การร่างหนังสือเป็นเรื่องสำคัญมาก ในการจัดทำหนังสือราชการทุกชนิด ทั้งหนังสือภายใน หนังสือภายนอก หนังสือประทับตรา หนังสือสั่งการ หนังสือประชาสัมพันธ์ รายงานการประชุม แผนงานโครงการ คำกล่าวรายงานและคำกล่าวปราศรัย ฯลฯ หากประสงค์จะให้ได้ข้อความเหมาะสม รัดกุมดี ควรผ่านการร่างที่ดีด้วย ถึงแม้การร่างหนังสือจะไม่มีสอนในสถานศึกษาใด ๆ แต่ก็สามารถฝึก ปฏิบัติให้เป็นผู้ร่างหนังสือที่ดีได้ ถ้าให้ความสนใจและเป็นนักสังเกตที่ดี หนังสือราชการที่มีข้อความ ไม่ซับซ้อนมากนักหรือเป็นหนังสือที่จัดทำเป็นประจำจนเสมือนกับแบบฉบับในการใช้ถ้อยคำสำนวน อยู่แล้วไม่จำเป็นต้องร่างก่อนเสมอไป เช่น หนังสือนำส่งเอกสาร หนังสือตอบรับเอกสาร แบบฟอร์ม และแบบหนังสือต่าง ๆ ที่ใช้ในการปฏิบัติงานเป็นประจำ
หลักการร่างหนังสือที่ดี
1. เขียนให้ถูกต้อง หมายถึง เขียนให้ถูกแบบ ถูกเนื้อหา ถูกหลักภาษา ถูกความนิยม และถูกใจผู้ลงนาม
2. เขียนให้ชัดเจน
หมายถึง เขียนให้ชัดเจนในเนื้อความ ชัดเจนในจุดประสงค์ และชัดเจนในวรรคตอน
3. เขียนให้รัดกุม
หมายถึง เขียนให้มีความหมายเดียว หรือให้มีความหมายแน่นอน ครอบคลุมเนื้อหา
ไม่มีช่องให้โต้แย้งได้
4. เขียนให้กะทัดรัด
หมายถึง เขียนให้สั้น แต่ได้ใจความ ไม่ใช้คำซ้ำ ไม่เขียนวกวน
ไม่ใช้ข้อความเยิ่นเย้อ
5. เขียนให้บรรลุวัตถุประสงค์
หมายถึง เขียนแล้วผู้รับตอบรับความต้องการตามวัตถุประสงค์ของผู้เขียน
หลักการร่างหนังสือราชการ1. ต้องรู้และเข้าใจเรื่องราวให้แจ่มแจ้งก่อน กล่าวคือ ต้องอ่านข้อความที่เป็นเหตุเดิมซึ่งต้องโต้ตอบหนังสือนั้นให้เข้าใจประเด็นต่าง ๆ อย่างชัดเจน บางครั้งก็ต้องอ่านทั้งเรื่องปัจจุบันและเรื่องเดิม
ในปึกเรื่องโดยตลอด จนทราบหัวข้อ เนื้อหาและประเด็นต่าง ๆ
ที่ต้องนามาบรรจุไว้ในการร่างหนังสือนั้นดีแล้ว
จึงทาการร่างหนังสือซึ่งจะทาให้สามารถเก็บข้อความได้ครบถ้วนตามความประสงค์
2. ให้เริ่มต้นข้อความที่เป็นเหตุก่อน
ต่อไปจึงเป็นข้อความที่เป็นความประสงค์หรือข้อความตกลงถ้ามีหลายข้อให้แยกเป็นข้อ ๆ
แล้วมาจบลงด้วยข้อความที่เป็นความประสงค์สุดท้าย
ตัวอย่างข้อความที่เป็นเหตุ กรณีที่มีหนังสืออ้างถึง ให้ขึ้นต้นข้อความว่า “ตามหนังสือที่อ้างถึง......................”
