ในภาคผนวก 1 การกำหนดเลขที่หนังสือออกของส่วนราชการ หลังคำว่า "ที่" ที่ใช้พิมพ์ในหนังสือภายนอก หนังสือภายใน และหนังสือประทับตรา ประกอบด้วน
1.
รหัสพยัญชนะสองตัว
2. เลขประจำของเจ้าของเรื่อง
1. รหัสตัวพยัญชนะสองตัว ใชแทนชื่อกระทรวง
ทบวง หรือสวนราชการที่ไมสังกัด สํานักนายกรัฐมนตรี กระทรวง ทบวง หรือจังหวัด
การกําหนดรหัสตัวพยัญชนะนอกจากที่กําหนดไวนี้ปลัดสํานักนายกรัฐมนตรี
ซึ่งเปนผูรักษาการตามระเบียบ จะเปนผูกําหนดรหัสตัวพยัญชนะ
รหัสตัวพยัญชนะสําหรับจังหวัด
ปลัดสํานักนายกรัฐมนตรีจะหารือกับ กระทรวงมหาดไทยกําหนด
เพื่อไมใหรหัสตัวพยัญชนะมีการซ้ํากัน
1.1 รหัสตัวพยัญชนะประจํากระทรวง กําหนดไวดังนี้
สํานักนายกรัฐมนตรี
|
นร
|
กระทรวงกลาโหม
|
กห
|
กระทรวงการคลัง
|
กค
|
กระทรวงการต่างประเทศ
|
กต
|
กระทรวงการพัฒนาสังคมและความมั่นคงของมนุษย์
|
พม
|
กระทรวงการท่องเที่ยวและกีฬา
|
กก
|
กระทรวงเกษตรและสหกรณ์
|
กษ
|
กระทรวงคมนาคม
|
คค
|
กระทรวงทรัพยากรธรรมชาติและสิ่งแวดล้อม
|
ทส
|
กระทรวงเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร
|
ทก
|
กระทรวงพลังงาน
|
พน
|
กระทรวงพาณิชย์
|
พณ
|
กระทรวงมหาดไทย
|
มท
|
กระทรวงยุติธรรม
|
ยธ
|
กระทรวงแรงงาน
|
รง
|
กระทรวงวัฒนธรรม
|
วธ
|
กระทรวงวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี
|
วท
|
กระทรวงศึกษาธิการ
|
ศธ
|
กระทรวงสาธารณสุข
|
สธ
|
กระทรวงอุตสาหกรรม
|
อก
|
1.2 รหัสตัวพยัญชนะประจําจังหวัด และกรุงเทพมหานคร กําหนดไวดังนี้
กระบี่
|
กบ
|
กรุงเทพมหานคร
|
กท
|
กาญจนบุรี
|
กจ
|
กาฬสินธุ
|
กส
|
กําแพงเพชร
|
ขพ
|
ขอนแก่น
|
ขก
|
จันทบุรี
|
จบ
|
ฉะเชิงเทรา
|
ฉช
|
ชลบุรี
|
ชบ
|
ชัยนาท
|
ชน
|
ชัยภูมิ
|
ชย
|
ชุมพร
|
ชพ
|
เชียงราย
|
ชร
|
เชียงใหม่
|
ชม
|
ตรัง
|
ตง
|
ตราด
|
ตร
|
ตาก
|
ตก
|
นครนายก
|
นย
|
นครปฐม
|
นฐ
|
นครพนม
|
นพ
|
นครราชสีมา
|
นม
|
นครศรีธรรมราช
|
นค
|
นครสวรรค์
|
นว
|
นนทบุรี
|
นบ
|
นราธิวาส
|
นธ
|
น่าน
|
นน
|
บึงกาฬ
|
บก
|
บุรีรัมย์
|
บร
|
ปทุมธานี
|
ปท
|
ประจวบคีรีขันธ์
|
ปข
|
ปราจีนบุรี
|
ปจ
|
ปัตตานี
|
ปน
|
พะเยา
|
พย
|
พระนครศรีอยุธยา
|
อย
|
พังงา
|
พง
|
พัทลุง
|
พท
|
พิจิตร
|
พจ
|
พิษณุโลก
|
พล
|
เพชรบุรี
|
พบ
|
เพชรบูรณ์
|
พช
|
แพร่
|
พร
|
ภูเก็ต
|
ภก
|
มหาสารคาม
|
มค
|
มุกดาหาร
|
มห
|
แม่ฮ่องสอน
|
มส
|
ยโสธร
|
ยส
|
ยะลา
|
ยล
|
ร้อยเอ็ด
|
รอ
|
ระนอง
|
รน
|
ระยอง
|
รย
|
ราชบุรี
|
รบ
|
ลพบุรี
|
ลบ
|
ลำปาง
|
ลป
|
ลำพูน
|
ลพ
|
เลย
|
ลย
|
ศรีสะเกษ
|
ศก
|
สกลนคร
|
สน
|
สงขลา
|
ลข
|
สตูล
|
สต
|
สมุทรปราการ
|
สป
|
สมุทรสงคราม
|
สส
|
สมุทรสาคร
|
สค
|
สระแก้ว
|
สก
|
สระบุรี
|
สบ
|
สิงห์บุรี
|
สห
|
สุโขทัย
|
สท
|
สุพรรณบุรี
|
สพ
|
สุราษฎร์ธานี
|
สฎ
|
สุรินทร์
|
สร
|
หนองคาย
|
หค
|
หนองบัวลำภู
|
นภ
|
อ่างทอง
|
อท
|
อำนาจเจริญ
|
อจ
|
อุดรธานี
|
อด
|
อุตรดิตถ์
|
อต
|
อุทัยธานี
|
อน
|
อุบลราชธานี
|
อบ
|
เลขประจำของเจ้าของเรื่อง
ประกอบด้วยตัวเลขสี่ตัว กำหนดไว้ดังนี้
1. เลขประจำของเจ้าของเรื่อง สำหรับราชการบริหารส่วนกลาง
ตัวเลขสองตัวแรก สำหรับกระทรวง ทบวง หมายถึง ส่วนราชการระดับกรม โดยเริ่มจากตัวเลข 01 เรียงไปตามลำดับส่วนราชการตามกฎหมายว่าด้วยการปรับปรุง กระทรวง ทบวง กรม
1. เลขประจำของเจ้าของเรื่อง สำหรับราชการบริหารส่วนกลาง
ตัวเลขสองตัวแรก สำหรับกระทรวง ทบวง หมายถึง ส่วนราชการระดับกรม โดยเริ่มจากตัวเลข 01 เรียงไปตามลำดับส่วนราชการตามกฎหมายว่าด้วยการปรับปรุง กระทรวง ทบวง กรม
หากมีการเปลี่ยนแปลงโดยยุบส่วนราชการใดจะปล่อยตัวเลขนั้นว่าง
หากมีการจัดตั้งส่วนราชการขึ้นใหม่จะเรียงเป็นลำดับถัดไป
กรณีกระทรวง หรือทบวงใด มีกรม หรือส่วนราชการที่เรียกชื่ออย่างอื่นที่มีฐานะเป็นกรม ตั้งแต่ 100 ส่วนราชการขึ้นไป จะใช้เลขได้สามตัวโดยเริ่มจาก 001 เรียงไปตามลำดับ
หากมีการจัดตั้งส่วนราชการขึ้นใหม่จะเรียงเป็นลำดับถัดไป
กรณีกระทรวง หรือทบวงใด มีกรม หรือส่วนราชการที่เรียกชื่ออย่างอื่นที่มีฐานะเป็นกรม ตั้งแต่ 100 ส่วนราชการขึ้นไป จะใช้เลขได้สามตัวโดยเริ่มจาก 001 เรียงไปตามลำดับ
ตัวเลขสองตัวหลัง หมายถึง
สำนัก กอง หรือส่วนราชการที่มีฐานะเทียบกองโดยเริ่มจากตัวเลข 01 เรียงไปตามลำดับส่วนราชการ ตามกฎหมายว่าด้วยการแบ่งส่วนราชการ
หากมีการเปลี่ยนแปลงโดยยุบส่วนราชการใดจะปล่อยตัวเลขนั้นว่าง
หากมีการจัดตั้งส่วนราชการขึ้นใหม่จะเรียงเป็นลำดับถัดไป
กรณีที่มีสำนัก
กอง ส่วนราชการที่มีฐานะเทียบกอง หรือหน่วยงานระดับกอง ตั้งแต่ 100 ส่วนราชการขึ้นไป จะใช้เลขได้สามตัวโดยเริ่มจาก 001 เรียงไปตามลำดับ
ถ้ามีกอง หรือหน่วยงานระดับกองที่ไม่ได้จัดตั้งโดยกฎหมายว่าด้วยการแบ่งส่วนราชการ จะให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมเป็นผู้กำหนดตัวเลขสองตัวหลังโดยใช้ตัวเลขในลำดับต่อจากกอง หรือหน่วยงานระดับกอง ตามกฎหมายว่าด้วยการแบ่งส่วนราชการ
ตัวอย่างเลขที่หนังสือออกของราชการส่วนกลาง
