บทที่ 2 ชนิดและแบบหนังสือราชการ

ความหมายของหนังสือราชการ

       ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ได้ให้ความหมายของคำว่า "หนังสือ" หมายถึง หนังสือราชการ และระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 2) พ.ศ.2548 ได้แก้ไขเพิ่มเติมระเบียบข้อ 9 ไว้ว่า“หนังสือราชการ ” คือเอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่

       1. หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ

     2. หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิ ใช่ส่วนราชการหรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก

     3. หนังสือที่หน่วยงานอื่นใดที่ไม่ใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ

     4. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ

     5. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ

     6. ข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือที่ได้รับเข้าจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

ชนิดของหนังสือราชการ

       ในปัจจุบันการติดต่อราชการทั้งภายในหน่วยงานและภายนอกหน่วยงานเป็นการสื่อถึงบุคคล/หน่วยงาน อีกทั้งยังเป็นปัญหาของหน่วยงานและผู้ปฏิบัติที่เกี่ยวข้องจำนวนไม่น้อยที่ยังไม่เข้าใจในการใช้ภาษาราชการและแบบฟอร์มที่ถูกต้อง เพื่อเป็นการสร้างความสำเร็จของผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องทางด้านหนังสือได้ทราบถึงรูปแบบ การใช้คำขึ้นต้น คำลงท้ายที่ถูกต้อง เป็นไปในแนวทางเดียวกันและเป็นไปตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ได้จำแนกหนังสือราชการไว้มี 6 ชนิด ดังนี้

      1. หนังสือภายนอก

     2. หนังสือภายใน

     3. หนังสือประทับตรา

     4. หนังสือสั่งการ

     5. หนังสือประชาสัมพันธ์

     6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ

หนังสือภายนอก

         หนังสือภายนอก คือหนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีโดยใช้ตราครุฑเป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการหรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีถึงบุคคลภายนอกให้จัดทำตามแบบที่ 1ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้

      1. ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำของเจ้าของเรื่อง ตามที่กำหนดไว้ในภาคผนวก 1ทับเลขทะเบียนหนังสือส่งสำหรับหนังสือของ คณะกรรมการให้กำหนดรหัสตัวพยัญชนะเพิ่มขึ้นได้ตามความจำเป็น

     2. ส่วนราชการเจ้าของหนังสือให้ลงชื่อส่วนราชการ สถานที่ราชการหรือคณะกรรมการซึ่งเป็นเจ้าของหนังสือนั้น

และโดยปกติให้ลงที่ตั้งไว้ด้วย

     3. วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ

     4. เรื่องให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่องโดยปกติให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม

     5.คำขึ้นต้น ให้ใช้คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือตามตาราง การการใช้คำขึ้นต้นสรรพนาม และคำลงท้าย

ที่กำหนดไว้ในภาคผนวก 2 แล้วลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อบุคคลในกรณีที่มีถึงตัวบุคคล

ไม่เกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่

     6. อ้างถึง (ถ้ามี)ให้อ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกันเฉพาะ หนังสือที่ส่วนราชการผู้รับหนังสือได้รับมาก่อนแล้วจะจากส่วนราชการใดก็ตามโดยให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือและเลขที่หนังสือวันที่ เดือน ปี พุทธศักราชของหนังสือนั้น

การอ้างถึง ให้อ้างถึงหนังสือฉบับสุดท้ายที่ติดต่อกันเพียงฉบับเดียว เว้นแต่มีเรื่องอื่นที่เป็นสาระสำคัญต้องนำมาพิจารณา จึงอ้างถึงหนังสือฉบับอื่น ๆ ที่เกี่ยวกับเรื่องนั้นโดยเฉพาะให้ทราบด้วย

     7. สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี)ให้ลงชื่อสิ่งของ เอกสาร หรือ บรรณสารที่ส่งพร้อมกับหนังสือนั้นในกรณีที่ไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกันได้ให้แจ้งด้วยว่าส่งไปโดยทางใด