(ย่อความตามหนังสือที่อ้างถึงเฉพาะประเด็นสำคัญที่ควรจะนามากล่าวเท้าความถึง)
แล้วจบด้วยความว่า “ความแจ้งแล้วนั้น” หรือ
“ความละเอียดแจ้งแล้วนั้น”
3. ความใดอ้างอิงกฎหมาย ระเบียบ คำสั่ง
หรือเรื่องตัวอย่าง ต้องระบุให้ชัดเจนการอ้างชื่อกฎหมายและระเบียบ
4. ใช้ข้อความสั้น ๆ
เป็นลักษณะสานวนราชการ แต่ละประโยคชัดเจน เข้าใจง่าย ไม่ใช้ถ้อยคำที่มีความหมายหลายทาง
หนังสือราชการไม่นิยมใช้ข้อความแบบจดหมายส่วนตัวหรือใช้ถ้อยคำที่เป็นพลความ
5. ต้องระมัดระวังเรื่องตัวสะกดการันต์
การใช้ย่อหน้า และวรรคตอน ผู้ร่างหนังสือจาต้องมีความรู้เรื่องการใช้ภาษาไทยที่ดี
โดยเฉพาะอย่างยิ่งการใช้ตัวสะกดการันต์ ควรยึดพจนานุกรมฉบับ
ราชบัณฑิตยสถานเป็นหลัก ต้องเขียนตัวสะกดการันต์
ย่อหน้าและวรรคตอนให้ถูกต้อง ชัดเจน เพื่อผู้พิมพ์จะได้พิมพ์ตามร่างที่ถูกต้อง
6. ต้องรู้จักชื่อ ตำแหน่ง
และชื่อส่วนราชการที่ถูกต้อง การเขียนชื่อ ชื่อสกุลของบุคคลใด ถ้าสามารถเขียนได้ถูกต้องจริง
ๆ แสดงว่ารู้จักเขาดี แต่ถ้าเขาเขียนผิดไป เจ้าของชื่อ ชื่อสกุลนั้นเขาอาจจะไม่พอใจ
รวมทั้งการเรียกชื่อตำแหน่งและชื่อส่วนราชการต่าง ๆ ต้องพยายามศึกษาให้ถ่องแท้อย่าใช้ผิด
เช่น
“สำนักงานการประถมศึกษา
จังหวัด.............................”
“ผู้อำนวยการการประถมศึกษา
จังหวัด.............................”
“หัวหน้าการประถมศึกษา
อำเภอ.............................”
“สำนักงานคณะกรรมการการประถมศึกษาแห่งชาติ”
“สำนักงานคณะกรรมการการศึกษาเอกชน”
7. ต้องนึกถึงว่าผู้รับหนังสือจะเข้าใจถูกต้องตามความประสงค์ที่มีหนังสือไปหรือไม่เพื่อความแน่ใจว่าหนังสือที่ร่างนั้นจะได้ข้อความครบถ้วนทุกประเด็นหรือไม่
จาเป็นต้องอ่านทานทบทวนโดยสมมติตนเองว่าเป็นผู้รับหนังสือนั้น
เมื่ออ่านจบแล้วได้ความครบถ้วนทุกประเด็นจึงส่งพิมพ์ได้
8. ควรใช้ถ้อยคำสุภาพให้เหมาะสมกับฐานะของผู้รับ
ถ้ามีการปฏิเสธคำขอ ก็ควรมีเหตุผลให้ผู้ขอเห็นใจ หลักการร่างหนังสือข้อนี้
ได้รับการยกเว้นจากหลักการร่างหนังสือตามข้อ 4 กล่าวคืออาจใช้
ข้อความที่ยาวกว่าปกติได้
9. ต้องเป็นผู้รู้จักพิจารณา
สังเกต จดจาการใช้ถ้อยคาสำนวนหนังสือ ราชการต่าง ๆ ที่เห็นว่าเป็นแบบอย่างที่ดี
และพยายามปรับปรุงแก้ไขการร่างหนังสือของตนอยู่เสมอ
10. เมื่อร่างหนังสือเสร็จแล้วต้องอ่านทบทวนดูว่าได้ข้อความถูกต้อง
ครบถ้วนเหมาะสมหรือไม่หากเห็นสมควรปรับปรุงแก้ไขจุดใดอีก ก็ปรับแก้ให้เรียบร้อย
ก่อนเสมอตรวจร่างและสั่งพิมพ์
