงาน ซึ่งอาจเป็นเอกสารจากหน่วยงานอื่นๆ ภายในองค์กร หรือ เอกสารจาก

หน่วยงานนอก องค์กร เช่น เอกสารเวียนจากภายนอก ซึ่งการรับเอกสารสามารถรับได้ 2 วิธี

          1. ป้อนข้อมูลรายละเอียดเอกสารใหม่ทั้งหมด (จากเมนู ลงรับเอกสาร)

          2. รับเอกสารผ่านระบบ (รับเอกสารต้นฉบับ จากเมนู งานรอลงทะเบียน/รอผู้ปฏิบัติ)

    1. การลงรับเอกสาร โดยป้อนข้อมูลรายละเอียดเอกสารใหม่ ทั้งหมด

เอกสารจากภายนอกที่ส่งเข้ามาใน องค์กร โดยผ่านหน่วยงานสารบรรณกลาง , หรือ

เอกสารที่หน่วยงานภายนอก องค์กร ส่งตรงมายังหน่วยงานภายใน (By Hand, By FAX) หรือ รับเรื่องจากหน่วยงานที่ไม่มีระบบงานสารบรรณติดตั้ง (ไม่ส่งเอกสารผ่านระบบ)

           ผู้ใช้สามารถลงรับเอกสาร โดยต้องป้อนข้อมูลรายละเอียดเอกสาร ที่ หน้าหลัก | เมนูลงรับเอกสาร หรือเลือกจากทางลัดเมนูด้านบน (บริเวณสีฟ้าที่แสดงชื่อ-สังกัดผู้ใช้งาน เมื่อไม่ได้อยู่ที่หน้าหลัก) หลังจากเลือกระบบจะแสดงแบบฟอร์มให้ป้อนรายละเอียด เพื่อใช้เป็นการอ้างอิง หรือ เรียกค้นเอกสาร

            รายละเอียดเอกสาร ที่บันทึก (Document Index) ได้แก่

ประเภทเอกสาร เลือกประเภทเอกสารที่รับเข้าโดยกดลูกศรชี้ลง กรณีลงทะเบียนรับเอกสาร

แยกเล่ม

            เลขทะเบียน             เลขทะเบียนรับเอกสาร เว้นว่างไว้หากต้องการให้ ระบบนับเลขทะเบียน

   ต่อไปให้อัตโนมัติ หรือป้อนเลขทะเบียนที่ต้องการลงไปในช่องรับข้อมูลเอง ระบบจะรับเลขทะเบียนที่ป้อน และ จะไม่นับเลขทะเบียนเพิ่มขึ้นให้ ซึ่ง เลขทะเบียนที่ป้อน ควรเป็นการป้อนเลขทะเบียนย้อนหลัง กรณีแทรกเลขทะเบียนเท่านั้น

           สำหรับ   การป้อนเลขทะเบียนกรณีที่ต้องแทรกเลข ผู้ใช้จะต้องป้อนเลขทะเบียนที่ไม่ซ้ำกับเลขที่เคยรับเข้ามาและยังใช้อยู่ในตะกร้าของตนหรือป้อนเป็นเลขทศนิยม2ตำแหน่งระหว่างช่วงเลขที่ต้องการแทรก

            เลขที่เอกสาร            เลขที่เอกสารตามจริง (ที่ปรากฏอยู่ในเอกสารต้นฉบับ) สามารถป้อนได้

  50 ตัวอักษร หากสร้างต้นแบบเรื่องเก็บไว้ เลือกเรื่องได้จากปุ่ม

            จำนวน                      ป้อนจำนวนเลขทะเบียนที่ต้องการสร้าง

            วันที่ และ เวลารับ      วัน/เวลารับเอกสาร ระบบจะขึ้นให้อัตโนมัติ

            ลงวันที่                      ป้อนวันที่ ที่ระบุในเอกสาร ระบบจะปรากฏวันที่ปจัจุบันให้ก่อน ผู้ใช้  สามารถเปลี่ยนแปลงโดยการ ป้อนวันที่ที่ต้องการ หรือ เลือกวันที่จากปฏิทินโดยกดปุ่ม ด้านท้ายของช่องวันที่

          ชั้นความเร็ว                 เอกสารเรื่องที่ป้อน หากต้องการระบุความเร่งด่วนในการทำงาน สามารถ

                                              เลือกได้โดยกดลูกศรชี้ลง เพื่อเลือก

                                                          ปกติ                 ด่วน

                                                          ด่วนมาก           ด่วนที่สุด

          ชั้นความลับ:                เอกสารเรื่องที่ป้อนมีการระบุ ชั้นความลับในการเปิดอ่านเอกสาร เช่น

                                                          ปกติ                  ลับ

                                                          ลับมาก              ลับที่สุด

          หมวดเอกสาร :           กำหนดหมวดหมู่ ของเอกสาร หากผู้ใช้ไม่กำหนด ระบบจะกำหนดให้เป็น

                                            “ เอกสารทั่วไป ”

          อ้างถึง :                      ป้อนข้อมูลอ้างถึง ที่มีการ ระบุในเอกสารซึ่งป้อนได้ 100 ตัวอักษร

          สิ่งที่ส่งมาด้วย :          ป้อนรายละเอียดของ สิ่งที่ส่งมาด้วยป้อนได้ 100 อักษร

          จาก :                       ป้อนชื่อหน่วยงานที่ส่งมาให้ โดยป้อนได้ 100 ตัวอักษรหรือ เลือกรายชื่อหน่วยงานโดย

    - กดปุ่ม 3 ด้านท้ายช่อง จาก เพื่อแสดงรายชื่อหน่วยงานภายใน ที่ใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ INFOMA: Web Flow ป้อนคำค้นแล้วกดปุ่มค้นหาหรือกดปุ่มค้นหาเลยระบบจะแสดงชื่อหน่วยงานทั้งหมด กดที่หน่วยงานที่ต้องการเพื่อเลือก