     8. ข้อความ ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์หลายประการให้แยกเป็นข้อ ๆ

     9. คำลงท้าย ให้ใช้คำลงท้ายตามฐานะของผู้รับหนังสือตามตาราง การใช้คำขึ้นต้น สรรพนาม และคำลงท้ายที่กำหนดไว้ในภาคผนวก 2

     10. ลงชื่อให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือและให้พิมพ์ชื่อเต็ม ของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อตามรายละเอียดที่กำหนดไว้ในภาคผนวก 3

     11. ตำแหน่งให้ลงตำแหน่งของเจ้าของหนังสือ

     12. ส่วนราชการเจ้าของเรื่องให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสือ อยู่ในระดับกระทรวง หรือทบวง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องทั้งระดับกรมและกองถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกรมลงมาให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดับกองหรือหน่วยงานที่รับผิดชอบ

      13.โทร.ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเรื่องหรือ หน่วยงานที่ออกหนังสือและหมายเลขภายในตู้สาขา (ถ้ามี) ไว้ด้วย

       14. สำเนาส่ง (ถ้ามี)ในกรณีที่ผู้ส่งจัดทำสำเนาส่งไปให้ส่วน ราชการหรือบุคคลอื่นทราบ

และประสงค์จะให้ผู้รับทราบว่าได้มีสำเนาส่งไปให้ ผู้ใดแล้วให้พิมพ์ชื่อเต็มหรือชื่อย่อของส่วนราชการ

หรือชื่อบุคคลที่ส่งสำเนาไปให้เพื่อให้เป็นที่เข้าใจระหว่างผู้ส่งและผู้รับถ้าหากมีรายชื่อที่ส่งมากให้พิมพ์ว่าส่งไปตามรายชื่อที่แนบรายชื่อไปด้วย

       ตัวอย่างแบบหนังสือภายนอก

   หนังสือภายใน
          หนังสือภายใน คือหนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก ใช้ในการติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ โดยกรอกรายละเอียด ดังนี้

        1. ส่วนราชการ ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือโดยมีรายละเอียดพอสมควร ปกติถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกรมขึ้นไป ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องทั้งระดับกรมและกอง ถ้าราชการที่ออกหนังสืออยู่ในส่วนราชการที่ต่ำกว่ากรมลงมา ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดับกอง หรือส่วนราชการเจ้าของเรื่อง พร้อมทั้งให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ (ถ้ามี)

       2. ที่ ให้ลงตัวรหัสพยัญชนะและเลขประจำของเจ้าของเรื่อง ทับเลขทะเบียนหนังสือส่งสำหรับหนังสือของคณะกรรมการให้กำหนดตัวรหัสพยัญชนะเพิ่มขึ้นได้ตามความจำเป็น

       3. วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ

       4. เรื่อง ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่อง ให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม

       5. คำขึ้นต้นใช้คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือตามตารางการใช้คำขึ้นต้น สรรพนาม และคำลงท้าย แล้วลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อบุคคลในกรณีที่มีถึงตัวบุคคลไม่เกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่

       6. ข้อความให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย และหากมีความประสงค์หลายประการให้แยกเป็นข้อ ๆ ในกรณีที่มีการอ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกัน หรือมีสิ่งที่ส่งมาด้วยให้ระบุไว้ในข้อนี้

      7. ลงชื่อและตำแหน่งโดยอนุโลมในกรณีที่กระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดใดประสงค์จะกำหนดแบบการเขียนโดยเฉพาะ เพื่อใช้ตามความเหมาะสมก็ให้กระทำได้ในทางปฏิบัติ ส่วนราชการมักใช้หนังสือประเภทนี้ติดต่อภายในกรมเดียวกันเป็นส่วนใหญ่ หากต้องติดต่อต่างกรมก็มักใช้เป็นหนังสือภายนอก เช่น หนังสือจากสำนักงาน ก.พ. ติดต่อไปยังสำนักงบประมาณ ซึ่งสังกัดในสำนักนายกรัฐมนตรีด้วยกันก็มักใช้หนังสือภายนอก เป็นต้น (สมพร มันตะสูตร แพ่งพิพัฒน์, ๒๕๔๐ : ๑๒๗)