สํานักงานคณะกรรมการข้าราชการพลเรือน สถาบันพัฒนาข้าราชการพลเรือน
|
นร 1013
|
สํานักงานปลัดกระทรวงแรงงาน สํานักนโยบายและยุทธศาสตร์
|
รง 0204
|
สํานักงานปลัดสํานักนายกรัฐมนตรี กองกลาง
|
นร 0101
|
ตัวเลขสองตัวแรก หมายถึง อำเภอ หรือกิ่งอำเภอ โดยเริ่มจากตัวเลข 01ซึ่งปกติจะใช้สำหรับอำเภอเมือง
เรียงไปตามลำดับตามที่กระทรวงมหาดไทยกำหนด
ตัวเลขตัวหลัง หมายถึง
หน่วยงานในราชการส่วนภูมิภาคที่สังกัดจังหวัดหรืออำเภอ เช่น *
สํานักนายกรัฐมนตรี
ประชาสัมพันธ์
|
01
|
กระทรวงกลาโหม
สวัสดี
|
02
|
กระทรวงการคลัง
คลัง
|
03
|
กระทรวงการพัฒนาสังคมและความมั่นคงของมนุษย์
พัฒนาสังคมและสวัสดิการ
|
04
|
กระทรวงเกษตรและสหกรณ์
เกษตรและสหกรณ์
ประมง
ปศุสัตว์
ป่าไม้
เกษตร
สหกรณ์
ปฏิรูปที่ดิน
|
05
06
07
08
09
10
11
|
ตัวอย่างเลขที่หนังสือออกของราชการส่วนภูมิภาค
จังหวัดกระบี่
|
กบ
|
สำนักงานศึกษาธิการจังหวัด
|
กบ 0026
|
สำนักงานศึกษาธิการอำเภอเมืองกระบี่
|
กบ 0126
|
สำนักงานประชาสัมพันธ์จังหวัดกาญจนบุรี
|
กจ 0001
|
สำนักงานสาธารณสุขจังหวัดอุตรดิตถ์
|
อต 0027
|
กลุ่มงานคุ้มครองผู้บริโภค สำนักงานสาธารณสุข
|
0027.004
|
จังหวัดอุตรดิตถ์
|
อต
|
สถานีอนามัยบ้านสนวน จังหวัดบุรีรัมย์
|
บร 1627.04
|
4. กรณีที่กระทรวง ทบวง
ส่วนราชการที่ไม่สังกัดสำนักนายกรัฐมนตรีกระทรวง ทบวง หรือจังหวัด
ประสงค์จะให้รัฐวิสาหกิจ หรือหน่วยงานอื่นใด ที่ไม่ได้เป็นส่วนราชการซึ่งอยู่ในสังกัด
ใช้รหัสตัวพยัญชนะของกระทรวง ทบวง ส่วนราชการที่ไม่สังกัดสำนักนายกรัฐมนตรี
กระทรวง ทบวง หรือจังหวัด แล้วแต่กรณี จะใช้ตัวเลข
สองตัวแรกเริ่มจาก 51 เรียงไปตามลำดับ
หากกระทรวง
หรือทบวงมีส่วนราชการระดับกรม หรือส่วนราชการที่เรียกชื่ออย่างที่มีฐานะเป็นกรมตั้งแต่
100 ส่วนราชการขึ้นไป การกำหนดเลขประจำของรัฐวิสาหกิจ
หรือหน่วยงานอื่นใดที่ไม่ได้เป็นส่วนราชการตามข้างต้น จะใช้ตัวเลขสามตัว
โดยเริ่มจาก 510 เรียงไปตามลำดับ
เลขประจำตัวของเรื่องซึ่งส่วนราชการใดกำหนดขึ้นเพิ่มเติม
จากที่กำหนดไว้นี้
ต้องแจ้งให้ปลัดสำนักนายกรัฐมนตรีทราบด้วย
การกำหนดเลขที่หนังสือออกของคณะกรรมการ
จะใช้รหัสตัวพยัญชนะ
และเลขประจำของเจ้าของเรื่อง กรณีที่คณะกรรมการประสงค์กำหนดรหัสตัวพยัญชนะเพิ่มขึ้น
จะกำหนดได้ไม่เกินสี่ตัว โดยต้องอยู่ในวงเล็บต่อจากรหัสตัวพยัญชนะของเจ้าของเรื่อง
และรหัสตัวพยัญชนะดังกล่าวจะต้องไม่ซ้ำกับรหัสตัวพยัญชนะที่กำหนดไว้นี้
แล้วต่อด้วยเลขประจำของเจ้าของเรื่อง
สำ หรับส่วนราชการต่ำ
กว่าระดับกรม หรือจังหวัด หาก
จำเป็นต้องออกหนังสือราชการเอง หรือเพื่อประโยชน์แก่การปฏิบัติงานสารบรรณ
จำเป็นต้องออกหนังสือราชการเอง
หรือเพื่อประโยชน์แก่การ
ปฏิบัติงานสารบรรณส่วนราชการระดับกรมเจ้าสังกัด
หรือจังหวัดจะกำหนดเลขรหัสได้ไม่เกินสามตำแหน่ง โดยใส่จุดหลังเลขประจำของเจ้าของเรื่อง
แล้วต่อด้วยเลขรหัสกำหนดขึ้นดังกล่าวการกำหนดเลขรหัสกรณีนี้ จะจัดเรียงส่วนราชการตามลำดับพยัญชนะและสระ
(ถ้าสามารถจัดเรียงได้ )
การใช้คำขึ้นต้น สรรพนาม คำลงท้าย
และคำที่ใช้มนการจ่าหน้าซอง
ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณพ.ศ.2526 ในภาคผนวก 2 กำหนดให้ส่วนราชการใช้คำขึ้นต้น สรรพนาม คำลงท้าย และคำที่ใช้ในการจ่าหน้าซอง ดังนี้
ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณพ.ศ.2526 ในภาคผนวก 2 กำหนดให้ส่วนราชการใช้คำขึ้นต้น สรรพนาม คำลงท้าย และคำที่ใช้ในการจ่าหน้าซอง ดังนี้
ผู้รับหนังสือ
|
คำขึ้นต้น
|
สรรพนาม
|
คำลงท้าย
|
คำที่ใช้ในการจ่าหน้าซอง
|
1. พระราชวงศ์
1.1 พระบาลสมเด็จ พระเจ้าอยู่หัว
|
ขอเดชะฝ่าละอองธุลีพระบาท ปกเกล้า
ปกกระหม่อม
ข้าพระพุทธเจ้า
(ออกชื่อเจ้าของหนังสือ)
ขอพระราชทาน
พระบรมราชวโรกาส
กราบบังคมทูน
พระกรุณาทราบ
ฝ่าละอองธุลีพระบาท
|
ใต้ฝ่าละออง
ธุลีพระบาท
ข้าพระพุทธเจ้า
|
ควรมิควรแล้วแต่
จะทรงพระกรุณา
โปรดเกล้า
โปรดกระหม่อม
ขอเดชะ
ข้าพระพุทธเจ้า
....(ลงชื่อ)....
(หรือจะเอาคำว่า
ขอเดชะ มาไว้ท้าย
ชื่อเจ้าของหนังสือ
ก็ได้)
|
ขอพระราชทาน
ทูลเกล้าทูลกระหม่อม
ถวาย ขอเดชะ
|
1.2 สมเด็จพระบรม
ราชินีนาถ
|
ขอเดชะฝ่าละออง
ธุลีพระบาทปกเกล้า
ปกกระหม่อม
ข้าพระพุทธเจ้า
(ออกชื่อเจ้าของหนังสือ)
ขอพระราชทาน
กราบบังคมทูล
พระกรุณาทราบ
ฝ่าละอองธุลีรพระบาท
|
ใต้ฝ่าละออง
ธุลีพระบาท
ข้าพระพุทธเจ้า
|
ควรมิควรแล้วแต่
จะทรงพระกรุณา
โปรดเกล้า
โปรดกระหม่อม
ขอเดชะ
ข้าพระพุทธเจ้า
....(ลงชื่อ)....
(หรือจะเอาคำว่า
ขอเดชะ มาไว้ท้าย
ชื่อเจ้าของหนังสือ
ก็ได้)
|
ขอพระราชทาน
ทูลเกล้าทูลกระหม่อม
ถวาย ขอเดชะ
|
1.3 สมเด็จพระบรม
ราชินีนาถ สมเด็จ
พระบรมราชชนนี
สมเด็จพระยุพราช
(สยามกุฎราชกุมาร)
สมเด็จพระบรมราชกุมารี
|
ขอพระราชทาน
กราบบังคมทูล
...(ออกพระนาม)...
ทราบฝ่าละออง
พระบาท
|
ใต้ฝ่าละออง
ธุลีพระบาท
ข้าพระพุทธเจ้า
|
ควรมิควรแล้วแต่
จะทรงพระกรุณา
โปรดเกล้า
โปรดกระหม่อม
ขอเดชะ
ข้าพระพุทธเจ้า
....(ลงชื่อ)....