     - กดปุ่ม 4  ด้านท้ายช่องจากเพื่อแสดงรายชื่อหน่วยงานภายนอกที่ติดต่อด้วยบ่อย และได้สร้างชื่อไว้ในระบบ จากเมนู ควบคุมระบบผู้ใช้สามารถป้อนคำค้นแล้วกดปุ่มค้นหา หรือกดปุ่มค้นหาเลย ระบบจะแสดงชื่อหน่วยงานทั้งหมด กดที่หน่วยงานที่ต้องการเพื่อเลือก

        ถึง :                             ป้อนชื่อหน่วยงานที่ระบุถึงในเอกสาร ป้อนได้ 100 ตัวอักษร หรือ

                                            เลือกรายชื่อหน่วยงานจากปุ่ม 3  หรือ 4 เหมือนกับการทำงานหัวข้อ จาก

        เรื่อง :                           ป้อน ชื่อเรื่องของเอกสาร สามารถป้อนได้ 255 ตัวอักษร

        รายละเอียด :                รายละเอียดเพิ่มเติม หรือเนื้อเรื่องสรุป สามารถป้อนได้ 2 ล้านตัวอักษร

        วิธีการนำส่ง :               กดลูกศรชี้ลงเพื่อเลือกวิธีการนำส่ง

        วัตถุประสงค์ :               กดลูกศรชี้ลงเพื่อเลือก วัตถุประสงค์ของเรื่องที่รับมา

        นำเสนอ/ผู้ปฏิบัติ :        บันทึกเพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้ปฏิบัติงาน หรือส่งเรื่องเสนอผู้บังคับบัญชา

        อายุเอกสาร :                กำหนดอายุของเอกสาร หรือ กดปุ่มสี่เหลี่ยมด้านท้าย ระบบจะแสดง

                                             ปฏิทินให้เลือก ซึ่งหลักการทำงานจะเหมือนการเลือกวันที่เอกสาร  2

        ติดตามผลการทำงาน : ผู้บันทึกทำสัญลักษณ์ไว้ เพื่อให้สะดวกต่อการรวบรวมเอกสารต้อง

                                             ติดตามภายใต้เมนู เอกสารที่ต้องติดตามที่หน้าหลัก

        ที่เก็บเอกสาร :              ผู้บันทึกข้อมูลสามารถป้อน สถานที่เก็บเอกสารต้นฉบับตามจริงเพื่อ

                                             ใช้อ้างอิง

        ดำเนินการเสร็จวันที่ :   ป้อน หรือเลือกวันที่เพื่อ กำหนดวันที่ ที่ต้องดำเนินงานเสร็จ   2

        หมายเหตุ :                   ข้อความหมายเหตุ ที่ต้องการบันทึกเพิ่ม

        ป้อนรายละเอียดเอกสารเท่าที่มี หากไม่มี สามารถเว้นว่างไว้ ยกเว้นข้อมูลในช่องสีแดง ซึ่งเป็นข้อมูลพื้นฐานของเอกสารแต่ละฉบับ เพื่อประโยชน์ในการค้นหาข้อมูลต่อไป

           เมื่อป้อน รายละเอียดจนสมบูรณ์แล้ว ระบบจะให้ผู้ใช้เลือกดำเนินการต่อ โดยเลือกปุ่มทำงาน

อธิบายปุ่มการทำงาน

          1.กดปุ่ม  สร้าง  เพื่อบันทึกเรื่องเข้าสู่ระบบ

          2.กดปุ่ม ยกเลิก เมื่อต้องการยกเลิกเรื่อง โดยระบบจะล้างข้อมูลตามช่องป้อน ต่างๆ ให้ว่างและอยู่หน้าจอการสร้างเอกสารเดิม เพื่อรอผู้ใช้ป้อนข้อมูลใหม่ หรือ ดำเนินงานในหัวข้ออื่นต่อไป

          3.กดปุ่ม สร้างและเก็บต้นแบบข้อความ เมื่อต้องการบันทึกเรื่องเข้าสู่ระบบ พร้อมทัง้ ให้ระบบเก็บ

รายละเอียดข้อมูลต้นแบบไว้ ใช้เลือกเป็นต้นแบบในภายหลัง

         เมื่อกดปุ่มสร้าง หรือสร้างและเก็บต้นแบบข้อความแล้ว ระบบจะให้เลขทะเบียน และวันที่-เวลาลงรับดังภาพผู้ใช้สามารถเลือกแนบเอกสารต้นฉบับหรือไม่ก็ได้ ในหน้านี้

         - กรณีที่ต้องการแนบเอกสาร (Attach File) สามารถเลือกได้ 2 วิธี ตามชนิดของเอกสารที่ต้องการแนบ

          1. แนบไฟล์ข้อมูลสำเร็จรูปชนิดต่างๆ ด้วยวิธี Browse

          2. แนบข้อมูลที่เป็น กระดาษ ด้วยวิธี Scan

-           กรณี ไม่ต้องการแนบเอกสาร ผู้ใช้สามารถเลือกขั้นตอนการทำงานต่อ ได้ 2 วิธี ดังนี้

          1. กดปุ่ม << ป้อนเรื่องใหม่ เมื่อต้องการกลับไปหน้าจอลงรับเอกสารเพื่อป้อนข้อมูลเรื่องใหม่ต่อไป

          2. กดปุ่ม ดำเนินการต่อ >> เมื่อต้องการสั้งการต่อไป กับเรื่องที่ลงรับนี้ให้จบขั้นตอนที่ต้องการ เช่น แก้ไขข้อมูล, บันทึกการทำงาน, ส่งเอกสารต่อ เป็นต้น

       การแนบเอกสาร

      1. แนบไฟล์ข้อมูลสำเร็จรูปชนิดต่างๆ ด้วยวิธี Browse

         ผู้ใช้กดปุ่ม Browse ระบบแสดงหน้าจอให้ เลือกไฟล์ที่ต้องการส่งเข้าระบบ เพื่อแนบไปพร้อมกับเรื่องเอกสาร ผู้ใช้เลือกไฟล์ข้อมูล จากแหล่งต้นทางซึ่งเป็นเครื่องที่ใช้ทำระบบอยู่ในขณะนี้ เมื่อเลือกได้ไฟล์ที่ต้องการแล้วกดปุ่ม Open เพื่อเป็นการส่งชื่อไฟล์ต้นทางเข้าระบบ