ตัวอย่างแบบหนังสือภายใน

   หนังสือประทับตรา
              หนังสือประทับตรา คือ หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกองหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปเป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับตราที่ประทับนั้น หนังสือประทับตราใช้กระดาษตราครุฑ กำหนดหัวข้อไว้ดังนี้

        1. ที่ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำเจ้าของเรื่องทับเลขทะเบียนหนังสือส่ง

        2. ถึงให้ลงชื่อส่วนราชการ หน่วยงาน หรือบุคคลที่หนังสือนั้นมีถึง

        3.ข้อความให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย

        4.ชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือออกให้ลงชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือออก

        5.ตราชื่อส่วนราชการให้ประทับตราชื่อส่วนราชการด้วยหมึกสีแดง และให้ผู้รับผิดชอบลงลายมือชื่อย่อกำกับตราที่ประทับนั้น

        6.วัน เดือน ปีให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีที่ออกหนังสือ

        7.ส่วนราชการเจ้าของเรื่องให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ

        8.โทร.หรือที่ตั้ง ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง

ตัวอย่างแบบหนังสือประทับตรา

    หนังสือสั่งการ

          หนังสือสั่งการมี ๓ ชนิด ได้แก่ คำสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ 

      1. คำสั่ง คือ ข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย ใช้กระดาษตราครุฑ โดยมีรายละเอียด ดังนี้ 

       1.1 คำสั่ง ให้ลงชื่อส่วนราชการ หรือตำแหน่งของผู้มีอำนาจที่ออกคำสั่ง 

       1.2 ที่ ให้ลงเลขที่ออกคำสั่ง โดยเริ่มฉบับแรกจากเลข ๑ เรียงไปตามลำดับ ทับเลขที่ปีพุทธศักราชที่ออกคำสั่ง 

       1.3 เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องที่ออกคำสั่ง 

       1.4 ข้อความ ให้อ้างเหตุที่ออกคำสั่ง และอ้างถึงอำนาจที่ให้ออกคำสั่ง (ถ้ามี) ไว้ด้วย และวัน เดือน ปี ที่ใช้เริ่มบังคับ 

       1.5 สั่ง ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออก 

       1.6 ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกคำสั่ง และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ 

       1.7 ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของผู้ออกคำสั่ง

ตัวอย่างแบบคำสั่ง

     2. ระเบียบ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางไว้ โดยอาศัยอำนาจของกฎหมายหรือไม่ก็ได้ เพื่อใช้เป็นหลักปฏิบัติงานเป็นประจำ ใช้กระดาษตราครุฑ โดยมีรายละเอียด ดังนี้ 

       2.1 ระเบียบ ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกระเบียบ

       2.2 ว่าด้วย ให้ลงชื่อของระเบียบ 

       2.3 ฉบับที่ ถ้าเป็นระเบียบที่กล่าวถึงเป็นครั้งแรกในเรื่องนั้นไม่ต้องลงว่าเป็นฉบับที่เท่าไร แต่ถ้าเป็นเรื่องเดียวกันแต่มีการแก้ไขเพิ่มเติม ให้ลงเป็นฉบับที่๒ ๓ หรือ ๔ ตามลำดับ) 

      2.4 พ.ศ. ให้ลงตัวเลขปีพุทธศักราชที่ออกระเบียบ 

      2.5 ข้อความ ให้อ้างเหตุผลโดยย่อ เพื่อแสดงถึงความมุ่งหมายที่ต้องการออกระเบียบ และอ้างถึงกฎหมายที่ให้อำนาจออกระเบียบ (ถ้ามี) 