|
ขอพระราชทาน
ทูลเกล้าทูลกระหม่อม
ถวาย ขอเดชะ
|
การลงชื่อและตำแหน่ง
ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี
ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ภาคผนวก 3 การลงชื่อและตำแหน่งในหนังสือราชการ
ให้ปฏิบัติได้ดังนี้
1. ผู้ที่มีอำนาจในการลงชื่อต้องเป็นไปตามที่กฏหมายกำหนดไว้ เช่น
เป็นหัวหน้าส่วนราชการตามกฎหมาย หรือผู้ที่ได้มอบหมายหรือมอบอำนาจ ให้ปฏิบัติหน้าที่แทน
รักษาราชการแทน รักษาการในตำแหน่ง ทำการแทน ตามที่กฎหมายกำหนด
2. การลงชื่อในหนังสือราชการ ให้ลงชื่อและตำแหน่งของเจ้าของหนังสือ
โดยพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อ และใช้คำนำหน้านามขื่อว่า นาย นาง นางสาว
หน้าชื่อเต็มใต้ลายมือชื่อ ตัวอย่างเช่น
ขอแสดงความนับถือ
(ลายมือชื่อ)
(นางสาวศศิธารา พิชัยชาญณรงค์
เลขาธิการคณะกรรมการการอาชีวศึกษา
3. กรณีที่เจ้าของลายมือชื่อเป็นสตรีที่ได้รับพระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ์ ให้ใช้คำนำหน้านามตามกฎหมายว่าด้วยการให้ใช้คำนำหน้าสตรี
เช่น สตรีทั่วไปซึ่งมีสามีได้รับพระราชทานเครื่องอิสริยาภรณ์
ตั้งแต่ชั้นทุติยจุลจอมเกล้าวิเศษขั้นไป
หรือได้รับพระราชทานเครื่องอิสริยาภรณ์ชั้นทุติยจุลจอมเกล้า ตติยจุลจอมเกล้า และจตุตถีจุลจอมเกล้า
ให้ใช้คำนำหน้าว่าท่านผู้หญิง หรือคุณหญิงแล้วแต่กรณี ใต้ลายมือชื่อ ตัวอย่างเช่น
ขอแสดงความนับถือ
(ลายมือชื่อ)
(ท่านผู้หญิงจรุงจิตต์ ทีระ)
ราชเลขาธิการในพระองค์สมเด็จพระบรมราชินีนาถ
4. ในกรณีที่เจ้าของลายมือชื่อมรบรรดาศักดิ์
หรือฐานันดรศักดิ์ ให้พิมพ์คำเต็มของบรรดาศักดิ์หรือฐานันดรศักดิ์
ไว้ใต้ลายมือชื่อ ตัวอย่างเช่น
ขอแสดงความนับถือ
ลายมือชื่อ
(พระยามโนปกรณ์นิติธาดา)
บรรดาศักดิ์
นายกรัฐมนตรี
ขอแสดงความนับถือ
ลายมือชื่อ
(หม่อมราชงาค์สุขุมพันธุ์ บริพัตร ณ อยุธยา) ฐานันดรศักดิ์
ผู้ว่าราชการกรุงเทพมหานคร
5. ในกรณีเจ้าของลามมือชื่อมียศ ต้องใช้ยศประกอบ
ให้พิมพ์คำเต็มของยศไว้หน้าลายมือชื่อและพิมพ์ชื่อเต็มไว้ใต้ลายมือชื่อ ตัวอย่างเช่น
ขอแสดงความนับถือ
พลเอก
ลายมือชื่อ
(ประยุทธ์ จันทร์โอชา)
ผู้บัญชาการทหารบก
6. การลงตำแหน่งในหนังสือราชการ ให้ลงตำแหน่งของเจ้าของหนังสือ
แต่ถ้าผู้ลงชื่อมิใช่เจ้าของหนังสือโดยตรง ซึ่งเป็นกรณีลงชื่อแทน
ให้ลงตำแหน่งของผู้ลงชื่อและตำแหน่งของเจ้าของหนังสือต่อท้ายคำตามที่กฎหมายกำหนด ตัวอย่างเช่น
ขอแสดงความนับถือ
ลายมือชื่อ
(นายอเนก เพิ่มวงศ์เสนีย์)
รองปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี ปฏิบัติราชการแทน
ปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี
ขอแสดงความนับถือ
ลายมือชื่อ
(นายศรายุธ ผึ่งประเสริฐ)
นักวิเคราะห์นโยบายและแผนเชี่ยวชาญ
รักษาราชการแทน
ผู้อำนวยการสำนักอำนวยการ
สำหรับตำแหน่งของทางราชการทหาร
ให้เป็นไปตามระเบียบข้อบังคับและแบบธรรมเนียมของกระทรวงกลาโหม ตัวอย่างเช่น
ขอแสดงความนับถือ
พลเรือตรี
ลายมือชื่อ
(ธนะรัตน์ อุบล)
เจ้ากรมสารบรรณทหารเรือ
ทำการแทน
ผู้บัญชาการทหารเรือ
7. การลงชื่อแทน ผู้ลงชื่อแทนจะต้องเป็นผู้ได้รับมอบหมาย
หรือมอบอำนาจให้ปฏิบัติหน้าที่เป็นลายลักษณ์อักษรโดยทำเป็นคำสั่ง
ซึ่งคำที่ใช้ในการลงชื่อแทน ต้องใช้ตามที่กฎหมายกำหนดแล้วแต่กรณี มีดังนี้
7.1 ปฏิบัติหน้าที่แทน ใช้ในกรณีที่คณะรัฐมนตรีมอบหมายให้รองนายกรัฐมนตรีคนใดคนหนึ่ง
ปฏิบัติหน้าที่แทนนายกรัฐมนตรี
7.2 รักษาราชการแทน ใช้ในกรณีที่ไม่มีผู้ดำรงตำแหน่ง
หรือมี แต่ไม่อาจปฏิบัติราชการได้การใช้คำ "รักษาราชการแทน"
ให้ใช้ดังนี้
รักษาราชการแทนนายกรัฐมนตรี
รักษาราชการแทนรัฐมนตรีว่าการกระทรวงหรือรัฐมนตรีว่าการทบวง
รักษาราชการแทนปลัดกระทรวงหรือปลัดทบวง
รักษาราชการแทนรองปลัดกระทรวงหรือรองปลัดทบวง
รักษาราชการแทนอธิบดี
รักษาราชการแทนรองอธิบดี
รักษาราชการแทนหัวหน้าส่วนราชการ
หรือรองหัวหน้าส่วนราชการที่เรียกชื่ออย่างอื่นที่มีฐานะเป็นกรม
7.3 ปฏิบัติราชการแทน ใช้ในกรณีผู้ดำรงตำแหน่งมอบอำนาจให้ปฏิบัติราชการแทนในการสั่ง
การอนุญาต การอนุมัติ การปฏิบัติราชการ หรือการดำเนินการอื่นที่ผู้ดำรงตำแหน่งจะพึงปฏิบัติหรือดำเนินตามกฎหมาย
ระเบียบ ข้อบังคับ คำสั่ง หรือมติของคณะรัฐมนตรีในเรื่องใด และไม่มีกฎหมาย ระเบียบ
ข้อบังคับ คำสั่ง
หรือมติคณะรัฐมนตรีในเรื่องนั้นกำหนดเรื่องการมอบอำนาจไว้เป็นอย่างอื่น
ซึ่งผู้ดำรงตำแหน่งอาจอยู่ปฏิบัติราชการด้วยหรือไม่ก็ตาม
และผู้ปฏิบัติราชการแทนก็สามารถลงชื่อตามกฎหมายได้
7.4 รักษาการแทน กฎหมายว่าด้วยมหาวิทยาลัย
กฎหมายว่าด้วนสถาบันเทคโนโลยีการเกษตร กฎหมายว่าด้วยสถาบันเทคโนโลยีราชมงคล กฎหมายว่าด้วยสถาบันราชภัฏ
เป็นต้น กำหนดให้ใช้คำว่า "รักษาการแทน" ใช้ในกรณีการบดีไม่อาจปฏิบัติหน้าที่ได้ ตัวอย่างเช่น
ขอแสดงความนับถือ
ลายมือชื่อ
(ดร.ประสิทธิ์ เมธีพิพัฒน์)
รองอธิการบดีฝ่ายวิชาการ รักษาการแทน
อธิการบดีสถาบันเทคโนโลยีราชมงคล
วิทยาเขตพณิชย์การพระนคร
7.5 รักษาการในตำแหน่ง กฎหมายว่าด้วยระเบียบข้าราชการ
เช่น กฎหมายว่าด้วยระเบียบข้าราชการพลเรือน กฎหมายว่าด้วยระเบียบข้าราชการครู
เป็นต้น กำหนดให้ใช้คำว่า "รักษาการในตำแหน่ง"
ใช้ในกรณีที่ตำแหน่งข้าราชการว่าลง หรือผู้ดำรงตำแหน่งไม่สามารถปฏิบัติราชการได้ ตัวอย่างเช่น
ขอแสดงความนับถือ
ลายมือชื่อ
(นายสมพงศ์ มุ่งถาวร)
รองผู้อำนวยการวิทยาลัยฝ่ายวิชาการ
รักษาการในตำแหน่ง
ผู้อำนวยการวิทยาลัยพณิชย์การธนบุรี
7.6 ทำการแทน พระธรรมนูญศาลยุติธรรม
กำหนดให้ใช้คำว่า "ทำการแทน"
ในกรณีที่ตำแหน่งข้าราชการฝ่ายตุลาการว่างลง หรือผู้ดำรงตำแหน่งไม่อาจปฏิบัติราชการได้
7.7 แทน ใช้ในกรณีที่ไม่มีกฎหมายกำหนดไว้
โดยให้พิมพ์คำว่า "แทน" แล้วให้ลงตำแหน่งของเจ้าของหนังสือ
ตำอย่างเช่น ในกรณีที่รองผู้อำนวยการวิยาลัย
และครูคนใดคนหนึ่งของวิทยาลัยพณิชย์การธนบุรี ซึ่งได้รับการแต่งตั้งให้เป็นผู้รักษาการในตำแหน่งไม่อยู่
และจำเป็นต้องทำหนังสือส่งออกผู้ที่จะลงชื่อในหนังสือส่งออกนี้ต้องเป็นผู้ที่ผู้อำนวยการวิทยาลัยมอบหมายให้ทำหน้าที่แทนเป็นลายลักษณ์อักษรไว้ด้วย
จึงจะลงชื่อแทนมนหนังสือราชการและใช้คำว่า "แทน" ได้
ขอแสดงความนับถือ
ลายมือชื่อ
(นางสมพิศ เล็กเฟื่องฟู)
ครูเชี่ยวชาญ วิทยาลัยพาณิชยการธนบุรี
แทน ผู้อำนวยการวิทยาลัยพาณิชยการธนบุรี
มาตรฐานตรา แบบพิมพ์ และซอง
มาตรฐานตรา
ตามระเบียบข้อ 71 การพิมพ์หนังสือราชการกำหนดให้ใช้ตราครุฑ
ตามแบบที่ 26 ในการพิมพ์หนังสือภายนอก หนังสือภายใน
หนังสือประทับตรา คำสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ ประกาศ แถลงการณ์ และหนังสือรับรอง
ซึ่งมาตรฐานตราครุฑสำหรับแบบพิมพ์ มี 2 ขนาด คือ
1. ขนาดตัวครุฑสูง 3 เซนติเมตร ให้ใช้กระดาษขนาดเอ 4 พิมพ์ด้วยหมึกสีดำ
หรือทำเป็นครุฑดุน ที่กึ่งกลางส่วนบนของกระดาษ
ครุฑแบบมาตรฐาน
(ตามระเบียบข้อ 71 แบบที่ 26)
2. ขนาดตัวครุฑสูง 1.5 เซนติเมตร
ให้ใช้กับกระดาษบันทึกข้อความ
และบนหน้าซองจดหมายโดยพิมพ์ครุฑด้วยหมึกสีดำที่มุมบนด้านซ้ายของกระดาษบันทึกข้อความและหน้าซอง
ครุฑแบบมาตรฐาน
(ตามระเบียบข้อ 71 แบบที่ 26)
ตราชื่อส่วนราชการให้ใช้ตามแบบที่
27 ท้ายระเบียบ มีลักษณะเป็นรูปวงกลมสอง วงซ้อนกัน
เส้นผ่าศูนย์กลางวงนอก 4.5 เซนติเมตร วงใน 3.5 เซนติเมตร ล้อมครุฑตามข้อ 1. ระหว่างวง
นอกและวงในมีอักษรไทยชื่อกระทรวง ทบวง กรม หรือส่วนราชการที่เรียกชื่ออย่างอื่น ที่มีฐานะเป็นกรมหรือ
จังหวัดอยู่ขอบล่างของตรา ส่วนราชการใดที่มีการติดต่อกับต่างประเทศ