การร่างหนังสือโต้ตอบ หนังสือสั่งการและหนังสือประชาสัมพันธ์
1. การร่างหนังสือโต้ตอบ ไม่ว่าจะเป็นหนังสือภายนอก
หนังสือภายใน หนังสือประทับตรา มีข้อควรทราบดังนี้
1.1 จะต้องร่างโดยมีหัวข้อตามแบบที่กำหนด
คือ
1.1.1 เรื่อง
ต้องเขียนในหนังสือภายนอก หนังสือภายใน โดยเขียนชื่อเรื่องให้ย่อและสั้นที่สุด แต่ได้ใจความว่าเป็นเรื่องอะไร
สำหรับหนังสือประทับตราไม่ต้องเขียนเรื่อง
1.1.2 คำขึ้นต้น
ใช้คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือ ตามที่ระเบียบกำหนด
1.1.3 คำลงท้าย
เขียนเฉพาะหนังสือภายนอก และใช้คำลงท้ายตามฐานะของผู้รับหนังสือตามที่ระเบียบกำหนด
ส่วนหนังสือภายใน หนังสือประทับตรา ไม่มีคำลงท้าย
1.2 ผู้ร่างจะต้องพิจารณาว่าหนังสือนั้นควรส่งถึงใครบ้าง
และควรทำสำเนาให้ใครทราบบ้าง เป็นการประสานงาน แล้วบันทึกไว้ให้ร่างด้วย
1.3 การอ้างอิงเรื่องเดิม
ต้องพิจารณาผู้รับหนังสือทราบเรื่องเดิมมาก่อนหรือไม่ ถ้าเคยทราบมาก่อนแล้ว
ข้อความตอนใดเป็นเหตุก็ย่อยได้
1.4 ข้อความภาคเหตุ
ควรยึดหลักการร่างหนังสือที่ดี คือ เขียนให้ถูกต้อง ชัดเจน รัดกุม กะทัดรัด
และบรรลุวัตถุประสงค์
1.5 ถ้าเป็นการตอบหนังสือที่ผู้รับมีมา
ข้อความภาคเหตุอาจอ้างเพียงชื่อเรื่อง และเนื้อหาสาระโดยย่อก็เพียงพอแล้ว
1.6 การร่างหนังสือไม่ว่าจะร่างถึงผู้ใด
ให้ใช้ถ้อยคำสุภาพ และสมกับฐานะของผู้รับ
1.7 ถ้าเป็นการร่างหนังสือตอบปฏิเสธ
ควรแจ้งเหตุผลของการปฏิเสธให้ผู้ขอเข้าใจ
2.การร่างหนังสือสั่งการ
ได้แก่ คำสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ มีข้อควรทราบดังนี้
2.1 จะต้องร่างตามแบบที่กำหนด
คือ
2.1.1 ให้เขียนชื่อส่วนราชการ
หรือตำแหน่งของผู้ถืออำนาจที่ออกคำสั่งต่อท้ายคำว่า "คำสั่ง"
2.1.2 ให้เขียนชื่อส่วนราชการที่ออกระเบียบต่อท้ายคำว่า
"ระเบียบ" และ "ข้อบังคับ"
2.1.3 ให้เขียนเลขที่คำสั่ง/ปี
พ.ศ. โดยเลขที่คำสั่งให้เว้นไว้ก่อน
2.1.4 ให้เขียนชื่อเรื่องที่ออกคำสั่ง
สำหรับระเบียบและข้อบังคับให้ใช้คำว่า "ว่าด้วย"
และถ้ามีมากกว่าหนึ่งฉบับ ให้ลงฉบับที่ไว้ด้วย
2.2 ต้องมีข้อความอันเป็นเหตุและผล
2.2.1 ข้อความที่เป็นคำสั่งให้อ้างเหตุที่ออกคำสั่ง
และอ้างถึงอำนาจที่ให้ออกคำสั่ง(ถ้ามี) ไว้ด้วย แล้วจึงลงข้อความที่ส่ง
วันใช้บังคับ
2.2.2 ข้อความที่เป็นระเบียบและข้อบังคับ
ให้อ้างเหตุผลโดยย่อ เพื่อแสดงถึงความมุ่งหมายที่ต้องการออกระเบียบ
2.3 พิจารณาว่าหนังสือนั้นส่งถึงใคร
2.4 การใช้คำต้องให้รัดกุม