      2.6 ข้อความ ให้เรียงข้อความที่จะใช้เป็นข้อ ๆ โดย ข้อ ๑ เป็นระเบียบ ข้อ ๒ เป็นวันที่ใช้บังคับ (กำหนดว่าใช้บังคับเมื่อใด ส่วนข้อสุดท้ายเป็นผู้รักษาระเบียบ ถ้ามีมากข้อหรือหลายเรื่องจะแบ่งเป็นหมวดก็ได้ โดยให้เลื่อนข้อผู้รักษาการไปเป็นข้อสุดท้ายก่อนที่จะขึ้นหมวดหนึ่ง

     2.7 ประกาศ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขปีพุทธศักราชที่ออกบังคับ 

     2.8 ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกระเบียบหรือข้อบังคับ และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ 

     2.9 ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของผู้ออกระเบียบหรือข้อบังคับนั้น

ตัวอย่างแบบระเบียบ

    3. ข้อบังคับ  คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดให้ใช้โดยอาศัยอำนาจของกฎหมายที่บัญญัติให้กระทำได้

ใช้กระดาษตราครุฑและให้จัดทำตามแบบที่ 6 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้

     3.1 ข้อบังคับ ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกข้อบังคับ

     3.2 ว่าด้วย ให้ลงชื่อของข้อบังคับ

     3.3 ฉบับที่ถ้าเป็นข้อบังคับที่กล่าวถึงเป็นครั้งแรกในเรื่องนั้น ไม่ต้องลงว่าเป็นฉบับที่เท่าใด แต่ถ้าเป็นข้อบังคับ

เรื่องเดียวกันที่มีการแก้ไขเพิ่มเติมให้ลงเป็นฉบับที่ 2 และที่ถัด ๆ ไปตามลำดับ

     3.4 พ.ศ. ให้ลงตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกข้อบังคับ

     3.5 ข้อความ ให้อ้างเหตุผลโดยย่อเพื่อแสดงถึงความมุ่งหมายที่ต้องออกข้อบังคับและอ้างถึงกฎหมาย

ที่ให้อำนาจออกข้อบังคับ

     3.6 ข้อ ให้เรียงข้อความที่จะใช้บังคับเป็นข้อ ๆ โดยให้ ข้อ 1 เป็นชื่อข้อบังคับ ข้อ 2 เป็นวันใช้บังคับกำหนดว่า

ให้ใช้บังคับตั้งแต่เมื่อได้และข้อสุดท้ายเป็นข้อผู้รักษาการข้อบังคับใดถ้ามีมากข้อหรือหลายเรื่องจะแบ่งเป็นหมวดก็ได้โดยให้ย้ายข้อผู้รักษาการไปเป็นข้อสุดท้ายก่อนที่จะขึ้นหมวด 1

     3.7 ประกาศ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกข้อบังคับ

     3.8 ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกข้อบังคับ และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ 

     3.9 ตำแหน่ง  ให้ลงตำแหน่งของผู้ออกข้อบังคับ

ตัวอย่างแบบข้อบังคับ

    หนังสือประชาสัมพันธ์         

        หนังสือประชาสัมพันธ์ ให้ใช้ตามแบบที่กำหนดไว้ในระเบียบนี้ เว้นแต่จะมีกฎหมายกำหนดแบบไว้โดยเฉพาะ

       หนังสือประชาสัมพันธ์มี 3 ชนิด ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว

       1 ประกาศ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบ หรือแนะแนวทางปฏิบัติ ใช้กระดาษตราครุฑ

และให้จัดทำตามแบบที่ 7 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ 

         1.1 ประกาศ ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกประกาศ 

         1.2 เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องที่ประกาศ 

         1.3 ข้อความ ให้อ้างเหตุผลที่ต้องออกประกาศและข้อความที่ประกาศ 

         1.4 ประกาศ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกประกาศ 

         1.5 ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อออกประกาศ และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ 

         1.6 ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของผู้ออกประกาศ ในกรณีที่กฎหมายกำหนดให้ทำเป็นแจ้งความ ให้เปลี่ยนคำว่าประกาศ เป็นแจ้งความ