จะให้มีชื่อภาษาต่างประเทศเพิ่มขึ้นด้วยก็ได้ โดยให้อักษรไทยอยู่ขอบบนและอักษรโรมันอยู่ขอบล่างของตรา
ส่วนราชการใดที่มีการติดต่อกับต่างประเทศ จะให้มีชื่อภาษาต่างประเทศเพิ่มขึ้นด้วยก็ได้
โดยให้อักษรไทยอยู่ขอบบนและอักษรโรมันอยู่ขอบล่างของตรา
ตรากำหนดเก็บหนังสือ คือ ตราที่ใช้ประทับบนหนังสือเก็บ เพื่อให้ทราบกำหนด ระยะเวลาการเก็บหนังสือนั้นมีคำว่า เก็บถึงพ.ศ......หรือคำว่า ห้ามทำลาย ขนาดไม่เล็กกว่าตัวพิมพ์ 24 พอยท์
ตรากำหนดเก็บหนังสือ คือ ตราที่ใช้ประทับบนหนังสือเก็บ เพื่อให้ทราบกำหนด ระยะเวลาการเก็บหนังสือนั้นมีคำว่า เก็บถึงพ.ศ......หรือคำว่า ห้ามทำลาย ขนาดไม่เล็กกว่าตัวพิมพ์ 24 พอยท์
ตราชื่อส่วนราชการ
(ตามระเบียบข้อ 72 แบบที่ 27)
มาตรฐานกระดาษและซอง
1. มาตรฐานกระดาษ โดยปกติให้ใช้กระดาษปอนด์ขาว
น้ำหนัก 60 กรัมต่อ ตารางเมตร มี 3 ขนาด คือ
1.1 ขนาดเอ 4 หมายความว่า ขนาด 210 มิลลิเมตร x 297 มิลลิเมตร
1.2 ขนาดเอ 5 หมายความว่า
ขนาด 148 มิลลิเมตร x 210 มิลลิเมตร
1.3 ขนาดเอ 8 หมายความว่า ขนาด 52 มิลลิเมตร x 74 มิลลิเมตร
1.3 ขนาดเอ 8 หมายความว่า ขนาด 52 มิลลิเมตร x 74 มิลลิเมตร
2. มาตรฐานซอง โดยปกติให้ใช้กระดาษสีขาวหรือสีน้ำตาล
น้ำหนัก80 กรัมต่อ ตารางเมตร เว้นแต่ซองขนาดซี 4
ให้ใช้กระดาษน้ำหนัก 120 กรัมต่อตารางเมตร มี 4
ขนาด คือ
2.1 ขนาดซี 4 หมายความว่า
ขนาด 229 มิลลิเมตร x 324 มิลลิเมตร
2.2 ขนาดซี 5 หมายความว่า
ขนาด 162 มิลลิเมตร x 229 มิลลิเมตร
2.3 ขนาดซี 6 หมายความว่า ขนาด 114 มิลลิเมตร x 162 มิลลิเมตร
2.4 ขนาดดีแอล หมายความว่า ขนาด 110 มิลลิเมตร x 220 มิลลิเมตร
2.3 ขนาดซี 6 หมายความว่า ขนาด 114 มิลลิเมตร x 162 มิลลิเมตร
2.4 ขนาดดีแอล หมายความว่า ขนาด 110 มิลลิเมตร x 220 มิลลิเมตร
กระดาษตราครุฑ ให้ใช้กระดาษขนาดเอ 4 พิมพ์ครุฑตามข้อ1. ด้วยหมึกสีดำ หรือทำเป็นครุฑดุน
ที่กึ่งกลางส่วนบนของกระดาษ
กระดาษบันทึกข้อความ
ให้ใช้กระดาษขนาดเอ 4 หรือขนาดเอ 5 พิมพ์ครุฑ
ตามข้อ2. ด้วยหมึกสีดำที่มุมบนด้านซ้าย ตามแบบที่ 29 ท้ายระเบียบ
3. ซองหนังสือ
ให้พิมพ์ครุฑตามข้อ2. ด้วยหมึกสีดำที่มุมบนด้านซ้ายของซอง
3.1 ขนาดซี
4 ใช้สำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑ โดยไม่ต้องพับ มีชนิด
ธรรมดาและขยายข้าง
3.2 ขนาดซี
5 ใช้สำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ 2
3.3 ขนาดซี
6 ใช้สำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ 4
3.4 ขนาดดีแอล
ใช้สำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ 3
ส่วนราชการใดมีความจำเป็นต้องใช้ซองสำหรับส่งทางไปรษณีย์อากาศโดยเฉพาะ
อาจใช้
ซองพิเศษสำหรับส่งทางไปรษณีย์อากาศและพิมพ์ตราครุฑตามที่กล่าวข้างต้นได้โดยอนุโลม
การพิมพ์หนังสือราชการ
การพิมพ์
หมายถึง การพิมพ์หนังสือราชการโดยใช้เครื่องพิมพ์ดีด
หรืองเครื่องคอมพิวเตอร์โดยปกติแล้วงานที่เป็นเอกสารทั่วๆไป
ก็ควรใช้เครื่องพิมพ์ดีด หรืองเครื่องคอมพิวเตอร์จัดทำ
เพื่อความเป็นระเบียบเรียบร้อย สวยงาม อ่านง่าย
และสามารถทำสำเนาได้อย่างสะดวกรวดเร็ว
คุณสมบัติของผู้ปฏิบัติงานพิมพ์
ในการพิมพ์หนังสือราชการ ผู้พิมพ์จะต้องมีความชำนาญในการพิมพ์เป็นอย่างดี คือ พิมพ์ถูกต้อง ไม่ผิด ไม่ตกหล่อน ถ้อยคำไม่ขาดพยางค์ เป็นต้น และที่สำคัญยังต้องมีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับการพิมพ์ดังนี้
1. มีความรู้และความเข้าใจในรูปแบบของหนังสือราชการชนิดต่างๆ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 หมวดที่ 1 ชนิดของหนังสือเป็นอย่างดี
2. มีความเข้าใจในข้อความของหนังสือที่พิมพ์อย่างชัดเจน ถูกต้องตามวัตถุประสงค์ของผู้ร่าง หากไม่เข้าใจ หรือมีข้อสงสัยควรสอบถามผู้ร่างให้ปราศจากข้อสงสัย
3. รู้จักวางรูปแบบหนังสือราชการได้เหมาะสม สวยงาม โดยเฉพาะการจัดวรรคตอนได้อย่างถูกต้อง เช่น การย่อหน้า การเว้นวรรค การจัดระยะห่างระหว่างบรรทัด เป็นต้น
4. รู้หลักการใช้ภาษาไทย ตัวสะกด การันต์ ตัวย่อ และคำต่างๆ หากมีข้อสงสัยให้ตรวจสอบจากพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน
5. รู้จักชื่อบุคคล ตำแหน่ง ชื่อส่วนราชการ และหน่วยงานต่างๆ เป็นอย่างดี
6. สามารถจัดลำดับความสำคัญของงานพิมพ์ได้อย่างเหมาะสม งานใดที่ต้องจัดทำโดยเร่งด่วนต้องจัดทำก่อน
7. สามารถเลือกใช้กระดาษและซองที่เหมาะสมกับชนิดของหนังสือราชการ
8. ต้องเป็นผู้มีความละเอียดรอบคอบ ตรวจทานงานที่พิมพ์อย่างละเอียดถี่ก้อนเพื่อให้งานพิมพ์ออกมาถูกต้องสมบูรณ์
9. รู้จักบำรุงรักษาเครื่องพิมพ์ให้อยู่ในสภาพที่สะอาด เรียบร้อย พร้อมที่จะใช้งานได้ตลอดเวลา
หลักเกณฑ์และวิธีการพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทย
สำหรับการพิมพ์หนังสือราชการแต่เดิมจะพิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์ดีด แต่ปัจจุบันนิยมพิมพ์ด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์เป็นส่วนมาก สำหรับวิธีการพิมพ์โดยเครื่องพิมพ์ดีด และโดยโปรแกรมการพิมพ์ในเครื่องคอมพิวเตอร์ มีดังนี้
การพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทยโดยเครื่องพิมพ์ดีด มีหลักเกณฑ์การพิมพ์ดังนี้
1. การพิมพ์หนังสือราชการที่ต้องใช้กระดาษตราครุฑ ถ้ามีความยาวมากกว่า 1 หน้า หน้าต่อไปไม่ต้องใช้กระดาษตราครุฑ ให้ใช้กระดาษธรรมดา แต่ให้มีคุณภาพเช่นเดียวหรือไกล้เคียงกับแผ่นแรก
2. การพิมพ์หัวข้อต่างๆ ให้เป็นไปตามแบบหนังสือที่กำหนดไว้ในระเบียบ
3. การพิมพ์ 1 หน้ากระดาษขนาดเอ 4 โดยปกติให้พิมพ์ 25 บรรทัด ยรรทัดแรกของกระดาษควรอยู่ห่างจากขอบกระดาษบนประมาณ 5 เซนติเมตร
4. การกั้นระยะในการพิมพ์
4.1 ในบรรทัดหนึ่ง ให้ตั้งจังหวะเคาะของการพิมพ์ดีดไว้ 70 วรรค
4.2 ให้กั้นระยะห่างจากขอบกระดาษด้านซ้ายมือประมาณ 3 เซนติเมตร เพื่อความสะดวกในการเก็บเข้าแฟ้ม
4.3 ตัวอักษรสุดท้าย ควรห่างจากขอบกระดาษด้านขวาไม่น้อยกว่า 2 เซนติเมตร
5. ถ้าคำสุดท้ายของบรรทัดมีหลายพยางค์ ไม่สามารถพิมพ์จบคำในบรรทัดเดียวกันได้ ให้ใช้เครื่องหมายยติภังค์(-) ระหว่างพยางค์
6. การย่อหน้า ซึ่งในกรณีที่จบประเด็นแล้ว จะมีการขึ้นข้อความใหม่ ให้เว้นห่างจากระยะกั้นหน้า 10 จังหวะเคาะ
7. การเว้นบรรทัด โดยทั่วไปจะต้องเว้นบรรทัดให้ส่วนสูงสุดของตัวพิพม์ และส่วนต่ำสุดของตัวพิพม์ไม่ทับกัน
8. การเว้นวรรค
8.1 โดยทั่วไปเว้น 2 จังหวะเคาะ
8.2 การเว้นวรรคระหว่างวัน เดือน ปี ให้เว้น 2 จังหวะเคาะ
8.3 การเว้นวรรคระหว่างหัวข้อเรื่องกับเรื่อง ให้เว้น 2 จังหวะเคาะ
8.4 การเว้นวรรคในเนื้อหาเรื่องที่พิมพ์มีเนื้อหาเดียวกัน ให้เว้น 1 จังหวะเคาะ ถ้าเนื้อหาต่างกัน ให้เว้น 2 จังหวะเคาะ
8.5 การเว้นวรรคระหว่างชื่อ-นามสกุลของผู้ลงนามให้เว้นวรรค 2 จังหวะเคาะ
9. การพิมพ์หนังสือที่มีหลายหน้าต้องพิมพ์เลขหน้า โดยพิมพ์ตัวเลขหน้ากระดาษไว้ระหว่างเครื่องหมายยติภังค์ (-) ที่กึ่งกลางด้านบนของกระดาษ ห่างจากขอบกระดาษด้านบนลงมาประมาณ 3 เซนติเมตร
10. การพิมพ์หนังสือที่มีความสำคัญ และมีจำนวนหลายหน้า ให้พิมพ์คำต่อเนื่องของข้อความที่จะยกไปพิมพ์หน้าใหม่ ไว้ด้านล่างทางมุมขวาของหน้านั้นๆ แล้วตามด้วย...(จุด 3 จุด) โดยปกติให้เว้นระยะหว่างจากบรรทัดสุดท้าย 3 ระยะบรรทัดพิมพ์ และควรจะต้องมีข้อความของหนังสือไปพิมพ์ในหน้าสุดท้ายอย่างน้อย 2 บรรทัด ก่อนพิมพ์คำลงท้าย
ตัวอย่างการพิมพ์หนังสือราชการตามแบบต่างๆ
การพิมพ์หนังสือภายนอก
การพิมพ์หนังสือภายนอก
คำแนะนำประกอบการพิมพ์หนังสือภายนอก
1. การตั้งค่าในโปรแกรมการพิมพ์
1.1 การตั้งระยะขอบหน้ากระดาษ