        จากนั้นกดปุ่ม แนบเอกสาร

      

 2. แนบข้อมูลที่เป็น กระดาษ ด้วยวิธี Scanผู้ใช้ กด Scan ระบบจะขึ้นหน้าต่างสำหรับสแกนเอกสารผ่านโปรแกรม INFOMA:WebScan จากนั้นกดปุ่ม Scan New

         ระบบแสดงหน้าต่าง ให้เลือกรูปแบบการ ถ่ายภาพเอกสารเข้าสู่ระบบ

       ตั้งค่าความละเอียด (resolution) ขนาดกระดาษ และประเภทเอกสาร (greyscale, text, colour) แล้วกด Scan

          เมื่อสแกนเรียบร้อยแล้ว กด Transfer

         หมายเหตุ ในขั้นตอนการสั่งสแกนเอกสาร หน้าจอที่ปรากฏ จะแสดงหน้าจอตามยี่ห้อและรุ่นของ

Scanner ที่ต่อพ่วงกับระบบ จากตัวอย่างหน้าจอ เป็น Scanner Fujitsu รุ่น M3093GX ซึ่งการใช้งาน

สแกนเนอร์รุ่นอื่นๆ ถือเป็นส่วนของมาตรฐานทั่วไป ผู้ใช้อาจจะต้องทำความเข้าใจกับการใช้ฟังก์ชั่น

ในการสแกนแต่ละรุ่นด้วย

         ข้อควรระวัง

         เอกสารที่สแกนส่วนใหญ่มักเป็น เอกสารขาว-ดำ ผู้ใช้ควรเลือกสแกนแบบ B&W (Text) เพื่อประหยัดเนื้อที่ในการจัดเก็บ ส่วนลักษณะอื่น ๆ ให้เลือกตามชนิดของภาพ ซึ่งสแกนเนอร์บางรุ่น อาจจะมีการเลือกรูปแบบการสแกนได้หลายแบบ เช่น

        Scanning Type สามารถเลือกได้ 3 แบบ ดังนี้

       - Flatbed scan เลือกสแกนแบบเปิดฝาถ่าย โดยคว่ำหน้าที่ต้องการถ่ายลงที่บนส่วนการอ่านภาพ

       - ADF scan เลือกสแกนแบบ Auto Feeder สามารถถ่ายได้ครั้งละหลาย ๆ หน้าเอกสาร

       - ADF & Duplex scan เลือกสแกนแบบ Feed และ ถ่ายทั้งด้านหน้า-หลังในการ Feed ครั้งเดียวกัน

        Resolution เลือกความละเอียดในการสแกน โดยทั่วไปกำหนดไว้ที่ 200 x 200 dpi ทั่งนี้ขึ้นอยู่กับ           คุณภาพและความคมชัดของเอกสารที่นำมาถ่าย

       Frame Area เลือก พื้นที่ ที่ต้องการ Scan โดยทั่งไปกำหนดขนาดไว้ที่ Size A4 documentจากนั้นให้ผู้ใช้กดปุ่ม Scan เพื่อทำการถ่ายภาพโดย ภาพที่ได้จะปรากฏบนจอภาพ และถ้าต้องการ Scan ภาพต่อ สามารถเลือกได้จาก Function Scan ดังนี้

       - Appended Scanned Page เป็นการสแกนต่อท้ายจากภาพ ที่กำลังแสดง

       - Insert Scanned Page เป็นการสแกนโดยการแทรก ในหน้าที่ต้องการ

       - Rescan Scanned Page เป็นการสแกนโดยถ่ายภาพสแกนใหม่อีกครั้งโดยทับหน้าเอกสารที่ปรากฏ

       การเพิ่มหรือ ปรับปรุงเอกสารแนบท้าย

      เอกสารแต่ละเรื่องผู้ใช้สามารถแก้ไขเอกสารแนบต้นฉบับ หรือ เพิ่มเติมเอกสารแนบได้ไม่จำกัดเอกสารแนบ โดยผู้ใช้เข้ามาหน้ารายละเอียดเอกสาร สังเกตด้านล่างของรายละเอียด

       
            การอ่านเอกสารแนบเรื่อง และ อ่านเอกสารเพิ่มเติม

         ในระบบผู้ส่ง หรือ ผู้รับสามารถแนบข้อมูลไปพร้อมกับเรื่องได้ ซึ่งหลังจากแนบเรื่องแล้ว สามารถอ่านเอกสารแนบได้ โดยกดที่ สัญลักษณ์ด้านหน้ารายการเอกสาร หรือในหน้ารายละเอียดเอกสาร ซึ่งภายหลัง จากที่ผู้กดสัญลักษณ์ระบบจะแสดงภาพเอกสารบนหน้าจอ

         2. การลงรับเอกสาร โดยรับเอกสารผ่านระบบ (รับเอกสารต้นฉบับ)

      เป็นการลงรับเอกสาร อีกวิธีที่ระบบช่วยลดขั้นตอนการป้อนรายละเอียดเรื่อง ซึ่งให้ผู้ใช้ทำงานง่าย และรวดเร็วขึ้น ผู้ใช้ไม่ต้องป้อนรายละเอียดเอกสาร เพียงแต่เอกสารที่จะลงรับ ต้องเป็นเอกสารที่หน่วยงานภายในองค์กร ได้ใช้ระบบสารบรรณ ส่งเรื่องผ่านมาให้หน่วยงานของผู้รับ โดยตัวเรื่องที่ส่งมาจะรวมอยู่ภายใต้ หน้าหลัก เมนูหนังสือรอดำเนินการ (สังเกตจำนวนเรื่องมาใหม่ ใต้เมนูหนังสือรอลงทะเบียน) ผู้ใช้สามารถตรวจสอบเอกสารได้สะดวก