อย่าเปิดช่องให้ตีความได้หลายนัย ซึ่งอาจทำให้เกิดการเข้าใจผิด
2.5 ควรใช้ถ้วยคำที่ผู้รับคำสั่งสามารถนำไปปฏิบัติได้
เพื่อให้คำสั่งนั้นได้ผลสมควรมุ่งหมาย
2.6 ข้อความที่เป็นเหตุในคำสั่ง
ระเบียบ ข้อบังคับ จะมีประโยชน์ในการช่วยแสดงเจตนารมณ์ของการสั่งให้ชัด เพื่อสะดวกในการตีความเมื่อจำเป็น
2.7 ก่อนร่างควรพิจารณาค้นคว้าว่ามีกฎหมายให้อำนาจสั่งการไว้ประการใด
ถ้าสามารถอ้างที่มาอำนาจในการสั่งการก็ควรอ้างไว้ด้วย
2.8 คำสั่งต้องไม่ขัดกับตัวบท
กฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ ถ้าขัดกับคำสั่งเก่าต้องยกเลิกคำสั่งเก่าก่อน
3. การร่างหนังสือประชาสัมพันธ์
ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ ข่าว มีข้อควรทาบดังนี้
3.1 จะต้องร่างตามแบบที่กำหนด
คือ
3.1.1 ให้เขียนชื่อส่วนราชการที่ออกประกาศ
แถลงการณ์ และข่าว ต่อท้ายคำว่า "ประกาศ" "แถลงการณ์"
"ข่าว"
3.1.2 เรื่อง
ให้ลงชื่อเรื่องที่ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว
3.1.3 ให้เขียนฉบับที่แถลงการณ์
หรือข่าว ถ้ามีมากกว่าหนึ่งฉบับ
3.2 ข้อความต้องสมเหตุสมผลและชัดเจนในการออกประกาศ
แถลงการณ์ และข่าว
3.3 ควรใช้ถ้วยคำสุภาพ
3.4 ผู้อ่านข้อความแล้วจะต้องคล้อยตามเจตนาที่ผู้ร่างต้องการ
3.5 อย่าให้มีข้อความขัดแย้งกันเองในฉบับนั้น
หรือขัดแย้งกับฉบับก่อน เว้นแต่เป็นการแถลงแก้
หลักการเขียนเนื้อเรื่องหนังสือภายนอกและหนังสือภายใน
สิ่งที่สำคัญในการร่างหนังสือคือ
ผู้ร่างต้องรู้และเข้าใจเรื่องราวที่จะร่างให้ชัดแจ้งก่อน ต้องอ่านข้อความที่เป็นเหตุเดิมที่จะโต้ตอบหนังสือนั้นให้เข้าใจประเด็นต่างๆ
อย่างชัดเจน
จากนั้นจึงร่างหนังสือซึ่งจะทำให้สามารถเก็บประเด็นและสาระสำคัญของเรื่องได้ครบถ้วน
มีวิธีปฏิบัติดังนี้
ย่อหน้าที่ 1
ภาคเหตุ มีวิธีเขียนดังนี้
1. หากเป็นเรื่องที่เคยติดต่อกันมาก่อน
จะต้องดูถึงเรื่องเดิมว่าเคยเป็นมาอย่างไร ปกติให้ขึ้นต้นคำว่า
"ตาม......" ลงท้ายด้วยคำว่า "นั้น" ตัวอย่างเช่น
กรณีที่มีหนังสืออ้างถึง
ให้ใช้คำขึ้นต้นว่า
"ตามหนังสือที่อ้างถึง..........(ย่อความตามหนังสือที่อ้างถึงเฉพาะประเด็นสำคัญ)..........ความแจ้งแล้วนั้น"
หรือ "...........ความละเอียดแจ้งแล้วนั้น"
2. หากเรื่องที่เกิดขึ้นใหม่
ซึ่งไม่เคยมีการติดต่อกันมาก่อน จะต้องเขียนความประสงค์ หรือความมุ่งหมาย
โดยมีเหตุผลอย่างชัดเจน ปกติให้ขึ้นต้นด้วยคำว่า "ด้วย........." หรือ
"เนื่องจาก........"