- ขอบซ้าย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร
- ขอบบน 2.5 เซนติเมตร ขอบล่างประมาณ 2 เซนติเมตร
1.2 การตั้งระยะบรรทัด ให้ใช้ค่าระยะบรรทัดปกติ คือ 1 เท่า
หรือ Single
1.3 การกั้นค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ อยู่ระหว่าง 0-16เซนติเมตร
2. ขนาดตราครุฑ
2.1 ตราครุฑสูง 3 เซนติเมตร
2.2 การวางตราครุฑ ให้วางห่างจากขอบกระดาษบนประมาณ ๒.๕ เซนติเมตร (ชิดขอบบน)
3. การพิมพ์
3.1 ใช้รูปแบบตัวพิพม์ไทยสารบรรณ (ฟอนต์ TH Sara bun PSK) ขนาด 16 พอยท์
3.2 การพิมพ์ “ที่” และ “ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ” ให้พิมพ์ตรงกับแนวเท้าของตราครุฑ
3.3 การพิมพ์ชื่อเดือน ให้ตัวอักษรตัวแรกอยู่ตรงกับแนวเท้าขวาของตราครุฑ
3.4 การพิมพ์เรื่อง คำขึ้นต้น อ้างถึง สิ่งที่ส่งมาด้วย
ให้มีระยะบรรทัดระหว่างกันเท่ากับระยะบรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยท์ (1 Enter + before 6 pt)
3.5 การย่อหน้าข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ และภาคสรุป
ให้มีระยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ เท่ากับ 2.5 เซนติเมตร
3.6 การพิมพ์คำลงท้าย ให้พิมพ์ตัวอักษรตัวแรกอยู่ตรงกับแนวกึ่งกลางของตราครุฑ
และห่างจากบรรทัดสุดท้ายของภาคสรุปเท่ากับระยะบรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 12
พอยท์ (1 Enter +before 12 pt)
3.7 การพิมพ์ยศของผู้ลงชื่อ ให้อยู่หน้าแนวกึ่งกลางของตราครุฑ กับให้เว้นบรรทัดการพิมพ์2
บรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก ๖ พอยท์ (2 Enter + before
6 pt.) จากคำลงท้าย
3.8 การพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของหนังสือ (ชื่อ สกุล) และตำแหน่ง
ให้ถือคำลงท้ายเป็นหลักโดยให้อยู่กึ่งกลางซึ่งกันและกัน ในกรณีที่ต้องพิมพ์ตำแหน่ง
2 บรรทัด ระหว่างบรรทัดให้ใช้ระยะ 1 Enter
3.9 ระยะระหว่างตำแหน่ง
กับส่วนราชการเจ้าของเรื่อง
ให้พิจารณาตามความเหมาะสมของพื้นที่ที่เหลืออยู่ในหน้ากระดาษนั้น
โดยสามารถเลือกใช้ระยะบรรทัด 1 Enter หรือ 1 Enter + before
6 pt. หรือ 2 Enter ได้ตามความเหมาะสม
การพิมพ์หนังสือภายใน (แบบใช้กระดาษบันทึกข้อความ)
คำแนะนำประกอบการพิมพ์หนังสือภายใน
(แบบใช้กระดาษบันทึกข้อความ)
1. การตั้งค่าในโปรแกรมการพิมพ์
1.1 การตั้งระยะขอบหน้ากระดาษ
- ขอบซ้าย
3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร
- ขอบบน
2.5 เซนติเมตร ขอบล่างประมาณ 2 เซนติเมตร
1.2 การตั้งระยะบรรทัด
ให้ใช้ค่าระยะบรรทัดปกติ คือ 1 เท่า หรือ Single
1.3 การกั้นค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์
อยู่ระหว่าง 0-16 เซนติเมตร
2. ขนาดตราครุฑ
2.1 ตราครุฑสูง
1.5 เซนติเมตร
2.2 การวางตราครุฑ
ให้วางห่างจากขอบกระดาษบนประมาณ ๒.๕ เซนติเมตร (ชิดขอบบนด้านซ้าย)
3. การพิมพ์
3.1 ใช้รูปแบบตัวพิพม์ไทยสารบรรณ
(ฟอนต์ TH Sara bun PSK) ขนาด 16 พอยท์
3.2 การพิมพ์ส่วนหัวของแบบบันทึกข้อความ
3.2.1 คำว่า “บันทึกข้อความ” พิมพ์ด้วยอักษรตัวหนาขนาด
29 พอยท์ และปรับค่าระยะบรรทัดจาก 1 เท่าเป็นค่าแน่นอน
(Exactly) 35 พอยท์
3.2.2 คำว่า “ส่วนราชการ วันที่ เรื่อง” พิมพ์ด้วยอักษรตัวหนาขนาด 20 พอยท์
3.2.3 การพิมพ์คำว่า “วันที่” ให้พิมพ์ตรงกับตัวอักษร
“ข” และให้พิมพ์ตัวอักษรตัวแรกของชื่อเดือน
ตรงกับแนวหลังของตัวอักษร “ม” ของคำว่า
“บันทึกข้อความ” (ดูแบบฟอร์มประกอบ)
3.2.4 ใช้จุดไข่ปลาแสดงเส้นบรรทัดที่เป็นช่องว่างหลังคำ ส่วนราชการ ที่ วันที่
และ เรื่อง
3.3 การพิมพ์คำขึ้นต้น
ให้มีระยะบรรทัดห่างจากเรื่องเท่ากับระยะบรรทัดปกติและเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6
พอยท์ (1 Enter + before 6 pt)
3.4 การย่อหน้าข้อความ
ให้มีระยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ เท่ากับ 2.5เซนติเมตร
3.5 การพิมพ์ยศของผู้ลงชื่อ
ให้พิมพ์อักษรตัวแรกอยู่ในแนวกึ่งกลางกระดาษ และให้เว้นระยะบรรทัดการพิมพ์ 2
บรรทัดปกติ (2 Enter) จากบรรทัดสุดท้ายของข้อความ
และให้พิมพ์ ร.น. ไว้ท้าย
ลายมือชื่อด้วย
(เนื่องจากผู้ลงชื่อเป็นนายทหารเรือชั้นสัญญาบัตร)
3.6 การพิมพ์ชื่อเต็มในวงเล็บ
(ชื่อ สกุล) และการพิมพ์ตำแหน่ง ให้พิมพ์อยู่กึ่งกลางซึ่งกันและกัน ในกรณีที่ต้องพิมพ์ตำแหน่ง
2 บรรทัด ระหว่างบรรทัดให้ใช้ระยะ 1 Enter
การพิมพ์หนังสือประทับตรา
คำแนะนำประกอบการพิมพ์หนังสือประทับตรา
1. การตั้งค่าในโปรแกรมการพิมพ์
1.1 การตั้งระยะขอบหน้ากระดาษ
- ขอบซ้าย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร
- ขอบบน 2.5 เซนติเมตร ขอบล่างประมาณ 2 เซนติเมตร
1.2 การตั้งระยะบรรทัด
ให้ใช้ค่าระยะบรรทัดปกติ คือ 1 เท่า หรือ Single
1.3 การกั้นค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์
อยู่ระหว่าง 0-16 เซนติเมตร
2. ขนาดตราครุฑ
2.1 ตราครุฑสูง
3 เซนติเมตร
2.2 การวางตราครุฑ
ให้วางห่างจากขอบกระดาษบนประมาณ 2.5 เซนติเมตร (ชิดขอบบน)
3. การพิมพ์
3.1
ใช้รูปแบบตัวพิพม์ไทยสารบรรณ (ฟอนต์ TH Sara bun PSK) ขนาด 16 พอยท์
3.2 การย่อหน้าข้อความ
หรือข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ และภาคสรุป
ให้มีระยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ เท่ากับ 2.5 เซนติเมตร
3.3 พิมพ์ชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือออก
และเดือน ปี ให้อยู่ภายในวงกลมตราชื่อส่วนราชการ
3.4 ประทับตราชื่อส่วนราชการให้เส้นรอบวงวงนอกอยู่ในแนวกึ่งกลางตราครุฑ
การพิมพ์หนังสือคำสั่ง
คำแนะนำประกอบการพิมพ์คำสั่ง
1. การตั้งค่าในโปรแกรมการพิมพ์
1.1 การตั้งระยะขอบหน้ากระดาษ
- ขอบซ้าย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร
- ขอบบน 2.5 เซนติเมตร ขอบล่างประมาณ 2 เซนติเมตร
1.2 การตั้งระยะบรรทัด
ให้ใช้ค่าระยะบรรทัดปกติ คือ 1 เท่า หรือ Single
1.3 การกั้นค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์
อยู่ระหว่าง 0-16 เซนติเมตร
2. ขนาดตราครุฑ
2.1 ตราครุฑสูง 3 เซนติเมตร
2.2 การวางตราครุฑ
ให้วางห่างจากขอบกระดาษบนประมาณ 2.5 เซนติเมตร
(ชิดขอบบน)
3. การพิมพ์
3.1 ใช้รูปแบบตัวพิพม์ไทยสารบรรณ
(ฟอนต์ TH Sara bun PSK) ขนาด 16 พอยท์
3.2 การย่อหน้าข้อความในระเบียบ
ให้มีระยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์เท่ากับ 2.5 เซนติเมตร
3.3 การพิมพ์ข้อความ “สั่ง ณ วันที่ เดือน
พ.ศ. ....” ให้มีระยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์
เท่ากับ 5 เซนติเมตร
(เพิ่มระยะจากย่อหน้าข้อความ 1 เท่า)
3.4 การพิมพ์ยศของผู้ลงชื่อ ให้พิมพ์อักษรตัวแรกอยู่ในแนวกึ่งกลางของตราครุฑ โดยให้เว้นบรรทัดการพิมพ์ 2 บรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยท์ (2 Enter + Before 6 pt) จากสั่ง ณ วันที่
3.5 การพิมพ์ชื่อเต็ม (ชื่อ สกุล) และตำแหน่ง ให้อยู่กึ่งกลางซึ่งกันและกัน ในกรณีที่ต้องพิมพ์ตำแหน่ง 2 บรรทัด ระหว่างบรรทัดให้ใช้ระยะ 1 Enter
3.6 กรณีรับคำสั่ง
3.6.1 พิมพ์คำว่า “รับคำสั่ง ......” โดยให้อยู่กึ่งกลางซึ่งกันและกันกับการพิมพ์ชื่อเต็ม(ชื่อ สกุล) และตำแหน่ง และเว้นบรรทัดการพิมพ์ 1 บรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยท์(1 Enter + Before 6 pt.) จาก สั่ง ณ วันที่
3.6.2 พิมพ์ยศของผู้ลงชื่อ ให้พิมพ์อักษรตัวแรกอยู่ในแนวกึ่งกลางของตราครุฑ โดยให้เว้นบรรทัดการพิมพ์ 2 บรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยท์ (2 Enter + Before 6 pt.) จากรับคำสั่ง ....