การเข้าหัวข้อ หนังสือรอลงทะเบียน ผู้ใช้อาจกดที่เมนูใน หน้าหลัก หรือ เลือกจากทางลัดเมนูด้านบนของบางหน้าจอ และในหน้าหลัก ผู้ใช้สามารถตรวจสอบจำนวนเอกสารใหม่ ได้จาก ข้อความแจ้งจำนวนภายใต้เมนูหนังสือรอลงทะเบียน จากตัวอย่าง ระบบแจ้งมีเอกสารใหม่ จำนวน 6 รายการ และเมื่อเลือกเมนู ระบบจะแสดงรายการเอกสารใหม่

ระบบแจ้งจำนวนเอกสาร

ในส่วนรายละเอียดผู้ใช้งานและเมนูลัดรายการเอกสารใหม่ รอ

ลงทะเบียน ช่องเลข

ทะเบียนเป็นรูปกระดาษ

                                                                                              ดังที่ Tool Tip ช่วยอธิบายการใช้งาน

 เมื่อกดเข้ามาจากเมนู ระบบแสดงรายการเอกสารใหม่ รอลงทะเบียน (ยังไม่มีเลขทะเบียน) ระบบจึงกำหนดสัญลักษณ์เลขทะเบียนเป็นรูปกระดาษ โดย กระดาษ

      “สีฟ้า” แสดงรายการที่จะมีเอกสารฉบับจริงส่งมาให้ด้วย เมื่อได้รับต้นฉบับแล้ว จึงจะลงทะเบียน

      “สีส้ม” แสดงรายการที่ไม่มีเอกสารฉบับจริงส่งมา โดยผู้ส่งให้ผู้รับ อ่านเอกสารแนบจากระบบ

       ในหน้าจอ เอกสารรอลงทะเบียน ผู้ใช้สามารถตรวจสอบรายละเอียดต่างๆ เช่น อ่านเอกสารแนบดูรายละเอียดหรือติดตามขั้นตอนการทำงานก่อนการลงรับเอกสารผ่านระบบโดยกดที่เครื่องหมาย กระดาษ ที่รายการที่ต้องลงรับ ระบบจะแสดงหน้าจอรายละเอียดของเรื่อง

      ผู้ใช้กดปุ่ม รับต้นฉบับ เพื่อเริ่มขึ้นตอนการลงรับเอกสาร หรือ กดปุ่ม << กลับ สำหรับไปหน้าจองานรอลงทะเบียน หากยังไม่ต้องการรับเอกสารตอนนี้

         หลังจากผู้ใช้กดปุ่ม รับต้นฉบับ ระบบจะแสดงหน้าจอพร้อม ทัง้ แจ้งวันที่และเวลา เลขทะเบียนล่าสุดให้ก่อนผู้ใช้สามารถเปลี่ยนแปลงเลขทะเบียนได้เอง เช่น อาจะเปลี่ยนเป็น 5.10 (เป็นเลขทศนิยม 2 หลัก) หรือ กดตกลง เพื่อรับเลขทะเบียนที่ระบบกำหนดมาให้ และแสดงหน้าผลการลงรับเอกสาร ดังภาพ

                                                                                                                                  ผลการลงรับเอกสาร

          ระบบจะแจ้งเลขทะเบียน,วันที่, เวลา ที่รับเอกสาร ซึ่งผู้ใช้สามารถนำเลขที่ทะเบียน,วันที่เวลา ที่ระบบแจ้งให้ทราบ เขียนในตาประทับในเอกสารได้เอง ผู้ใช้สามารถกดปุ่ม กลับ  เพื่อกลับไปหน้าจอ หนังสือรอลงทะเบียน

           การตีกลับเอกสาร 

           ในกรณีที่ผู้ใช้ ตรวจสอบพบว่ารายการเอกสารบางรายการในหน้า หนังสือรอลงทะเบียน ไม่ใช้เอกสารของหน่วยงานตน หรือ ผู้ส่ง ส่งเอกสารมาผิดหน่วยงาน ผู้ใช้สามารถส่งเรื่องคืน หรือ ตีเอกสารกลับคืน หน่วยงานต้นทางโดยกดที่เครื่องหมาย กระดาษ ในหน้ารายการงานรอลงทะเบียน และ กดปุ่ม ตีกลับ ในหน้ารายลเอียดเอกสาร

                                                                                                                                            กดที่กระดาษ

                                                                                                      หน้ารายละเอียดเอกสาร กดปุ่ม ตีกลับ

           ระบบจะแสดงหน้าจอการตีกลับเอกสาร ผู้ใช้จะต้องป้อน เหตุผลของการตีกลับเอกสาร ในช่อง บันทึกการตีกลับ โดยระบบจะนำข้อความที่ป้อนไปแจ้งหน่วยงานผู้ส่ง ให้ทราบถึงเหตุผลของท่านที่ตีกลับเนื่องจากอะไร จากนั้นกดปุ่ม ตกลง เพื่อยืนยันการตีกลับเอกสาร

                                                                                                   หน้าตีกลับเอกสาร กรอกข้อความถึงผู้ส่ง

การติดตามเอกสารตีกลับที่หน้าจอผู้ส่ง

ระบบจะส่งเรื่องคืนผู้ส่ง โดยแสดงที่หน้าหลัก เมนู เอกสารส่งคืน ดังรูป เมื่อกดเข้ามา จะพบรายการเอกสารที่ส่งคืน

ระบบจะเก็บประวัติการรับ-ส่ง และตีกลับ พร้อมข้อความไว้ สำหรับติดตามเอกสารในหน้าติดตามเอกสาร ดังนี้

                                                                                                 หน้าจอแสดงรายการเอกสารของผู้ส่ง

          

            จากหน้ารายการเอกสารของผู้ส่ง สถานะเอกสารเป็น “ตีกลับ” เมื่อกดติดตามเอกสาร (กดที่เลขที่เอกสาร) ที่หน้าติดตามเอกสาร สามารถตรวจสอบประวัติการตีกลับ-ดึงกลับได้ 2 วิธี คือ

          1. กดที่ดูบันทึกแบบตาราง

           2. กดที่วันที่ส่ง ของผู้ส่งจะเห็นประวัติเช่นเดียวกัน

              สร้าง/ทะเบียนเอกสารส่งภายใน

              เป็นการออกเลขที่เอกสารระดับหน่วยงาน ที่ผู้ลงนามเป็นผอ.ฝ่าย สามารถทำการออกเลขที่เอกสารส่งไปหน่วยงานต่าง ๆ ภายในหน่วยงาน สามารถดำเนินการ ดังนี้