ตัวอย่างแบบประกาศ

     2 แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทำความเข้าใจในกิจการของทางราชการหรือเหตุการณ์ หรือกรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกันใช้กระดาษตราครุฑและให้จัดทำตามแบบที่ 8 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ 

      2.1 แถลงการณ์ ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกแถลงการณ์ 

      2.2 เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องที่ออกแถลงการณ์ 

      2.3 ฉบับที่ ใช้ในกรณีที่จะต้องออกแถลงการณ์หลายฉบับในเรื่องเดียวที่ต่อเนื่องกันให้ลงฉบับที่เรียงตามลำดับไว้ด้วย 

      2.4 ข้อความ ให้อ้างเหตุผลที่ต้องออกแถลงการณ์และข้อความที่แถลงการณ์ 

      2.5 ส่วนราชการที่ออกแถลงการณ์ ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกแถลงการณ์ 

      2.6 วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกแถลงการณ์

ตัวอย่างแบบแถลงการณ์

    3. ข่าว คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ ให้จัดทำตามแบบที่ 9 ท้ายระเบียบโดยกรอก รายละเอียดดังนี้ 

       3.1 ข่าว ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกข่าว 

       3.2 เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องที่ออกข่าว 

       3.3 ฉบับที่ ใช้ในกรณีที่จะต้องออกข่าวหลายฉบับในเรื่องเดียวที่ต่อเนื่องกัน ให้ลงฉบับที่เรียงตามลำดับไว้ด้วย 

       3.4 ข้อความ ให้ลงรายละเอียดเกี่ยวกับเรื่องของข่าว 

       3.5 ส่วนราชการที่ออกข่าว ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกข่าว 

       3.6 วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกข่าว 

ตัวอย่างแบบข่าว

    หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ

        หนังสือที่เจ้าหน้าที่ในหน่วยงานจัดทำขึ้นตามอำนาจหน้าที่ หรือหนังสือที่บุคคล ภายนอกทำขึ้นยื่นต่อเจ้าหน้าที่และเจ้าหน้าที่ได้รับไว้เป็นหลักฐานของทางราชการ ชื่อว่า “หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ” มี 4 ชนิด คือ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และ หนังสืออื่น

     1.หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่บุคคล นิติบุคคล หรือส่วนราชการ เพื่อวัตถุประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่ง มีรายละเอียดดังนี้

       1.1  เลขที่ ให้ลงเลขที่เริ่มแต่ ๑ เป็นต้นไปจนสิ้นปีปฏิทิน

       1.2  ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อส่วนราชการ และจะลงที่ตั้งด้วยก็ได้

       1.3  ข้อความ ให้ลงข้อความขึ้นต้นว่า “หนังสือฉบับนี้ ให้ไว้เพื่อรับรองว่า” แล้วต่อชื่อบุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงานที่ทางราชการรับรอง เฉพาะบุคคล ใช้ระบุคำนำหน้านาม ชื่อ นามสกุล ตำแหน่งหน้าที่ สังกัดหน่วยงาน แล้วจึงลงข้อความ

       1.4  ให้ไว้ ณ วันที่ ให้ลงเลขบอกวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และเลขบอก พ.ศ.

       1.5  ลงชื่อ ให้ปฏิบัติเช่นเดียวกับในระเบียบ

       1.6  ตำแหน่ง ให้ปฏิบัติเช่นเดียวกับในระเบียบ

       1.7  รูปถ่ายและลายมือชื่อผู้ได้รับการรับรอง ใช้ในกรณีที่สำคัญซึ่งออกให้แก่บุคคล ให้ติดรูปถ่ายของผู้ได้รับการรับรอง ขนาด 4 ´ 6 ซม. หน้าตรง ไม่สวมหมวกประทับตราชื่อส่วนราชการบนขอบด้านขวามือของรูปถ่าย ให้ลงชื่อผู้ได้รับการรับ รองลงลายมือชื่อไว้ด้านล่างและมีชื่อเต็มด้วย