3.4 การพิมพ์ยศของผู้ลงชื่อ ให้พิมพ์อักษรตัวแรกอยู่ในแนวกึ่งกลางของตราครุฑ โดยให้เว้นบรรทัดการพิมพ์ 2 บรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยท์ (2 Enter + Before 6 pt) จากสั่ง ณ วันที่
3.5 การพิมพ์ชื่อเต็ม (ชื่อ สกุล) และตำแหน่ง ให้อยู่กึ่งกลางซึ่งกันและกัน ในกรณีที่ต้องพิมพ์ตำแหน่ง 2 บรรทัด ระหว่างบรรทัดให้ใช้ระยะ 1 Enter
3.6 กรณีรับคำสั่ง
3.6.1 พิมพ์คำว่า “รับคำสั่ง ......” โดยให้อยู่กึ่งกลางซึ่งกันและกันกับการพิมพ์ชื่อเต็ม(ชื่อ สกุล) และตำแหน่ง และเว้นบรรทัดการพิมพ์ 1 บรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยท์(1 Enter + Before 6 pt.) จาก สั่ง ณ วันที่
3.6.2 พิมพ์ยศของผู้ลงชื่อ ให้พิมพ์อักษรตัวแรกอยู่ในแนวกึ่งกลางของตราครุฑ โดยให้เว้นบรรทัดการพิมพ์ 2 บรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยท์ (2 Enter + Before 6 pt.) จากรับคำสั่ง ....
การพิมพ์หนังสือระเบียบ
คำแนะนำประกอบการพิมพ์ระเบียบ
1. การตั้งค่าในโปรแกรมการพิมพ์
1.1 การตั้งระยะขอบหน้ากระดาษ
- ขอบซ้าย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร
- ขอบบน 2.5 เซนติเมตร ขอบล่างประมาณ 2 เซนติเมตร
1.2 การตั้งระยะบรรทัด ให้ใช้ค่าระยะบรรทัดปกติ คือ 1 เท่า หรือ Single
1.3 การกั้นค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ อยู่ระหว่าง 0-16 เซนติเมตร
2. ขนาดตราครุฑ
2.1ตราครุฑสูง 3 เซนติเมตร
2.2 การวางตราครุฑ ให้วางห่างจากขอบกระดาษบนประมาณ 2.5 เซนติเมตร (ชิดขอบบน)
3. การพิมพ์
3.1 ใช้รูปแบบตัวพิมพ์ไทยสารบรรณ (ฟอนต์ TH Sarabun PSK) ขนาด 16 พอยท์
3.2 การย่อหน้าข้อความ ให้มีระยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ เท่ากับ 2.5เซนติเมตร
3.3 การพิมพ์ข้อความ “ประกาศ ณ วันที่ เดือน พ.ศ. ....” ให้มีระยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ เท่ากับ 5 เซนติเมตร (เพิ่มระยะจากย่อหน้าข้อความ 1 เท่า)
3.4 การพิมพ์ยศของผู้ลงชื่อ ให้พิมพ์อักษรตัวแรกอยู่ในแนวกึ่งกลางของตราครุฑ โดยให้เว้นบรรทัดการพิมพ์ 2 บรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยท์ (2 Enter + Before 6 pt) จากประกาศ ณ วันที่
3.5 การพิมพ์ชื่อเต็ม (ชื่อ สกุล) และตำแหน่ง ให้อยู่กึ่งกลางซึ่งกันและกัน ในกรณีที่ต้องพิมพ์ตำแหน่ง 2 บรรทัด ระหว่างบรรทัดให้ใช้ระยะ 1 Enter
1.1 การตั้งระยะขอบหน้ากระดาษ
- ขอบซ้าย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร
- ขอบบน 2.5 เซนติเมตร ขอบล่างประมาณ 2 เซนติเมตร
1.2 การตั้งระยะบรรทัด ให้ใช้ค่าระยะบรรทัดปกติ คือ 1 เท่า หรือ Single
1.3 การกั้นค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ อยู่ระหว่าง 0-16 เซนติเมตร
2. ขนาดตราครุฑ
2.1ตราครุฑสูง 3 เซนติเมตร
2.2 การวางตราครุฑ ให้วางห่างจากขอบกระดาษบนประมาณ 2.5 เซนติเมตร (ชิดขอบบน)
3. การพิมพ์
3.1 ใช้รูปแบบตัวพิมพ์ไทยสารบรรณ (ฟอนต์ TH Sarabun PSK) ขนาด 16 พอยท์
3.2 การย่อหน้าข้อความ ให้มีระยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ เท่ากับ 2.5เซนติเมตร
3.3 การพิมพ์ข้อความ “ประกาศ ณ วันที่ เดือน พ.ศ. ....” ให้มีระยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ เท่ากับ 5 เซนติเมตร (เพิ่มระยะจากย่อหน้าข้อความ 1 เท่า)
3.4 การพิมพ์ยศของผู้ลงชื่อ ให้พิมพ์อักษรตัวแรกอยู่ในแนวกึ่งกลางของตราครุฑ โดยให้เว้นบรรทัดการพิมพ์ 2 บรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยท์ (2 Enter + Before 6 pt) จากประกาศ ณ วันที่
3.5 การพิมพ์ชื่อเต็ม (ชื่อ สกุล) และตำแหน่ง ให้อยู่กึ่งกลางซึ่งกันและกัน ในกรณีที่ต้องพิมพ์ตำแหน่ง 2 บรรทัด ระหว่างบรรทัดให้ใช้ระยะ 1 Enter
การพิมพ์หนังสือประกาศ
คำแนะนำประกอบการพิมพ์บประกาศ
1. การตั้งค่าในโปรแกรมการพิมพ์
1.1 การตั้งระยะขอบหน้ากระดาษ
- ขอบซ้าย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร
- ขอบบน 2.5 เซนติเมตร ขอบล่างประมาณ 2 เซนติเมตร
1.2 การตั้งระยะบรรทัด ให้ใช้ค่าระยะบรรทัดปกติ คือ 1 เท่า หรือ Single
1.3 การกั้นค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ อยู่ระหว่าง 0-16เซนติเมตร
2. ขนาดตราครุฑ
2.1 ตราครุฑสูง 3 เซนติเมตร
2.2 การวางตราครุฑ ให้วางห่างจากขอบกระดาษบนประมาณ 2.5 เซนติเมตร (ชิดขอบบน)
3. การพิมพ์
3.1 ใช้รูปแบบตัวพิมพ์ไทยสารบรรณ (ฟอนต์ TH Sarabun PSK) ขนาด 16 พอยท์
3.2 การย่อหน้าข้อความ ให้มีระยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ เท่ากับ 2.5เซนติเมตร
3.3 การพิมพ์ข้อความ “ประกาศ ณ วันที่ เดือน พ.ศ. ....” ให้มีระยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ เท่ากับ 5 เซนติเมตร (เพิ่มระยะจากย่อหน้าข้อความ 1 เท่า)
3.4 การพิมพ์ยศของผู้ลงชื่อ ให้พิมพ์อักษรตัวแรกอยู่ในแนวกึ่งกลางของตราครุฑ โดยให้เว้นบรรทัดการพิมพ์ 2 บรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยท์ (2 Enter + Before 6 pt) จากประกาศ ณ วันที่
3.5 การพิมพ์ชื่อเต็ม (ชื่อ สกุล) และตำแหน่ง ให้อยู่กึ่งกลางซึ่งกันและกัน ในกรณีที่ต้องพิมพ์ตำแหน่ง 2 บรรทัด ระหว่างบรรทัดให้ใช้ระยะ 1 Enter
1. การตั้งค่าในโปรแกรมการพิมพ์
1.1 การตั้งระยะขอบหน้ากระดาษ
- ขอบซ้าย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร
- ขอบบน 2.5 เซนติเมตร ขอบล่างประมาณ 2 เซนติเมตร
1.2 การตั้งระยะบรรทัด ให้ใช้ค่าระยะบรรทัดปกติ คือ 1 เท่า หรือ Single
1.3 การกั้นค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ อยู่ระหว่าง 0-16เซนติเมตร
2. ขนาดตราครุฑ
2.1 ตราครุฑสูง 3 เซนติเมตร
2.2 การวางตราครุฑ ให้วางห่างจากขอบกระดาษบนประมาณ 2.5 เซนติเมตร (ชิดขอบบน)
3. การพิมพ์
3.1 ใช้รูปแบบตัวพิมพ์ไทยสารบรรณ (ฟอนต์ TH Sarabun PSK) ขนาด 16 พอยท์
3.2 การย่อหน้าข้อความ ให้มีระยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ เท่ากับ 2.5เซนติเมตร
3.3 การพิมพ์ข้อความ “ประกาศ ณ วันที่ เดือน พ.ศ. ....” ให้มีระยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ เท่ากับ 5 เซนติเมตร (เพิ่มระยะจากย่อหน้าข้อความ 1 เท่า)
3.4 การพิมพ์ยศของผู้ลงชื่อ ให้พิมพ์อักษรตัวแรกอยู่ในแนวกึ่งกลางของตราครุฑ โดยให้เว้นบรรทัดการพิมพ์ 2 บรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยท์ (2 Enter + Before 6 pt) จากประกาศ ณ วันที่