              1.เลือกเมนู สร้าง/ทะเบียนเอกสารส่งภายใน

            2.ป้อนรายละเอียดของเอกสาร

            3. ระบบจะให้เลขที่เอกสารอัตโนมัติ นับเฉพาะลำดับเฉพาะหน่วยงานที่ออกเท่านั้น

            4. เลือกขั้นตอนการทำงานต่อไป เช่นบันทึกการทำงาน, ส่งหน่วยงานที่เกี่ยวข้องหมายเหตุ หากเป็นการส่งออกไปหน่วยงานภายใน ที่ยังไม่ใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ สามารถทำการบันทึกการทำงาน และปิดงานได้

             สร้าง/ทะเบียนเอกสารส่งภายนอก

              การออกเลขที่เอกสารในหัวข้อนี้เป็นการออกเลขที่สำหรับติดต่อระหว่าง สวทช.กับหน่วยงานภายนอกมีหลักเกณฑ์ในการนับเลขรวมต่อกันทั้งองค์กรระบบจะทำการนับเลขที่เอกสารต่อกันไปเรื่อยๆ

ต่อไปผู้ใช้ที่มีสิทธิในการออกเลขที่เอกสารได้ สามารถขอเลขผ่านระบบ โดยจะต้องทราบรหัสผ่านจึงจะสามารถใช้ระบบได้ มีขั้นตอนการปฏิบัติงาน ดังนี้

              1. เลือกเมนู สร้าง/ทะเบียนเอกสารส่งภายนอก

              2. จากนั้นป้อนรหัสผ่าน                                3. ป้อนรายละเอียดต่างๆ ของเอกสาร

                                                                                  

  4. ระบบจะให้เลขที่เอกสารอัตโนมัติโดยนับเรียง    5. ระบบจะเก็บงานเข้าทะเบียนรวมให้โดยอัตโนมัติ

     ร่วมกันทัง้ องค์กร

         การใช้งานเอกสาร

         การใช้งานเอกสาร หรือสัง่ การเอกสารโดยผู้ใช้เข้ามาที่หน้ารายละเอียดเอกสาร ระบบถือเป็นที่รวมคำสั่งการทั้งหมดในแต่ละเรื่อง สำหรับการเข้าหน้าจอรายละเอียดของเรื่องผู้ใช้สามารถมาได้จากหลายขั้นตอนซึ่งเป็น

         การทำงานในหัวข้อต่าง ๆ ดังนี้

         1. หนังสือรระหว่างดำเนินการ  กดเลขทะเบียน  หน้ารายละเอียดเอกสาร  เลือกคำสัง่ การ

         2. ลงทะเบียนรับส่ง (ลงรับเอกสาร, สร้าง/ทะเบียนเอกสาร)  แนบเอกสาร หรือ กดดำเนินการต่อ หน้ารายละเอียดเอกสาร  เลือกคำสัง่ การ

         3. ทะเบียนรวม (เอกสารรับเข้า, เอกสารภายในหน่วยงาน, เอกสารออกภายนอก)  กดเลขทะเบียน หน้ารายละเอียด  เลือกคำสัง่ การ

         4. ค้นหาเอกสาร (หน้าผลลัพธ์)  กดเลขทะเบียน  หน้ารายละเอียด  เลือกคำสัง่ การ

          กด เลขทะเบียน ระบบจะแสดงรายละเอียดเอกสารพร้อม ปุ่มคำสั่งการทั้งหมดบนหน้าจอ เพื่อดำเนินงานกับเอกสารเรื่องที่เป็นตามวัตถุประสงค์

        ในหน้ารายละเอียดเอกสาร ผู้ใช้สามารถสั่งการหรือใช้งานในหัวข้อการทำงานต่างๆ ตามเมนูแล้ว และยังสามารถกดที่เลขที่เอกสาร เพื่อติดตามงาน ซึ่งเป็นการติดตามขั้นตอนการเดินเอกสาร หรือ กดที่เครื่องหมายเอกสารแนบด้านล่างเพื่ออ่านเอกสารประกอบแนบเรื่อง

 

           การแก้ไขเอกสาร

           กรณีที่ผู้ที่เกี่ยวข้องกับเอกสารต้องการป้อนรายละเอียดเพิ่มเติม หรือแก้ไขข้อมูลที่มีการผิดพลาดให้เกี่ยวกับรายละเอียดต่างๆ ผู้ใช้สามารถกดปุ่ม แก้ไข ที่หน้ารายละเอียด

 

          ผู้ใช้สามารถทำการแก้ไขข้อมูลในช่องที่ได้ป้อนไปแล้ว เพื่อทำการแก้ไขให้ถูกต้องหรือมีรายละเอียดเพิ่มขึ้นกว่าเดิมหลังจากแก้ไขแล้ว กดปุ่ม ตกลง เพื่อยืนยันการแก้ไข โดยผลของการแก้ไข ระบบจะเก็บข้อมูลก่อนการแก้ไข และภายหลังการแก้ไข เพื่อเป็นประวัติของข้อมูลในการติดตามเรื่องได้

       Ø การป้อนคำสั่งการ หรือ บันทึกการปฏิบัติงาน

           การป้อนคำสั่งการ ถือเป็นขั้นตอนของการ บันทึกการทำงาน หรือการดำเนินงานของหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร สำหรับเป็นประโยชน์ในการประสานงาน และการให้ข้อมูลในการดำเนินงาน โดยผู้ใช้กดที่ปุ่ม

“ บันทึกงาน” ระบบจะแสดงหน้าจอสำหรับป้อนคำสั่งการ หรือบันทึกการทำงาน โดยระบบจะแสดงบันทึกงานเดิมให้ทราบด้านล่าง และผู้ใช้ป้อนคำสั่งการ หรือบันทึกการปฏิบัติ จากนั้นตอบ ตกลง เป็นการยืนยันการทำงาน