3. หากความใดต้องอ้างอิงกฎหมาย
ระเบียบ คำสั่ง หรือตัวอย่าง ต้องระบุให้ชัดเจน การอ้างชื่อ กฎหมาย ระเบียบ
อ้างได้ 2 แบบ คือ
1. แบบอ้างชื่อชัดเจน
"ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี
ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี
ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 2) พ.ศ.2548"
2. แบบอ้างชื่อย่อ
"ตามระเบียบว่าด้วยงานสารบรรณ
พ.ศ.2526 และฉบับแก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ 2) พ.ศ.2548"
ย่อหน้าที่ 2 ภาคความประสงค์
ให้แจ้งความประสงค์ที่มีหนังสือไปถึงผู้รับให้ชัดเจนว่าต้องการอะไร
จะให้ผู้รับปฏิบัติอย่างไร
ในภาคความประสงค์นี้
ถ้ามีข้อความไม่มากอาจนำไปรวมกับย่อหน้าแรกคือภาคเหตุก็ได้
ซึ่งการเขียนภาคความประสงค์ให้บรรลุจุดประสงค์มีลักษณะดังนี้
1. ถ้าต้องการเพียงให้เขาทราบ
ให้เขียนเรื่องราวที่ต้องการแจ้งให้ทราบ
2. ถ้าต้องการให้เขาช่วยเหลือ
เช่น ขอเชิญเป็นวิทยากร ขอเชิญเป็นประธานในพิธี ก็ควรเขียนนอบน้อม ยกย่อง ให้แล้วขอความกรุณาจากเขา
3. ถ้าต้องการให้เขาให้ความร่วมมือ
เขียนโดยใช้ถ้อยคำสำนวนสุภาพเหมาะสม
ชี้ความสำคัญของบุคคลหรือหน่วยงานที่จะขอความร่วมมือ
พร้อมระบุประโยชน์ที่จะไดรับจากความร่วมมือ (ถ้ามี)
4. ถ้าต้องการให้เขาพิจารณา
ควรเขียนตอนท้ายบอกจุดประสงค์ให้ชัดเจน เช่น ขอให้พิจารณาอะไร ประเด็นไหน
ระบุประเด็นที่ต้องจะพิจารณาให้ชัดเจน
5. ถ้าต้องการให้เขาอนุมัติ
ให้เขียนชี้แจงเหตุผลความจำเป็นในการขออนุมัติ
และต้องบอกจุดประสงค์ให้ชัดเจนว่าขออนุมัติอะไร
6. ถ้าเป็นการตอบปฏิเสธ
ให้เขียนแสดงความขอบคุณก่อน แล้วเขียนเหตุผลอย่างชัดเจนถึงสาเหตุที่ต้องปฏิเสธ
โดยภาษาที่ใช้ในการตอบปฏิเสธต้องนุ่มนวล
7. ถ้าต้องการสอบถาม
ควรเขียนแจ้งเหตุผลความเป็นมาในเรื่องที่ต้องการสอบถาม
แล้วแจ้งรายละเอียดที่ต้องกาสอบถาม เขียนคำถามเป็นข้อๆ แยกเป็นประเด็น
8. ถ้าต้องการให้เขารู้สึกว่าเขาทำผิดพลาดเกิดความเสียหาย
ก็ควรเขียนให้เขารู้สึกตัวว่าทำผิดพลาด และรู้สึกเสียใจในการกระทำผิดนั้น
สิ่งที่สำคัญในการเขียนภาคความประสงค์
คือ เขียนให้เข้าใจความหมาย โดยเขียนให้มีลักษณะดังนี้
1. เข้าใจง่าย
2. เข้าใจตรงกัน เช่น
2.1 ขอความร่วมมือ
อย่าให้เข้าใจว่าเป็นการขู่เข็ญ
2.2 ขอเชิญ
อย่าให้เข้าใจว่าเป็นการทาบทาม
2.3 ขออนุมัติ
อย่าให้เข้าใจว่าเป็นหารือ
2.4 การแสดงความยินดี
อย่าให้เข้าใจว่าเป็นการเยาะเย้ย
2.5 การเตือน
อย่าให้เข้าใจว่าเป็นการยื่นคำขาด
3. เขียนให้ตรงเป้าหมาย
ย่อหน้าที่ 3 ภาคสรุป โดยปกติจะขึ้นต้อนด้วยความว่า "จึง.........."