3.5 การพิมพ์ชื่อเต็ม (ชื่อ สกุล) และตำแหน่ง ให้อยู่กึ่งกลางซึ่งกันและกัน ในกรณีที่ต้องพิมพ์ตำแหน่ง 2 บรรทัด ระหว่างบรรทัดให้ใช้ระยะ 1 Enter
การพิมพ์หนังสือรับรอง
คำแนะนำประกอบการพิมพ์หนังสือรับรอง
1. การตั้งค่าในโปรแกรมการพิมพ์
1.1 การตั้งระยะขอบหน้ากระดาษ
- ขอบซ้าย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร
1. การตั้งค่าในโปรแกรมการพิมพ์
1.1 การตั้งระยะขอบหน้ากระดาษ
- ขอบซ้าย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร
- ขอบบน 2.5 เซนติเมตร
ขอบล่างประมาณ 2 เซนติเมตร
1.2 การตั้งระยะบรรทัด ให้ใช้ค่าระยะบรรทัดปกติ คือ 1 เท่า หรือ Single
1.3 การกั้นค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ อยู่ระหว่าง 0-16เซนติเมตร
2. ขนาดตราครุฑ
2.1 ตราครุฑสูง 3 เซนติเมตร
2.2 การวางตราครุฑ ให้วางห่างจากขอบกระดาษบนประมาณ 2.5 เซนติเมตร (ชิดขอบบน)
3. การพิมพ์
3.1 ใช้รูปแบบตัวพิมพ์ไทยสารบรรณ (ฟอนต์ TH Sarabun PSK) ขนาด 16 พอยท์
3.2 การย่อหน้าข้อความ ให้มีระยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ เท่ากับ 2.5เซนติเมตร
3.3 การพิมพ์ข้อความ “ให้ไว้ ณ วันที่ เดือน พ.ศ. ....” ให้มีระยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ เท่ากับ 5 เซนติเมตร (เพิ่มระยะจากย่อหน้าข้อความ 1 เท่า)
3.4 การพิมพ์ยศของผู้ลงชื่อ ให้พิมพ์อักษรตัวแรกอยู่ในแนวกึ่งกลางของตราครุฑ โดยให้เว้นบรรทัดการพิมพ์ 2 บรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยท์ (2 Enter + Before 6 pt) จากให้ไว้ ณ วันที่
3.5 การพิมพ์ชื่อเต็ม (ชื่อ สกุล) และตำแหน่ง ให้อยู่กึ่งกลางซึ่งกันและกัน ในกรณีที่ต้องพิมพ์ตำแหน่ง 2 บรรทัด ระหว่างบรรทัดให้ใช้ระยะ 1 Enter
1.2 การตั้งระยะบรรทัด ให้ใช้ค่าระยะบรรทัดปกติ คือ 1 เท่า หรือ Single
1.3 การกั้นค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ อยู่ระหว่าง 0-16เซนติเมตร
2. ขนาดตราครุฑ
2.1 ตราครุฑสูง 3 เซนติเมตร
2.2 การวางตราครุฑ ให้วางห่างจากขอบกระดาษบนประมาณ 2.5 เซนติเมตร (ชิดขอบบน)
3. การพิมพ์
3.1 ใช้รูปแบบตัวพิมพ์ไทยสารบรรณ (ฟอนต์ TH Sarabun PSK) ขนาด 16 พอยท์
3.2 การย่อหน้าข้อความ ให้มีระยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ เท่ากับ 2.5เซนติเมตร
3.3 การพิมพ์ข้อความ “ให้ไว้ ณ วันที่ เดือน พ.ศ. ....” ให้มีระยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ เท่ากับ 5 เซนติเมตร (เพิ่มระยะจากย่อหน้าข้อความ 1 เท่า)
3.4 การพิมพ์ยศของผู้ลงชื่อ ให้พิมพ์อักษรตัวแรกอยู่ในแนวกึ่งกลางของตราครุฑ โดยให้เว้นบรรทัดการพิมพ์ 2 บรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยท์ (2 Enter + Before 6 pt) จากให้ไว้ ณ วันที่
3.5 การพิมพ์ชื่อเต็ม (ชื่อ สกุล) และตำแหน่ง ให้อยู่กึ่งกลางซึ่งกันและกัน ในกรณีที่ต้องพิมพ์ตำแหน่ง 2 บรรทัด ระหว่างบรรทัดให้ใช้ระยะ 1 Enter
การพิมพ์รายงานการประชุม
คำแนะนำประกอบการพิมพ์รายงานการประชุม
1. การตั้งค่าในโปรแกรมการพิมพ์
1.1 การตั้งระยะขอบหน้ากระดาษ
- ขอบซ้าย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร
- ขอบบน 2.5 เซนติเมตร ขอบล่างประมาณ 2 เซนติเมตร
1.2 การตั้งระยะบรรทัด ให้ใช้ค่าระยะบรรทัดปกติ คือ 1 เท่า หรือ Single
1.3 การกั้นค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ อยู่ระหว่าง 0-16 เซนติเมตร
2. การพิมพ์
2.1 ใช้รูปแบบตัวพิพม์ไทยสารบรรณ (ฟอนต์ TH Sara bun PSK) ขนาด 16 พอยท์
2.2 การย่อหน้า ให้มีระยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ เท่ากับ 2.5 เซนติเมตร
2.3 การพิมพ์ยศของผู้จดรายงานการประชุม ให้อยู่หลังแนวกึ่งกลางของกระดาษ กับให้เว้นบรรทัดการพิมพ์ 2 บรรทัดปกติ (2 Enter ) จากข้อความสุดท้าย
2.4 การพิมพ์ชื่อเต็ม (ชื่อ สกุล) และผู้จดรายงานการประชุม ให้อยู่กึ่งกลางซึ่งกันและกัน
1. การตั้งค่าในโปรแกรมการพิมพ์
1.1 การตั้งระยะขอบหน้ากระดาษ
- ขอบซ้าย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร
- ขอบบน 2.5 เซนติเมตร ขอบล่างประมาณ 2 เซนติเมตร
1.2 การตั้งระยะบรรทัด ให้ใช้ค่าระยะบรรทัดปกติ คือ 1 เท่า หรือ Single
1.3 การกั้นค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ อยู่ระหว่าง 0-16 เซนติเมตร
2. การพิมพ์
2.1 ใช้รูปแบบตัวพิพม์ไทยสารบรรณ (ฟอนต์ TH Sara bun PSK) ขนาด 16 พอยท์
2.2 การย่อหน้า ให้มีระยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ เท่ากับ 2.5 เซนติเมตร
2.3 การพิมพ์ยศของผู้จดรายงานการประชุม ให้อยู่หลังแนวกึ่งกลางของกระดาษ กับให้เว้นบรรทัดการพิมพ์ 2 บรรทัดปกติ (2 Enter ) จากข้อความสุดท้าย
2.4 การพิมพ์ชื่อเต็ม (ชื่อ สกุล) และผู้จดรายงานการประชุม ให้อยู่กึ่งกลางซึ่งกันและกัน
การพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทยโดยโปรแกรมการพิมพ์ในเครื่องคอมพิวเตอร์
การพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทยโดยใช้โปรแกรมการพิมพ์ในเครื่องคอมพิวเตอร์ให้ถือปฏิบัติตามคำอธิบายเพิ่มเติม
ต่อจากคำอธิบายการพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทยด้วยเครื่องพิมพ์ดีด ในคำอธิบาย 4 ท้ายระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ
พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม
เพื่อให้ส่วนราชการได้ถือเป็นแนวทางปฏิบัติในการจัดทำหนังสือราชการ
และการพิมพ์หนังสือราชการด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ ให้มีรูปแบบเป็นมาตรฐานเดียวกัน
สำหรับการจัดพิมพ์หนังสือราชการตามแบบท้ายระเบียบฯ
จำนวน 11 แบบ ให้ใช้รูปแบบตัวพิพม์ไทยสารบรรณ(TH Sara
bun PSK) ขนาด 16 พอยต์
โดยสามารถดาวน์โหลดได้ที่ http://www.font.com/release/13-free-fonts-from-sipa/
การพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทยโดยโปรแกรมการพิมพ์ในเครื่องคอมพิวเตอร์
มีหลักเกณฑ์การพิมพ์ดังนี้
1.
การจัดทำกระดาษตราครุฑ และกระดาษบันทึกข้อความ ให้จัดทำให้ถูกต้องตามแบบของกระดาษ
โดยใช้กระดาษเอ 4 และตราครุฑสูง 3 เซนติเมตร
และแบบของกระดาษบันทึกข้อความให้ตราครุฑสูง 1.5 เซนติเมตร
2.