              การส่งเอกสาร

              กรณีที่หน่วยงานต้นทาง ต้องการส่งเอกสารถึงหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ผู้ใช้สามารถกดปุ่ม ส่ง ที่หน้าจอรายละเอียด ระบบจะแสดงโครงสร้างของหน่วยงาน เพื่อให้ผู้ส่งเลือกหน่วยงานปลายทาง ที่จะส่งเรื่องไป

           หลังจากเลือก โดยการย้ายหน่วยงานที่ต้องการส่งให้ จากการกดปุ่ม ย้ายเข้า หากเลือกผิดสามารถกดชื่อหน่วยงานที่ย้ายเข้าไป และกดปุ่ม ย้ายออก ได้ เมื่อเลือกถูกต้องเรียบร้อยแล้ว ให้กดปุ่ม ยืนยันส่ง เพื่อส่งข้อมูลไปยังหน่วยงานปลายทาง

          หากผู้ใช้ ต้องการส่งเอกสารเข้าระบบ Mail สามารถทำได้โดยการเลือกหน่วยงานที่ต้องการส่ง จากนั้นกดปุ่มEmail.. เพื่อส่งไปยัง mail ที่ระบุไว้ได้อีกทางหนึ่ง

          Ø การปิดงาน หรือ สั่งจบงาน

เอกสารบางเรื่องหากผู้ใช้รับเรื่องจากหน่วยงานอื่น หรือออกจดหมายเพื่อส่งไปภายนอกที่ไม่ได้ใช้ระบบ

สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หรือ สั่งจบเรื่องในหน่วยงาน ในหน้ารายละเอียดของเรื่องที่ต้องการสั่งปิดผู้ใช้กดปุ่ม ปิดงานกดปุ่ม ตกลง เพื่อยืนยัน การปิดงาน

           การลบเอกสาร และ การยกเลิกเอกสาร

การลบเอกสารเอกสารที่ผู้ใช้ได้จัดทำ (ออกเลขที่ในระบบไปแล้ว ยังไม่กดส่งหน่วยงานใดๆ ) สามารถสั่งลบออกจากสมุดงานได้ โดยกดปุ่ม ลบเอกสาร และตอบ ตกลง เพื่อยืนยันการลบเอกสารออกจากสมุดงาน เมื่อลบเอกสารแล้ว จะไม่

สามารถค้นหาเอกสารนั้นได้อีก เลขทะเบียนเอกสารที่ลบไปนั้นจะเป็นเลขว่าง

           ผู้ใช้สามารถนำเลขทะเบียนที่ลบไปนั้นมาใช้ได้อีก โดยพิมพ์เลขทะเบียนนั้น ในช่องเลขทะเบียน เช่นเดียวกับ

          วิธีการแทรกเลขทะเบียน

       การยกเลิกเอกสาร

        เอกสารที่ผู้ใช้จัดทำขึ้น สามารถยกเลิกเอกสารได้ โดยกดไปที่เลขทะเบียนเอกสารที่ต้องการยกเลิก แล้วกดปุ่ม ยกเลิก ตอบ ตกลง แล้วจะมีสัญลักษณ์ x (Stop) ขึ้นมาทับเลขทะเบียนไว้ การสั่งยกเลิกเอกสาร จะยังสามารถค้นหาการตรวจสอบตามลักษณะนี้หมายถึงหน่วยงานหรือผู้ใช้ต้องการระงับเรื่องไว้ก่อน โดยที่ไม่ต้องส่งไปยังหน่วยใดๆเพื่อตรวจสอบเอกสารให้ถูกต้องชัดเจนอีกครั้ง

 

         ระบบจะดำเนินการให้ โดยเปลี่ยนเครื่องหมาย เป็น ห้ามดำเนินการ

          การตรวจสอบและสิ้นสุดการตรวจสอบ

          การตรวจสอบในกรณีนี้ผู้ใช้ต้องทำสัญญาลักษณ์เพื่อตรวจสอบเรื่องหรือสั่งระงับเรื่องทั้งหมดไว้ก่อนโดยผู้ใช้เลือกเรื่องที่

      ต้องการตรวจสอบแล้วให้กดลูกศรชี้ลงที่เลขทะเบียนจะเข้าไปที่หน้าจอรายละเอียด

       จากนั้นกดปุ่ม ตรวจสอบเรื่องที่เลือกตรวจสอบจะไม่สามารถแก้ไขและส่งต่อหน่วยงานใดๆได้และเรื่องที่เลือกนั้นจะเกิดสัญญลักษณ์ ดาวเขียว เป็นการแสดงการขอตรวจสอบ

           การสิ้นสุดการตรวจสอบ

           เมื่อการขอตรวจเอกสารเสร็จสิ้นแล้ว ก่อนที่ผู้ใช้จะดำเนินการใดๆ ต่อเอกสารเรื่องนั้นผู้ใช้จะต้องทำการสิ้นสุดการตรวจสอบเสียก่อนจึงจะดำเนินการได้

          ผู้ใช้เลือกเรื่องที่มีดาวสีเขียว จากนั้นคลิ๊กที่ปุ่มสิ้นสุดการตรวจสอบ ระบบจะแสดงภาพมาที่หน้า สิ้นสุดการตรวจสอบ

        กดปุ่มและตอบตกลงเพื่อยืนยันการยุติการตรวจสอบเอกสารระบบจะเปลี่ยนเรื่องเป็นสถานะเดิมก่อนการสั่งตรวจสอบ และสามารถดำเนินการใดๆต่อเรื่องนั้นได้ตามปกติ

        การค้นหาเอกสาร

        เอกสารที่หน่วยอื่นๆ ส่งเข้ามาในหน่วยงาน หรือ ผู้ใช้ในหน่วยงานลงรับเอกสารเรื่องใหม่ ตลอดจนสร้างเอกสารแบบต่างๆ ขึ้นเองเพื่อทำการส่งเวียนหน่วยงานอื่นๆ เมื่อต้องการค้นหาเอกสารในตะกร้าหน่วยงานของตนเองสามารถทำได้โดยการกด เมนู “ค้นหา” ใน หน้าหลัก ระบบจะให้ผู้ใช้ป้อนข้อมูลที่ต้องการค้นหา ตามรายการ โดยที่ผู้ใช้จะต้องป้อนรายละเอียดบางส่วนเพื่อเป็นข้อมูล ในหน้าจอค้นหาเอกสาร เพื่อให้ระบบค้นหาข้อมูลตามข้อกำหนด