และต่อท้ายด้วยข้อความที่ได้ระบุให้ปฏิบัติตาม หรือร้องให้ชัดเจน
หรือตามที่ได้เขียนไว้ในภาคความประสงค์ เช่น
1.จึงเรียนมาเพื่อทราบ/เพื่อโปรดทราบ
2. จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบและถือปฏิบัติ
3. จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบและขออภัยมา
ณ ที่นี้
4. จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา/เพื่อโปรดพิจารณา
5. จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาสั่งการ
6. จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุมัติ
7. จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุญาต
8. จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาและแจ้งผลการพิจารณาให้ทราบด้วย
9. จึงเรียนมาเพื่อนำเนินการ/เพื่อโปรดนำเนินการ
10. จึงเรียนมาเพื่อพิจารณา/โปรดพิจารณาให้ความอนุเคราะห์
และขอขอบคุณล่วงหน้ามา ณ ที่นี้
11. จึงเรียนมาเพื่อโปรดให้ความร่วมมือในการ........ต่อไปนี้
และขอขอบคุณล่วงหน้ามา ณ ที่นั้น
12. จึงเรียนมาเพื่อปรึกษาหารือ
13. จึงเรียนมาเพื่อโปรดซักซ้อมความเข้าใจ
14. จึงเรียนมาเพื่อโปรดนำเสนอหรือแจ้งต่อไป
15. จึงเรียนมาเพื่อโปรดชี้แจงข้อเท็จจริง
16. จึงเรียนมาเพื่อโปรดให้ระมัดระวัง
ฯลฯ
ปัญหาในการร่างหนังสือ
ในการร่างหนังสือไม่ว่าจะเป็นชนิดใดก็ตาม
อาจเกิดปัญหาทำให้ผู้ร่างไม่สามารถร่างหนังสือได้ชัดเจน
ถูกต้องตามความประสงค์ที่ต้อง ซึ่งสาเหตุพอสรุปได้ดังนี้
1. ผู้บังคับบัญชาไม่ได้ให้รายละเอียดข้อมูลที่ชัดเจนว่าจะร่างถึงใคร
เรื่องอะไร ที่ไหน เมื่อไร อย่างไร ทำไม
ดังนั้นถ้าไม่ชัดเจนในคำสั่งต้องสอบถามให้เข้าใจก่อนร่าง
2. บางครั้งผู้บังคับบัญชามักตรวจแก้ไขร่าง
แล้วนำสำนวนในหนังสือตามความพอใจของตนเอง
3. บางครั้งผู้สั่งให้ร่างต้องการหนังสือเร่งด่วนทำให้ผู้ร่างไม่มีเวลาในการอ่านเรื่องราวในหนังสือที่มาได้ชัดเจน
ทำให้ขาดสาระสำคัญของเรื่องที่จะร่างเพียงพอ
4. การใช้ภาษา
สำนวนในการเขียนหนังสือราชการไม่ถูกต้อง มักใช้ภาษาพูดเป็นภาษาเขียน
5. ผู้ร่างเขียนหนังสือหวัด
หรือลายมืออ่านยาก ทำให้การตรวจแก้ร่างทำได้ยาก
6. การใช้ตัวสะกด การันต์
วรรคตอนไม่ถูก ทำให้ลำดับความสับสน
7. ผู้ร่างไม่มีความรู้ในเรื่องงานสารบรรณเท่าที่ควร
ข้อเสนอแนะในการร่างหนังสือ
เพื่อให้การร่างหนังสือราชการเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
และบรรลุวัตถุประสงค์ในการร่างมีข้อเสนอแนะดังนี้
1. ผู้ร่างหนังสือราชการควนหมั่นฝึกฝนในการร่างหนังสืออยู่เสมอ
ควรอ่านหนังสือหรือบทความต่างๆ ให้มากในแต่ละประเภทได้ดียิ่งขึ้น
2. ผู้ร่างหนังสือราชการควรน้อมรับคำติติง
หรือข้อเสนอแนะ หรือการให้แก้ไขข้อความจากการตรวจร่างของผู้บังคับบัญชา
และนำข้อผิดพลาด หรือข้อเสนอแนะของผู้บังคับบัญชามาเป็นแนวทางในการร่างหนังสือ
เพื่อให้ถ้อยคำหรือสำนวนในหนังสือมีความชัดเจน สุภาพ ไพเราะและน่าอ่านมากยิ่งขึ้น
3. ผู้ร่างหนังสือราชการ
ควรมีจุดมุ่งหมายที่หวังผล เช่น ถ้าต้องการให้ทราบถึงเหตุการณ์
ก็ต้องร่างให้ผู้อ่านเข้าใจเหมือนกับรู้เหตุการณ์นั้นด้วยตนเอง
หรือถ้าต้องการขอความร่วมมือเรื่องใด
ก็ต้องร่างให้ผู้อ่านคล้อยตามและยินดีให้ความร่วมมือในเรื่องนั้นๆ เป็นต้น
ไม่มีความคิดเห็น:
ไม่อนุญาตให้มีความคิดเห็นใหม่