ส่วนหัวของแบบกระดาษบันทึกข้อความ จะต้องใช้จุดไข่ปลาแสดงเส้นบรรทัดที่เป็นช่องว่างหลังคำ คือ ส่วนราชการ ที่
วันที่ เรื่อง และไม่ต้องมีเส้นขีดทึบแบ่งส่วนระหว่างหัวกระดาษบันทึกข้อความ
กับส่วนที่ใช้สำหรับการจัดทำข้อความ
3. การตั้งค่าในโปรแกรมการพิมพ์
3.1 การตั้งระยะขอบหน้ากระดาษ ขอบซ้าย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร
3.2 การตั้งระยะบรรทัด ให้ใช้ค่าระยะบรรทัดปกติ คือ 1 เท่า
หรือ Single
3.3 การกั้นค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ อยู่ระหว่าง 0-16 เซนติเมตร
4.
ขนาดตราครุฑ
4.1 ตราครุฑสูง 3 เซนติเมตร
ใช้สำหรับการจัดทำกระดาษตราครุฑ
4.2 ตราครุฑสูง 1.5 เซนติเมตร
ใช้สำหรับการจำทำกระดาษบันทึกข้อความ
5. การพิมพ์
5.1
การจัดทำหนังสือราชการตามแบบท้ายระเบียบ ฯ จํานวน 11 แบบ (ได้แก่ หนังสือภายนอก หนังสือภายใน หนังสือประทับตรา คําสั่ง
ข้อบังคับ ระเบียบ ประกาศ แถลงการณ์ข่าว หนังสือรับรอง และรายงานการประชุม)
ให้ใช้รูปแบบตัวพิมพ์ (ฟอนต์) ไทยสารบรรณ (Th Sara bun PSK) ขนาด
16 พอยท์
5.2 การพิมพ์หนังสือที่มีข้อความมากกว่า 1 หน้า
หน้าต่อไปให้ใช้กระดาษที่มีคุณภาพ เช่นเดียวกันหรือใกล้เคียงกับแผ่นแรก
5.3 การพิมพ์หัวข้อต่าง ๆ ของหนังสือแต่ละชนิด
ให้เป็นไปตามที่กําหนดไว้ในระเบียบ
5.4 ก่อนเริ่มพิมพ์ข้อความ ให้ click File > ตั้งค่าหน้ากระดาษ
(Page Setup) ก่อนเสมอ เพื่อเลือกขนาดกระดาษที่จะใช้พิมพ์
ตั้งระยะขอบหน้ากระดาษ และการวางแนวกระดาษ
5.5 จํานวนบรรทัดการพิมพ์หนังสือราชการในแต่ละหน้าให้เป็นไปตามความเหมาะสม
กับจํานวนข้อความ และความสวยงาม
ตัวอย่างการพิมพ์หนังสือราชการโดยโปรแกรมในเครื่องคอมพิวเตอร์
การจ่าหน้าซอง
วิธีปฏิบัติในการจ่าหน้าซองหนังสือราชการ มี 2
กรณี คือ
1. กรณีที่ส่วนราชการเป็นผู้จัดส่งหนังสือเอง
โดยใช้สมุดส่งหนังสือหรือมีใบรับแนบ ติดไปกับซอง
และมีพนักงานหรือเจ้าหน้าที่ส่งหนังสือของส่วนราชการเป็นผู้ไปส่งด้วยตนเอง
ให้จ่าหน้าซองตามระเบียบ สำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ข้อ 45 ดังตัวอย่าง ดังนี้
2. กรณีที่ส่วนราชการจัดส่งหนังสือโดยทางไปรษณีย์ ให้ปฏิบัติดังนี้
2.1 ให้ส่วนราชการที่จัดส่งหนังสือทางไปรษณีย์
ระบุชื่อส่วนราชการหรือหน่วยงานและสถานที่ตั้งไว้บริเวณมุมบนซ้ายด้านจ่าหน้า
ใต้ครุฑ และเหนือเลขที่หนังสือ
2.2 ระบุชื่อหรือตำแหน่งของผู้รับพร้อมที่อยู่หรือสังกัด
และรหัสไปรษณีย์ที่บริเวณกลางซองด้านจ่าหน้า
2.3 ระบุชื่อหรือหน่วยงานที่ฝากส่ง ไว้ที่มุมล่าง
ทางซ้ายมือ
2.4 ในกรณีที่เป็นการจัดส่งโดยมีข้อตกลงกับการสื่อสารแห่งประเทศไทยขอชำระค่าฝาก
ส่งเป็นรายเดือน ให้มีรายละเอียดบนด้านจ่าหน้าเพิ่มขึ้น ดังนี้
2.4.1 ระบุข้อความ “ชำระค่าฝากส่งเป็นรายเดือน ใบอนุญาตที่……...../…........ ชื่อที่ทำการที่ฝากส่ง” ในกรอบสี่เหลี่ยมผืนผ้าแนวนอน
ขนาด 2 x 4 เซนติเมตร ที่มุมบนขวาของด้านจ่าหน้า
2.4.2 ให้เจ้าหน้าที่
ผู้รับผิดชอบในการฝากส่งของหน่วยสารบรรณลงทะเบียนการส่งจำนวน รายละเอียดให้ครบถ้วน
เพื่อเก็บเป็นหลักฐานในการตรวจสอบและ ทำบันทึกขออนุมัติเบิกเงินต่อไป
ตัวอย่างการจ่าหน้าซองหนังสือราชการที่ฝากส่งทางไปรษณีย์
การพิมพ์ซองจดหมาย หน้าซองจดหมาย
ประกอบด้วย 2 ส่วนต่อไปนี้
1. ชื่อ - ที่อยู่ของผู้ส่ง (Return
Address) พิมพ์ไว้ที่มุมด้านซ้ายของซองจดหมายห่างจากขอบซองด้านซ้ายประมาณ
3 เคาะ พิมพ์บรรทัดแรกห่างจากริมบนของซองประมาณบรรทัดที่ 3
หรือ 1/2 นิ้ว ใช้ระยะบรรทัดเดี่ยว
โดยทั่วไปส่วน ราชการจะมีซองครุฑ และตรายางที่อยู่ของส่วนราชการกิจการไว้เรียบร้อยแล้ว
เพื่อความสวยงาม และสะดวกแก่การใช้ งาน
2. ชื่อ - ที่อยู่ของผู้รับ (Receiver's
Address) สำหรับซอง DL จะมีการแบ่งพื้นบนซองออกเป็น
9 ส่วน ตาม ตัวอย่างด้านบน โดยทำการพิมพ์คำขึ้นต้น
แล้วเว้นวรรค ต่อด้วยชื่อผู้รับในบรรทัดแรกตรงส่วนตรงกลาง บรรทัดต่อไป
พิมพ์ที่อยู่ ซึ่งซองขนาดอื่นก็ใช้วิธีการเดียวกัน
การ Mail Merge ซอง
การ Mail Merge ซองก็เช่นเดียวกับการทำจดหมายเวียนทั่วไป
ซึ่งรายละเอียดดังนี้
ขั้นตอนที่ 1 การสร้างเอกสารหลัก
โดยการสร้างฟอร์มซองจดหมาย โดยเริ่มต้นที่
1. เปิดเอกสารว่าง
2. ทำการตั้งค่าหน้ากระดาษ File >
Page Setup
3. เลือกขนาดกระดาษ Page Setup >
Paper โดยเลือก Envelope
4. Page Setup > Margin เลือกแนวนอน แล้วตกลงพิมพ์คำว่า “เรียน” บริเวณส่วนกลางจากที่แบ่งไว้9 ส่วน ตามตัวอย่างแบบการจ่าหน้าซอง ส่งไปรษณีย์
5. วาดกล่อง Text Box บริเวณหลังคำว่า
“เรียน”
6. บันทึกแฟ้มเป็น “ซองดีแอล”
ขั้นตอนที่ 2 การสร้างไฟล์ข้อมูลกลุ่มเป้าหมาย
การสร้างไฟล์กลุ่มเป้าหมายก็เช่นเดียวกับการสร้างเอกสารหลัก เป็น
การพิมพ์เอกสารทั่วไป แต่จะพิมพ์ในรูปของตาราง ซึ่งการกำหนดคอลัมน์ของตารางข้อมูล
ก็แล้วแต่ความจำเป็น ต้องการใช้ข้อมูลนั้น
ขั้นตอนที่ 3 การ
Merge ข้อมูลเอกสาร
หลังจากที่ได้สร้างเอกสารหลัก และไฟล์ข้อมูลกลุ่มเป้าหมายแล้ว ต่อไปก็เป็น การ Merge
ข้อมูลเอกสาร ตามขั้นตอนดังนี้
1. เปิดหน้าเอกสารหลัก “ซองดีแอล”
2. เปิดเครื่องมือ Mail Merge โดย ไปที่ Tools > Letter and Mail Merge > Show Mail Merge
Toolbar
3. จะปรากฏเครื่องมือ Mail Merge
4. น าเคอเซอร์ ไปไว้ในกล่องที่สร้างที่หน้าซอง
จากนั้น คลิกที่ Open Data Source
5. ทำการ Insert Merge Fields
6. เลือก เรียน แล้ว Insert แล้ว Closed แล้ว Enter หลัง «เรียน»
7. จากนั้นก็ทำการ Insert Merge Fields อีกครั้งหนึ่ง แต่ครั้งนี้ เลือกที่อยู่ แล้ว Insert แล้ว Closed
8. คลิกที่ View Merge Data จะปรากฏรายชื่อใน Record ที่ 1 แล้วคลิก Next Record จะปรากฏรายชื่อ กลุ่มเป้าหมาย
ในลำดับต่อไป
9. จากนั้นทำการลบเส้นที่กล่องข้อความที่สร้างไว้บนหน้าซอง
โดยคลิกสี่เหลี่ยมให้เป็นเงาแล้ว ไปที่ Line Color เลือกNo
Line แล้วทำการ Save
10. หากต้องการผสานข้อข้อมูลเป็นเอกสารใหม่ก็ทำได้โดย
คลิก Merge to New Document โดยจะเลือกผสาน ทั้งหมด Record
ปัจจุบัน หรือบาง Record เป็นต้น
11. ทำการพิมพ์
ขึ้นอยู่คุณสมบัติของเครื่องพิมพ์แต่ละยี่ห้อและรุ่น
บางยี่ห้อบางรุ่นก็พิมพ์ได้ทีละซอง บางรุ่นบางยี่ ห้องก็พิมพ์ได้ทีละหลาย ๆ ซอง
ไม่มีความคิดเห็น:
ไม่อนุญาตให้มีความคิดเห็นใหม่