 

          หลังจากป้อนข้อมูลเบื้องต้น ตอบ ตกลง เพื่อให้ระบบเริ่มค้นหา ข้อมูลตามข้อกำหนด และเมื่อระบบพบข้อมูลตามต้องการ จะแสดงรายการบนจอภาพ

                                                                                                 แสดงรายการค้นหาตามข้อกำหนด

ผู้ใช้กดที่เลขทะเบียนในรายการที่ต้องสั่งการ โดยระบบจะแสดงรายละเอียดของเอกสาร ตามรายการเลือก

        การติดตามเอกสาร

         หน่วยงานแต่ละหน่วยงาน ที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร สามารถติดตามการดำเนินงานตามหน้าที่ของตนกับเอกสาร ซึ่งระบบจะเป็นผู้รวบรวม ลำดับขั้นตอนการทำงาน ให้ผู้ใช้ได้ทราบถึงขั้นตอนตั้งแต่ต้น จนถึงปัจจุบันให้ทราบ โดยผู้ใช้กดที่เลขที่เอกสารของแต่ละรายการในหน้าจอ รายการเอกสาร หรือ หน้าจอรายละเอียดเอกสาร

 

         หลังจากกดเลขทะเบียนรายการที่ต้องการติดตาม ระบบจะแสดงหน้าจอขั้นตอนการไหลเวียนของเอกสารตามหน่วยงานต่างๆ ตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงปัจจุบัน

         อธิบายหน้าจอการติดตามเอกสาร

        1. สัญลักษณ์ เป็นสัญลักษณ์ สถานะงานของหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร

        2. ทะเบียน เป็นทะเบียน ลำดับของหน่วยงานนั้นๆ

        3. วันที่เวลา เป็นวันที่เวลาในการสร้าง/ ส่ง ของหน่วยงาน ผู้ส่ง

        4. ผู้ส่ง แสดงชื่อหน่วยงานผู้สร้างเอกสาร และ หน่วยงานที่ส่งเอกสารไปให้ ผู้รับ

        5. ผู้รับ แสดงหน่วยงาน ผู้รับ ซึ่งเป็นเจ้าของ สัญลักษณ์ (1) และ ทะเบียน (2) ที่ปรากฏในรายการ

        6. การปฏิบัติงาน แสดง การดำเนินงาน หรือ การส่งเอกสาร

         1. ดูบันทึกคำสั่งการ ระบบจะแสดงข้อมูลการ

          2. ดูบันทึกการปฏิบัติงานในหน่วยงาน

     ระบบจะแสดงข้อมูลการทำงานของหน่วยงาน การลงรับ/สร้างเอกสาร – รับต้นฉบับ บันทึกงาน ดังตัวอย่าง

          2. ดูบันทึกการปฏิบัติงาน หรือ กดที่เลขที่เอกสาร

   ระบบจะแสดงข้อมูลการทำงานให้ทุกขั้นตอนที่เอกสารผ่าน รวมทั้งการแก้ไขข้อมูลเอกสารที่เกิด ,บันทึกการทำงาน ,บันทึกคำสั่งการ ซึ่งในการแสดงผลระบบจะแจ้งวันที่และเวลา โดยเรียงลำดับเหตุการณ์ที่เกิดก่อนหลัง รวมทั้งผู้ดำเนินการในแต่ละเหตุการณ์ ดังตัวอย่าง

         3. ดูบันทึกแบบตาราง

ระบบจะแสดงข้อมูลการทำงานของหน่วยงาน การลงรับ/สร้างเอกสาร – รับต้นฉบับ บันทึกงาน

           4. ดูบันทึกการปฏิบัติงาน หรือ กดที่วันที่ส่ง/สร้างเอกสาร

ระบบจะแสดงข้อมูลการทำงานระหว่างหน่วยงานที่รับ-ส่งเอกสาร ดังตัวอย่าง

                                                 แสดงรายละเอียดการส่ง-รับต้นฉบับ และการทำงานของหน่วยงานนั้นๆ

         การพิมพ์รายงาน

          ก่อนการสั่งพิมพ์รายงาน เครื่องที่สั่งพิมพ์จะต้องติดตั้งโปรแกรมเพิ่มเติม ก่อนการสั่งโดยโปรแกรมที่ติดตั้งนี้จะช่วยจัดการเรื่องการพิมพ์ตามรูปแบบที่กำหนดไว้

          ผู้ใช้เลือก เมนู พิมพ์รายงาน ระบบจะแสดงหน้าจอสำหรับเลือก ประเภทของรายงาน รวมแบบฟอร์ม ป้อนข้อมูลสำหรับใช้เป็นข้อกำหนดในสั่งพิมพ์รายงาน

               รูปแบบรายงาน ตามเมนูที่ปรากฏ

               หนังสือรับ                         พิมพ์รายงาน เรื่องที่เป็นเอกสารรับเข้า หรือลงรับเข้ามาในหน่วยงาน

               หนังสือส่งออกภายใน       พิมพ์รายงาน เรื่องที่หน่วยงานสร้าง หรือออกเลขที่ภายใน

               หนังสือส่งออกเพื่อเซ็นรับ พิมพ์รายงาน เรื่องที่ส่งไปยังหน่วยงานต่างๆ ภายในองค์กร

               หนังสือส่งภายนอกองค์กร พิมพ์รายงาน เรื่องที่สร้างหรือออกเลขที่ส่งภายนอกองค์กร

               พิมพ์รายงานตามประเภทเอกสาร พิมพ์รายงาน เฉพาะประเภทที่กำหนดเพิ่มเติม

            ส่วนข้อกำหนดในการสั่งพิมพ์ สามารถกำหนดได้ตามช่องป้อนข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการรายการ และ เลือกผลลัพธ์ของข้อมูล ให้พิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ หรือ โปรแกรม Microsoft Word ได้ โดยระบบจะกำหนดค่าเริ่มต้นให้รูปแบบรายงานเป็น Microsoft Word