ตัวอย่างแบบหนังสือรับรอง

       2.รายงานการประชุม คือ การบันทึกเหตุการณ์ในที่ประชุมความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมและมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน มีรายละเอียดดังนี้

       2.1  รายงานการประชุม ให้ลงชื่อคณะที่ประชุม หรือชื่อการประชุม

      2.2  ครั้งที่ ให้ลงครั้งที่ประชุม

      2.3  เมื่อ ให้ลง วัน เดือน ปี ที่ประชุม

      2.4  ณ ให้ลงสถานที่ที่ประชุม

      2.5  ผู้มาประชุม ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่เป็นคณะที่ประชุมซึ่งมาประชุม ถ้ามีผู้มาประชุมแทน ให้ลงระบุว่ามาประชุมแทนผู้ใดหรือตำแหน่งใด

      2.6  ผู้ไม่มาประชุม ให้ลงชื่อและตำแหน่งผู้เป็นคณะที่ประชุมซึ่งมิได้มาประชุมพร้อมทั้งเหตุผลมี่ไม่มาประชุม

      2.7 ผู้เข้าร่วมประชุม ให้ลงชื่อและตำแหน่งของผู้ที่มิได้เป็นคณะที่ประชุม แต่มาร่วมประชุม

      2.8  เริ่มประชุมเวลา ให้ลงเวลาที่เริ่มประชุม

      2.9  ข้อความ ให้บันทึกข้อความที่ประชุม ให้เริ่มด้วยประธานกล่าวเปิดประชุม และเรื่องที่ประชุมหรือระเบียบวาระการประชุมพร้อมทั้งมติหรือข้อสรุปของที่ประชุมแต่ละเรื่องตามลำดับ

     2.10  เลิกประชุมเวลา ให้ลงเวลาเลิกประชุม

     2.11  ผู้จดรายงานการประชุม ให้ลงชื่อผู้จดรายงานการประชุม

     2.12  ผู้รับรองรายงานการประชุม หมายถึง ประธานที่ประชุมซึ่งลงนามรับรองในเมื่อที่ประชุมรับรองรายงานการประชุมนั้นแล้ว

ตัวอย่างแบบรายงานการประชุม

    3. บันทึก คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชาหรือผู้บังคับ บัญชาสั่งผู้ใต้บังคับบัญชา หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานต่ำกว่าระดับกรมติดต่อ กันในการปฏิบัติราชการ โดยปกติให้กำหนดใช้กระดาษบันทึกข้อความ มีรายละเอียดดังนี้

     3.1  ชื่อหรือตำแหน่งที่บันทึกถึง โดยใช้คำขึ้นต้นตามความเหมาะสม

     3.2  สาระสำคัญของเรื่อง ให้ลงใจความของเรื่องที่บันทึก ถ้ามีเอกสารประกอบให้ระบุไว้ด้วย

     3.3  ชื่อและตำแหน่ง ให้ลงลายมือชื่อและตำแหน่งของผู้บันทึก และในกรณีที่ไม่ใช้กระดาษบันทึกข้อความ ให้ลงวัน เดือน ปี ที่บันทึกไว้ด้วย

ตัวอย่างแบบบันทึก

    4. หนังสืออื่นๆ  คือหนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นเพื่อ  เป็นหลักฐานใน ทางราชการ รวมถึง ภาพถ่าย ฟิล์ม เทปบันทึกเสียง เทปบันทึกภาพ หรือหนังสือที่บุคคลภายนอกทำขึ้นยื่นต่อเจ้าหน้าที่และเจ้าหน้าที่รับเข้าทะเบียนของทางราชการ

     หนังสือดังกล่าวนี้ มีแบบตามที่หน่วยงานแต่ละหน่วยจะกำหนดขึ้น เว้นแต่ที่มีแบบตามกฎหมายกำหนด เช่น โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สัญญา หลักฐานการสืบสวนและสอบสวน และคำร้องเป็นต้น