    จากนั้นตอบ ตกลง เพื่อส่งพิมพ์รายการของข้อมูล

    หมายเหตุ

    กำหนด เงื่อนไข ที่ใช้ในสั่งพิมพ์รายงาน โดยเลือกระหว่าง และ, หรือ ที่ปรากฏ กรณีที่ไม่เลือกระบบจะกำหนดให้เป็นการสั่งพิมพ์ด้วยเงื่อนไขแบบ และ หลังจากป้อนข้อมูลที่ต้องการพิมพ์แล้ว ผู้ใช้กดปุ่ม ตกลง เพื่อสั่งการให้ระบบเริ่มค้นหา และจัดหน้าจอเพื่อการสั่ง พิมพ์รายงาน ซึ่งถ้ามีข้อมูลเข้าตามข้อกำหนด ระบบจะแสดงรูปรายงาน ตามที่เลือกให้บนจอภาพ

       ผู้ใช้สามารถตรวจสอบความถูกต้อง ในหน้าจอก่อนการสั่งพิมพ์ และบนหน้าจอแต่ละคอลัมน์สามารถใช้เมาส์คลิกเลื่อน ให้ความกว้างของคอลัมน์มีความยาวพอที่จะแสดงผลข้อมูลได้

    การสั่งพิมพ์รายงานในรูปแบบ INFOMA:WebReport

           รายละเอียดการสั่งการในหน้าจอพิมพ์รายงาน

           กดรูป DIKS       สำหรับต้องการสำรองข้อมูลเป็นไฟล์ชนิด HTML เก็บไว้ที่ ที่ปลอดภัย

           กดรูป Printer      สำหรับสั่งพิมพ์รายงานบนหน้าจอ ออกเป็นกระดาษทางเครื่องพิมพ์

           กด รูปกระดาษ   และ ลูกศร ซ้ายขวา สำหรับสั่งพลิกหน้าในขั้นตอนแสดงผลรายงานบนหน้าจอ             โดยสั่งเปิดหน้าถัดไป หรือ พลิกย้อนกลับ ตามหน้าที่แสดงในช่องที่ปรากฏ

          การเปลี่ยนรหัสผ่านของผู้ใช้

          ผู้ใช้สามารถสั่งเปลี่ยนรหัสผ่านใหม่ได้ด้วยตนเอง โดยกดเมนู เปลี่ยนรหัสผ่าน ในหน้าหลัก

     ระบบจะแสดงหน้าจอให้เปลี่ยนรหัสผ่าน โดยผู้ใช้ป้อนรหัสผ่านเก่าก่อน 1 ครั้งและป้อนรหัสผ่านใหม่ที่ต้องการ 2 ครั้งให้ตรงกันเพื่อยืนยัน จากนั้นกดปุ่ม ตกลง

            ระบบจะเก็บข้อมูลรหัสผ่านใหม่ไว้ให้ทันที ข้อสังเกตเวลาป้อนรหัส ระบบจะแสดงเป็นเครื่องหมายดอกจันทร์ และเมื่อออกจากระบบ และเข้ามาใหม่ ผู้ใช้จะต้องป้อนรหัสผ่านใหม่ที่ทำการเปลี่ยนไปแล้ว

            หลักการเปลี่ยนรหัสผ่าน

           1. ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนรหัสได้ตลอดเวลา

           2. รหัสลับ สามารถใช้ ตัวเลข, ตัวอักษรภาษาอังกฤษ (เล็กหรือใหญ่ไม่มีผลในการเข้าสู่ระบบ)

           3. รหัสทำการการเปลี่ยนความยาวต้องไม่เกิน 14 ตัว

           การตั้งเลขที่รับ ส่งเอกสาร

          ระบบจะตั้งเลขทะเบียนรับส่งเป็นเลขทะเบียน 1 ให้เมื่อขึ้นปี พ.ศ. ใหม่ กรณีที่หน่วยงานของผู้ใช้

ไม่ได้เริ่มใช้ระบบต้นปี (ใช้สมุดลงรับมาก่อน) ผู้ใช้สามารถตั้งเลขทะเบียนได้เองโดยนับต่อจากสมุด หรือได้ตามเลขที่ที่ต้องการตั้ง โดยกลับมาที่หน้าหลัก

          กดเมนู ผู้ดูแลระบบ ระบบแสดงหน้าจอ เมนู หน่วยงาน พร้อมทั้งแสดงเลขทะเบียนรับเข้า-เลขส่งออกสุดท้าย

ผู้ใช้ ปุ่มแก้ไข เพื่อเข้าโหมดการ แก้ไข (ปุ่มลบ แสดงที่หน้าจอแต่ไม่สามารถกดได้ จะกดได้เฉพาะผู้ดูแลระบบเท่านั้น)

                                                                                                           แก้ไขเลขทะเบียนรับเข้า-ส่งออก

       ผู้ใช้ ป้อนเลขทะเบียนรับเข้าสุดท้าย(ที่ใช้ไปแล้ว) ป้อนเลขที่ออกภายในสุดท้าย โดยป้อนเลขที่สุดท้ายที่ใช้ไปแล้วจากนั้น ตอบ แก้ไข โดย ระบบจะเพิ่มต่อจากเลขที่ป้อน เช่น ป้อนสุดท้ายเป็น 20 ระบบจะเริ่มต้นให้เป็น 21

         หากผู้ใช้มีการสร้าง/ทะเบียนเอกสารส่งภายใน หลายประเภทของเอกสาร สามารถทำการกดเมนู

ประเภทเอกสาร ระบบจะแสดงประเภทเอกสารต่าง ๆ เช่น คำสั่งประกาศ ฯลฯ สามารถทำการตั้งเลขเอกสารที่ต้องการเริ่มต้นได้

            การออกจากระบบ

            ผู้ใช้กดเมนู ออกจากระบบด้านบน และ ตอบ ตกลง ระบบจะกลับมาหน้าจอเข้าระบบเหมือนขั้นตอนการเข้าสูระบบซึ่งถือเป็นการออกจากระบบ แบบถูกต้อง

วิธีการเข้าระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์